A mensagem de negativação é um aviso delicado, que está atrelado à um momento crítico do consumidor dentro da jornada de cobrança da sua empresa. Neste comunicado é informado que o cliente seguirá para órgãos de proteção ao crédito e, a partir daí, sofrerá consequências que podem o afetar de diferentes formas.
Para credores, lidar com esse episódio nem sempre é fácil, pois há muita coisa em jogo, desde o prejuízo financeiro até o relacionamento com o devedor. Por isso, neste conteúdo você encontra dicas e modelos gratuitos para criar uma mensagem de aviso de negativação de qualidade. Siga na leitura!
Principais elementos de uma mensagem de negativação de cliente
Muitas vezes, o básico é o essencial para algo dar certo e ser adequado — e o mesmo se aplica para as mensagens de negativação! Apesar de ser um momento complicado, isso não dá direito ao credor de utilizar expressões grosseiras ou coagir o cliente. É importante apostar no óobvio e utilizar os elementos essenciais para uma boa comunicação. Entenda abaixo!
Clareza e objetividade
Ao escrever o seu aviso, não há necessidades de textos extensos, que demoram a ir direto ao ponto. Nesse momento, é essencial investir em objetividade e tornar a situação clara para o devedor.
Uma dica é escrever a mensagem e pedir para outras pessoas lerem para analisar se todas compreendem a ideia que você deseja transmitir.
Você também pode redigir o conteúdo e revisar no dia seguinte. É normal que o olhar fique “viciado” durante o processo de escrita, deixando aspectos importantes passarem. Experimente deixar o texto “dormir” e volte a analisar posteriormente.
Informações completas sobre consumidor e contrato
Ao escrever qualquer mensagem, é importante que ela contenha as informações completas do devedor, como nome, valores, datas e até mesmo o número do contrato.
Infelizmente, cada vez mais consumidores são vítimas de golpes de spoofing, ou seja, quando alguém se passa por uma empresa.
Quanto mais dados que comprovem a veracidade daquela mensagem, mais seguro será e mais o consumidor verá que o aviso é para ele.
Orientações ao devedor
Orientar o consumidor sobre os próximos passos é fundamental e é uma atitude de boa-fé. Auxiliar o devedor nesse momento mostrará que a sua empresa está realmente interessada em ajudar.
Dessa forma, a mensagem de negativação deve conter canais para solucionar a inadimplência, contato para dúvidas e negociação, quais as consequências do não pagamento e próximos passos.
Tom empático e profissional
Outro elemento fundamental para os avisos é nunca perder o tom profissional, amigável e empático. Afinal, quando você se comunica com um cliente, é uma situação de trabalho e a imagem da empresa entra em jogo.
Dessa forma, mantenha a linguagem com termos respeitosos e profissionais, lembrando que ofensas, ameaças e outras expressões é uma prática abusiva.
Quanto à empatia, até mesmo em fase de negativação o seu negócio deve se preocupar em ajudar o consumidor e, como já explicamos, demonstrar que há o interesse em negociar antes de seguir para uma ação mais crítica.
Modelos de mensagens
Após verificar os principais elementos que devem ser empregados em mensagens de negativação, preparamos alguns modelos que podem te inspirar no processo de criação dos textos ou, até mesmo, é possível utilizar em sua estratégia.
Consideramos os principais canais, como e-mail, WhatsApp, SMS e carta, portanto, vamos trazer templates para cada um. Confira.
O e-mail é uma ferramenta acessível e conta com o benefício de que a maioria das pessoas possuem um. Além disso, o canal pode substituir a carta física e oferece espaço para textos maiores e mais explicativos.
Abaixo, separamos três modelos. Confira!
Modelo 1
Prezado(a), [Nome do Cliente],
Informamos que sua dívida de R$ [valor] referente à [descrição da dívida] encontra-se em atraso desde [data]. Caso o pagamento não seja realizado até [data limite], seu nome será negativado nos órgãos de proteção ao crédito.
