O e-mail de cobrança é um grande aliado de empresas, escritórios jurídicos e call centers que buscam meios de melhorar a comunicação com os clientes e diminuir o número de consumidores inadimplentes. Os envios podem cumprir diferentes papeis, desde lembrete de pagamento até negociação de dívidas e, portanto, não podem ficar fora das suas estratégias.
É comum que algumas pessoas travem na hora de escrever o texto para solicitar pagamento e fiquem com dúvidas em relação às informações que devem constar nos e-mails, por isso, preparamos este post com dicas e modelos para aplicar. Siga a leitura!
Tipos de e-mail de cobrança
Se você ainda não sabe como mandar um e-mail cobrando algo, o primeiro ponto que deve entender sobre o assunto é que esse meio de contato pode ser utilizado de diversas formas, desde lembrete da data de vencimento até confirmação de pagamento.
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Isso significa que na sua estratégia é importante considerar esses diferentes tipos e apostar neles para aprimorar a comunicação com o consumidor. Em seguida, confira quais são essas alternativas de envio.
Lembrete de pagamento
É enviado alguns dias antes da data de vencimento e tem o objetivo de lembrar o cliente que o pagamento se aproxima.
Primeiro e-mail
Deve ser encaminhado após os primeiros dias do vencimento, quando o pagamento ainda não foi feito. Aqui, é muito importante considerar que o cliente já pode ter pagado, mas o sistema ainda não foi notificado.
Cobrança do pagamento
Depois de uma semana ou 15 dias, vale enviar outro e-mail para reforçar o vencimento.
Atraso da mensalidade
Estamos falando de um serviço que é pago mensalmente? Se sim, envie um e-mail relembrando as consequências de não renovar o pagamento e que pode resultar em cancelamento da assinatura.
Pedido de colaboração
Aqui, você vai realizar uma cobrança amigável, solicitando que o consumidor colabore e faça o pagamento. Deve constar no e-mail que a empresa está à disposição para esclarecer dúvidas ou negociar o valor, se necessário.
Negociação
Após mais de 30 dias, encaminhe outro e-mail com o propósito de negociar e zerar essa dívida. Ofereça diferentes opções de pagamento, novas condições e flexibilidade para que o cliente consiga efetuar a quitação.
Pagamento efetuado
A situação foi resolvida? Se sim, chegou o momento de enviar um e-mail para que o consumidor saiba que está tudo em dia e que o pagamento já consta no sistema.
Como escrever um e-mail de cobrança?
Se você não é familiarizado com a escrita, é completamente normal que se sinta um pouco confuso na hora de escrever um e-mail, afinal, é preciso pensar em muitas coisas, como aspectos legais, o tom da mensagem, informações essenciais etc.
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Com algumas dicas, você vai notar que preparar um texto de cobrança não precisa ser um bicho de sete cabeças e que será fácil produzir os seus próprios modelos. Confira, em seguida, quais pontos é necessário se atentar.
Seja educado
Manter o profissionalismo e seriedade é fundamental para a sua empresa, e o e-mail de cobrança deve considerar esses aspectos. Não seja agressivo e fuja de palavras com conotação negativa, afinal, isso pode deixar o cliente bastante desconfortável.
Uma dica é escrever o e-mail e mostrar para outros colegas de empresa. Assim, você pode analisar a reação deles e como interpretam o texto, além de pegar algumas sugestões de melhoria.
Outra opção é escrever expressões que partem do pressuposto que a parcela foi paga, pois tira o tom de acusação e evita mal-entendidos. Um exemplo disso é o uso da frase Caso o pagamento já foi feito, por favor, desconsidere este e-mail.
Utilize palavras de fácil entendimento
Escrever um texto de cobrança formal não é sinônimo de inserir na sua mensagem termos complexos e que podem dificultar a compreensão. A linguagem clara e com palavras de conhecimento geral ainda são as melhores opções para construir uma comunicação eficaz.
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Muitas vezes, na tentativa de ser formal, algumas pessoas produzem textos difíceis e que geram dúvidas ao cliente. Esse tipo de situação pode causar ruídos na comunicação, ou seja, quando um dos lados não consegue entender a mensagem.
