O e-mail de cobrança ainda é uma das melhores ferramentas de comunicação entre empresas e devedores na hora de enviar boletos e fazer o recebimento de dívidas. Segundo dados da DataReportal, 78,2% dos usuários utilizam e-mail e 44,3% dos entrevistados gerenciam finanças e poupança de forma digital.
O cenário é favorável para o uso desse canal, sem falar nas vantagens de ter um bom custo-benefício, conter linguagem simples e trazer mais seriedade para o negócio.
Siga na leitura e confira este guia para te ajudar como enviar e-mail de cobrança com bônus de modelos e dica de ferramenta. Boa leitura!
Por que usar e-mail na estratégia de cobrança?
Acessível financeiramente e capaz de atingir públicos de diferentes idades, o e-mail de cobrança oferece uma série de benefícios para empresas que desejam investir nesse canal. Confira outras vantagens:
- Alcança o seu público a qualquer momento.
- Possibilidade de rastrear e verificar se houve visualização da mensagem.
- Forma de registrar, por escrito, a troca de informações, com data e horário.
- Pode ser automatizado com a ajuda de um sistema de cobrança.
- Agregar tom profissional e seriedade para a imagem da empresa.
- Espaço para trazer mais informações relevantes para clientes, como contatos para suporte.
Tipos de e-mail para cobrança
Outro ponto importante sobre a mensagem de cobrança por e-mail é que existem diferentes tipos, e eles vão depender do seu objetivo e estratégia de recebimento de dívidas.
Ou seja, você pode usar o e-mail para lembretes de pagamento, boletos e avisos importantes, por exemplo.
Abaixo, separamos os principais tipos dessa comunicação. Confira!
Lembrete de pagamento
O lembrete de pagamento pode ser enviado para clientes inadimplentes, mas também para aqueles que não estão nessa situação. Aqui, o objetivo é apenas lembrar que a data de vencimento do boleto se aproxima.
Essa estratégia simples pode fazer a diferença na redução de atrasos! Afinal, alguns consumidores podem não pagar em dia por conta de esquecimentos, e com o lembrete isso pode ser evitado.
E-mail com pagamento
Esse é o e-mail de cobrança mais conhecido, que geralmente contém boleto em anexo, link de pagamento ou QR Code.
Primeiro e-mail de atraso
Após o e-mail que contém a forma de pagamento, uma nova estratégia deve começar, especialmente se há atraso.
Depois de alguns dias do vencimento, vale enviar um comunicado para avisar que a empresa ainda não recebeu o pagamento.
Importante: existe a possibilidade de o cliente já ter pago, mas o sistema ainda não contabilizou ou o boleto não foi compensado.
Cobrança do pagamento
Depois de uma semana ou 15 dias já há a certeza de que, de fato, o consumidor não pagou. Nesse caso, vale enviar um outro e-mail, para reforçar o vencimento.
Atraso da mensalidade
Estamos falando de um serviço que é pago mensalmente? Se sim, envie um e-mail relembrando as consequências de não renovar o pagamento e que pode resultar em cancelamento da assinatura.
Pedido de colaboração
Aqui, você vai realizar uma cobrança amigável, solicitando que o consumidor colabore e faça o pagamento. Deve constar no e-mail que a empresa está à disposição para esclarecer dúvidas ou negociar o valor, se necessário.
Negociação
Após mais de 30 dias, encaminhe outro e-mail com o propósito de negociar e zerar essa dívida. Ofereça diferentes opções de pagamento, novas condições e flexibilidade para que o cliente consiga efetuar a quitação.
Pagamento efetuado
A situação foi resolvida? Se sim, chegou o momento de enviar um e-mail para que o consumidor saiba que está tudo em dia e que o pagamento já consta no sistema.
Como fazer um e-mail de cobrança?
Redigir o e-mail de cobrança pode gerar uma série de dúvidas, por exemplo, quais informações conter, como se dirigir ao cliente, como escrever um bom texto, entre outras.
Para te ajudar, listamos abaixo as principais dúvidas sobre o assunto. Veja!
Seja educado
Manter o profissionalismo e seriedade é fundamental para a sua empresa, e o e-mail de cobrança deve considerar esses aspectos. Não seja agressivo e fuja de palavras com conotação negativa, afinal, isso pode deixar o cliente bastante desconfortável.
Uma dica é escrever o e-mail e mostrar para outros colegas de empresa. Assim, você pode analisar a reação deles e como interpretam o texto, além de pegar algumas sugestões de melhoria.