Para negociar, entre em contato por meios dos nossos canais:
- Telefone: [número de telefone]
- E-mail [e-mail de contato]
Se preferir, temos um portal de autonegociação para resolver rapidamente a situação. Basta clicar aqui.
Qualquer dúvida, estamos à disposição!
Atenciosamente,
[Nome da Empresa]
Modelo 2
Prezado(a) [Nome do Cliente],
A fatura do mês [data], no valor [valor], segue em aberta desde a data [data]. Esta é uma última comunicação antes da negativação junto aos órgãos de proteção de crédito.
Prezamos muito pelo nosso relacionamento com você, portanto, solicitamos encarecidamente que, por favor, realize o pagamento até [data final] para não ser negativado.
Em anexo, enviamos o boleto com o valor. Caso tenha dúvidas, entre em contato em nossos canais:
- Telefone: [número de telefone]
- E-mail: [e-mail]
- WhatsApp [número de WhatsApp]
Aguardamos seu contato.
[Nome da Empresa]
Modelo 3
Olá [Nome do Cliente],
Sua dívida de R$ [valor] referente a [descrição da dívida] ainda está pendente. Este é um último contato para a solicitação do pagamento. Caso contrário, infelizmente, precisaremos encaminhar o seu nome para a negativação.
Gostaríamos muito de ajudá-lo neste momento, por isso, enviamos em anexo um boleto no valor de [valor], como proposta de acordo. Por favor, pague até [data limite] para evitar a negativação.
Contatos para negociação: [telefone] | [e-mail de contato]
Atenciosamente,
[Nome da Empresa]
SMS e WhatsApp
O SMS ainda é um meio válido dentro de estratégias de cobrança. Ainda que possa ser utilizado como um aviso do risco de negativação, vale investir. Lembre-se que este canal não é interessante para enviar o comunicado oficial. Veja abaixo opções de template!
Modelo 4
Caro, [Nome completo do cliente], sua fatura de R$ [valor] está atrasada. Evite a negativação e pague até [data limite]. Dúvidas? Entre em contato [telefone].
Modelo 5
[Nome da empresa] informa: [Nome], regularize sua dívida de R$ [valor] até [data limite] para evitar negativação. Pague agora: [link de pagamento]. Para negociação: [telefone]
Modelo 6
Aviso: [Nome do cliente], dívida de R$ [valor] vencida em [data]. Pague até [data limite] para evitar negativação. Mais info: [link de pagamento] ou [telefone]
Carta de cobrança
Na cobrança, a carta já é um meio de comunicação conhecido pela seriedade e pelos avisos oficiais de risco de negativação.
Entretanto, é importante considerar algumas questões. A carta não chegará instantaneamente ao devedor, e isso pode gerar um atraso no pagamento e negociação, tornando-se uma negativação injusta. Dessa forma, é importante haver planejamento ao trabalhar com esse meio.
Modelo 7
Ao Sr.(a) [Nome do cliente],
Estamos entrando em contato por meio desta carta para lembrar-lhe que há uma dívida de R$ [valor], referente a [descrição da dívida], que está vencida desde [data]. Caso o pagamento não seja efetuado até [data limite], seu nome será negativado nos órgãos de proteção ao crédito.
Tendo em vista que até o momento não recebemos o pagamento, solicitamos que, por favor, o(a) senhor(a) realize o pagamento até a seguinte data de vencimento [data].
Para tirar dúvidas ou negociar, entre em contato pelos canais:
- E-mail: [endereço de e-mail]
- Telefone: [número de telefone]
- WhatsApp: [número de WhatsApp]
Enviamos junto a esta carta o boleto de pagamento, se preferir já antecipar a dívida e evitar a negativação.