Apresente as informações de forma clara
O texto para envio de boleto por e-mail deve apresentar, de forma fácil, todas as taxas, juros e débitos. Dessa forma, o consumidor não se sentirá enganado, conseguirá entender claramente o que deve pagar e, se necessário, tirar dúvidas diretamente com a sua empresa.
Deixe disponível canais para contato
Para que o cliente entre em contato com a sua empresa e negocie ou tire dúvidas, é crucial que os canais de comunicação estejam disponibilizados no e-mail. Lembre-se que é essencial ter diferentes formas de contato, para que a pessoa possa ter acesso ao que for mais prático para ela.
Faça um checklist das informações que não podem faltar
Na hora de começar a escrever o e-mail, é normal que você sinta receio de esquecer alguma coisa — inclusive, elementos básicos. Para melhorar essa situação, experimente montar uma checklist com todos os tópicos que devem constar na mensagem. Um exemplo é esta lista abaixo:
- Apresentação da empresa;
- Data de vencimento do pagamento;
- Valores a pagar;
- Benefícios do pagamento em dia ou consequências de um possível atraso.
Modelos de e-mail de cobrança
Se você chegou até aqui, já sabe quais tipos de e-mails de cobrança podem fazer parte da sua estratégia e o que deve ser considerado na hora de enviar a mensagem. Agora, confira uma lista de modelos para se inspirar.
Para aviso de vencimento
Olá, [NOME DO CLIENTE]!
O seu boleto no valor de R $XX, da loja X, está próximo da data de vencimento! Efetue o seu pagamento até XX/XX/XX para ficar em dia com as suas mensalidades.
Se houver dúvidas ou problemas com o pagamento, estamos à disposição pelo WhatsApp (XX) XXXX-XXXX, pelo e-mail XX@XX.XX ou pelo telefone (XX) XXX-XXX.
Caso já tenha efetuado o pagamento, por favor, desconsidere esta mensagem.
Atenciosamente,
NOME DA LOJA.
Modelo para primeira cobrança
Olá, [NOME DO CLIENTE]!
Ainda não confirmamos o seu pagamento. Se houve algum problema, estamos à disposição pelo WhatsApp (XX) XXXX-XXXX, pelo e-mail XX@XX.XX ou pelo telefone (XX) XXX-XXX.
Caso já tenha efetuado o pagamento, por favor, desconsidere esta mensagem.
Atenciosamente,
NOME DA LOJA.
Para cobrança do pagamento
Olá, [NOME DO CLIENTE]!
Já se passaram alguns dias do vencimento da sua fatura e ainda não recebemos o pagamento. Como podemos te ajudar?
Entre em contato com a nossa equipe pelo WhatsApp (XX) XXXX-XXXX, pelo e-mail XX@XX.XX ou pelo telefone (XX) XXX-XXX. Estamos prontos para solucionar as suas dúvidas!
Caso já tenha efetuado o pagamento, por favor, desconsidere esta mensagem.
Atenciosamente,
NOME DA LOJA.
Vencimento da mensalidade
Olá, [NOME DO CLIENTE]! Como vai?
O pagamento da sua mensalidade ainda não consta no nosso sistema. Caso não seja feito, a sua assinatura não será renovada e você ficará impedido de aproveitar os benefícios do nosso serviço.
Se precisar de ajuda, entre em contato com a nossa equipe pelo WhatsApp (XX) XXXX-XXXX, pelo e-mail XX@XX.XX ou pelo telefone (XX) XXX-XXX.
Caso já tenha efetuado o pagamento, por favor, desconsidere esta mensagem.
Atenciosamente, NOME DA LOJA.
Negociação
Olá, [NOME DO CLIENTE]! Como vai?
Nós ainda não recebemos o seu pagamento, por isso, hoje temos uma proposta para você!
Atualmente, o valor da sua fatura é de R $XX, com acréscimo de juros ela passa para R $XX. Para te ajudar, nós temos a seguinte proposta: [INSERIR PROPOSTA].
Nossos canais de atendimento são o WhatsApp (XX) XXXX-XXXX, pelo e-mail XX@XX.XX ou pelo telefone (XX) XXX-XXX. Entre em contato com a gente!
Atenciosamente,
NOME DA LOJA.
Com essas dicas e exemplos, você está pronto para começar a desenvolver os seus e-mails de cobrança. Lembre-se que é importante tirar um tempo para escrever com calma e revisar, após isso, eles estão prontos para serem configurados para o envio.
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