Gerar relatório de cobrança pode ser uma tarefa desafiadora, especialmente para profissionais que ainda trabalham com planilhas e precisam fazer levantamentos manualmente. Além disso, é comum que alguns especialistas tenham dúvidas a respeito de quais informações não podem faltar na hora de apresentar dados aos gestores.
Pensando nessas dores, neste conteúdo vamos apresentar quais são os tipos de relatórios e dicas de como tornar o processo simples com a ajuda da tecnologia. Boa leitura!
Qual a importância dos relatórios de cobrança?
A verdade é que este documento pode ser importante de diferentes formas, a depender do negócio da sua empresa. Para credores, é essencial acompanhar o recebimento de dívidas e ter um controle maior da saúde financeira do negócio.
Os dados gerados em relatórios são fontes importantes para tomadas de decisões e para implementar novas estratégias em diferentes etapas, desde a conceção de crédito até a cobrança.
Para as assessorias, os relatórios são formas de prestar contas aos credores, além de permitir verificar qual o desempenho do trabalho feito, tanto em relação à equipe quanto às estratégias.
Quem terceiriza também tem necessidade de acompanhar os documentos para compreender o retorno do investimento feito e qual assessoria está trazendo melhores resultados. Como explicamos, credores precisam de dados para tomar decisões importantes.
Em linhas gerais, independentemente de qual a sua área de atuação, o relatório de cobrança é imprescindível para esclarecer e gerenciar os seguintes pontos:
- Visão geral da saúde financeira;
- acompanhamento de performance da equipe;
- tomada de decisões estratégicas.
Tipos de relatórios
Para cada objetivo há um relatório, assim como para cada formato de negócio o documento pode mudar. Veja abaixo quais são os principais levantamentos.
Relatório de acompanhamento da carteira de cobrança
Empresas que optam por terceirizar cobrança precisam acompanhar como as assessorias estão lidando com a situação. Afinal, isso impactará na saúde financeira do negócio.
O relatório de acompanhamento de carteiras deve conter as seguintes informações:
- Saldo devedor por período, cliente, tipo de débito etc.;
- prazos de vencimento e histórico de pagamentos;
- indicadores para identificar a inadimplências.
Para um documento mais completo, vale levantar quais são os principais gargalos encontrados no processo de cobrança.
Relatórios de desempenho da equipe de cobrança
Analisar a performance do time é necessário, afinal, é possível entender uma série de questões, como a necessidade de investir em mais estrutura, se é preciso aplicar uma campanha motivacional ou se está na hora de contratar treinamento.
Além disso, este relatório permite compreender alguns gargalos e dá sinais de que alguns problemas podem estar acontecendo.
Ao gerar este tipo de documento, é essencial que ele contenha informações como:
- Quantidade de cobranças realizadas por período, operador, canais de comunicação etc.;
- eficácia das estratégias de cobrança utilizadas;
- identificação de pontos fortes e fracos da equipe.
Relatórios de análise de crédito
Cobrança e gestão de crédito caminham juntas e, por isso, é importante que gestores olhem para esses dois aspectos e entendam que um complementa o outro. A forma como o crédito é ofertado vai impactar futuramente no trabalho de recebimento de dívidas.
No documento, vale abordar os seguintes pontos:
- Perfil dos devedores e histórico de inadimplência;
- risco de crédito e probabilidade de recuperação de dívidas;
- definição de estratégias de cobrança.
Relatório gerencial de cobrança
Os relatórios gerenciais são aqueles que mostram informações importantíssimas para o crescimento de uma empresa, e eles podem focar especificamente em algum ponto ou setor do negócio, como a área de cobrança.
É importante que este relatório mostre aspectos que devem ser corrigidos, alterações necessárias no processo, dados, informações e análises.
O documento deve focar nas informações principais, como a identificação dos melhores e piores resultados, os pontos que oferecem oportunidades de desenvolvimento e plano de ação para a próxima temporada.
Como elaborar um relatório de cobrança?
Após conhecer alguns dos principais relatórios de cobrança, chegou o momento de conferir boas práticas para elaborar o seu documento. Confira!
Defina o objetivo do relatório
Este é o ponto inicial para tudo. Quando geramos um relatório é necessário que exista um motivo para isso, por exemplo, pode ser para entender o desempenho de uma assessoria de cobrança, ver como a produtividade da equipe está no último trimestre etc.
Portanto, defina qual a motivação para a elaboração desse documento, quais decisões você precisa tomar e quais informações precisam ser obtidas.
Selecione os indicadores relevantes
Após o primeiro passo, você precisa analisar quais indicadores são relevantes e que são necessários para alcançar o seu objetivo. Alguns desses números podem ser padrões, ou seja, utilizados de forma geral pelo mercado, enquanto outros podem ser mais específicos e alinhados com a necessidade da sua empresa.
Utilize recursos visuais claros
Os recursos visuais são excelentes para tornar o relatório mais dinâmico, mas também de fácil compreensão. Isso porque gráficos conseguem transmitir rapidamente uma ideia ou informação, já que ele é construído a partir do resumo de dados.
Especialmente se o seu relatório for apresentado, vale investir em gráficos, tabelas, entre outros recursos.
Personalize os relatórios para atender as necessidades da empresa
Se for utilizar alguma plataforma para gerar os seus relatórios, lembre-se de filtrar as informações. Por vezes, sistemas podem elaborar uma visão geral, o que dificulta a visualização de cenários específicos.
Utilize filtros para conseguir dados mais precisos e personalizados, de forma que você consiga alcançar o seu objetivo com esse relatório.
Gere relatórios com o Cobmais
O sistema de cobrança Cobmais te ajuda a melhorar a sua gestão e geração de relatórios! De forma automática, ele puxa todos os dados da sua cobrança e ainda oferece a opção de filtrar as informações.
Com o Cobmais você gera os seguintes relatórios:
- Contratos — importados, abertos e finalizados;
- Operação — acompanhamento de acordos, eventos, eventos por operador, acionamento por operadores, desempenho, efetividade de SMS etc.
- Financeiro — boletos emitidos, lote de contas, comissões, faturamentos etc.
- Jurídico.
- Metas.
- Comparativo stage.
A ferramenta de relatório do Cobmais ainda oferece outras vantagens, como:
- Recursos visuais;
- filtros e segmentação de dados;
- exportação de dados;
As possibilidades oferecidas pelo Cobmais são diversas e os relatórios podem te ajudar a gerenciar a carteira de cobrança com eficiência, avaliar a performance da equipe e tomar decisões estratégicas para otimizar o processo de recuperação de crédito.
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