Atenciosamente,
[Nome do cobrador],
[Nome da Empresa]
Modelo 8
Caro(a) [Nome do Cliente],
Vimos por meio desta carta lembrar-lhe que sua dívida de R$ [valor], vencida em [data], ainda não foi quitada. Evite a negativação do seu nome realizando o pagamento até [data limite].
Para efetuar o pagamento, estamos enviando o boleto anexado a esta carta. Se preferir negociar, estamos disponíveis pelos canais [nome do canal], [nome do canal] e [nome do canal].
Atenciosamente,
[Nome do cobrador],
[Nome da Empresa]
Modelo 9
Prezado(a), Sr.(a) [nome do cliente],
Sua pendência de R$ [valor] referente a [descrição da dívida] encontra-se em atraso desde [data]. O pagamento deve ser realizado até [data limite] para evitar a negativação do seu nome.
A negativação pode trazer inúmeras consequências para o seu dia, como:
- Dificuldade na obtenção de créditos, empréstimos, financiamentos, cartões de crédito e outros produtos financeiros.
- Restrições em serviços.
- Dificuldades na compra de bens, como imóveis, veículos e outros bens de consumo duráveis.
Para evitar tal situação, deixamos em anexo o boleto para quitação do débito. Se precisar de ajuda, você pode conversar com a gente pelos seguintes canais:
- E-mail: [endereço de e-mail]
- Telefone: [número de telefone]
- WhatsApp: [número de WhatsApp]
Atenciosamente,
[Nome do cobrador],
[Nome da Empresa]
Bônus: como fazer o envio de mensagens de negativação?
Após conferir modelos e quais são os principais elementos que devem compor o seu comunicado, é normal que venha a dúvida de como otimizar e fazer o envio das mensagens.
A nossa dica bônus é: conte com um sistema de cobrança para agilizar a negativação. Atualmente, é possível automatizar tarefas, criar estratégias e agendar ações, para que elas aconteçam de forma organizada e fiéis à sua tática.
Ao utilizar um software, você conseguirá ter acesso a inúmeras integrações, funcionalidades e facilidades que, manualmente, não são possíveis.
Uma opção para conhecer é o Cobmais, CRM desenvolvido para atender credores, assessorias e escritórios jurídicos com todas as etapas do recebimento de dívidas. Veja abaixo no vídeo do nosso canal tudo o que você deve saber sobre CRM de cobrança!
No processo de negativação, o Cobmais oferece integrações valiosas e que vão tornar todas as etapas mais simples! Confira abaixo.
Integrações com serviços de proteção ao crédito
Os serviços de proteção ao crédito são indispensáveis na etapa de negativação, e é por isso que no Cobmais você consegue integrar com os principais birôs do Brasil, como Boa Vista, Serasa e SCPC Brasil.
Uma vez que você já tem todas as estratégias de negativação prontas e organizado qual grupo de devedores passarão por essa etapa, é possível seguir para a automatização.
É possível negativar individualmente, mas também em lote, que uma ação em massa em que diversos consumidores inadimplentes serão enviados aos serviços de proteção de crédito.
Ou seja, o que manualmente poderia levar horas para ser feito, com o Cobmais é resolvido em poucos minutos!
Integração com SMS, WhatsApp e e-mail
Além de ter acesso aos serviços de proteção ao crédito, você pode aproveitar o Cobmais para integrar com ferramentas de SMS e e-mail, assim como WhatsApp, para enviar os comunicados aos devedores.
É possível agendar essas tarefas para que aconteçam de forma automatizada, sem risco de erros e, claro, alinhadas com a tática da empresa.
Ao unir as dicas de como criar mensagens de negativação, modelos e um sistema de cobrança que oferece as funcionalidades certas, a estratégia poderá fluir muito bem!
Contem com a equipe Cobmais para te ajudar com todas as funcionalidades. Mas, primeiro, é hora de solicitar uma demonstração gratuita e conhecer as possibilidades do nosso sistema de cobrança para o seu negócio! Clique no banner abaixo e saiba mais.