Outra opção é escrever expressões que partem do pressuposto que a parcela foi paga, pois tira o tom de acusação e evita mal-entendidos. Um exemplo disso é o uso da frase Caso o pagamento tenha sido feito, por favor, desconsidere este e-mail.
Utilize palavras de fácil entendimento
Escrever um texto de cobrança formal não é sinônimo de inserir na sua mensagem termos complexos e que podem dificultar a compreensão. A linguagem clara e com palavras de conhecimento geral ainda são as melhores opções para construir uma comunicação eficaz.
Muitas vezes, na tentativa de ser formal, algumas pessoas produzem textos difíceis e que geram dúvidas ao cliente. Esse tipo de situação pode causar ruídos na comunicação, ou seja, quando um dos lados não consegue entender a mensagem.
Apresente as informações de forma clara
O texto para envio de boleto por e-mail deve apresentar, de forma fácil, todas as taxas, juros e débitos. Dessa forma, o consumidor não se sentirá enganado, conseguirá entender claramente o que deve pagar e, se necessário, tirar dúvidas diretamente com a sua empresa.
Deixe disponível canais para contato
Para que o cliente entre em contato com a sua empresa e negocie ou tire dúvidas, é crucial que os canais de comunicação estejam disponibilizados no e-mail. Lembre-se que é essencial ter diferentes formas de contato, para que a pessoa possa ter acesso ao que for mais prático para ela.
Faça um checklist das informações que não podem faltar
Na hora de começar a escrever o e-mail, é normal que você sinta receio de esquecer alguma coisa — inclusive, elementos básicos. Para melhorar essa situação, experimente montar um checklist com todos os tópicos que devem constar na mensagem. Um exemplo é esta lista abaixo:
- Apresentação da empresa;
- Data de vencimento do pagamento;
- Valores a pagar;
- Benefícios do pagamento em dia ou consequências de um possível atraso.
Use gatilhos mentais
Gatilhos mentais são palavras e expressões que incentivam pessoas a fazerem alguma ação. Importante: não é o mesmo que manipular!
O uso dos gatilhos é estimular a pessoa a fazer ações, sem que ela seja enganada. Por exemplo, se o consumidor está inadimplente, é justo utilizar palavras que o incentivem a pagar com urgência para evitar acesso interrompido ao serviço, por exemplo.
Os gatilhos podem ser utilizados em diversos tipos de e-mails, pois há categorias diferentes e você pode entender mais em nosso artigo sobre o assunto.
É válido dizer que o uso de gatilhos não significa ser agressivo ou desrespeitoso! É necessário utilizá-los de forma adequada e sempre respeitando o consumidor.
O que você deve evitar?
Tão importante quanto saber o que inserir em um e-mail é o que deve ser evitado.
- Informações desnecessárias e que tornam o texto confuso.
- Anexos grandes e que tornam o arquivo pesado.
- Palavras agressivas e que coagem o cliente.
- Enviar e-mail para terceiros, como familiares.
Modelos de e-mail de cobrança
Se você chegou até aqui, já sabe quais tipos de e-mails de cobrança podem fazer parte da sua estratégia e o que deve ser considerado na hora de enviar a mensagem. Agora, confira uma lista de modelos de cobrança para clientes para se inspirar.
Para aviso de vencimento
Olá, [NOME DO CLIENTE]!
O seu boleto no valor de R $XX, da loja X, está próximo da data de vencimento! Efetue o seu pagamento até XX/XX/XX para ficar em dia com as suas mensalidades.
Se houver dúvidas ou problemas com o pagamento, estamos à disposição pelo WhatsApp (XX) XXXX-XXXX, pelo e-mail XX@XX.XX ou pelo telefone (XX) XXX-XXX.
Caso já tenha efetuado o pagamento, por favor, desconsidere esta mensagem.
Atenciosamente,
NOME DA LOJA.
Modelo para primeira cobrança
Olá, [NOME DO CLIENTE]!
Ainda não confirmamos o seu pagamento. Se houve algum problema, estamos à disposição pelo WhatsApp (XX) XXXX-XXXX, pelo e-mail XX@XX.XX ou pelo telefone (XX) XXX-XXX.
Caso já tenha efetuado o pagamento, por favor, desconsidere esta mensagem.
Atenciosamente,
NOME DA LOJA.
Para cobrança do pagamento
Olá, [NOME DO CLIENTE]!
Já se passaram alguns dias do vencimento da sua fatura e ainda não recebemos o pagamento. Como podemos te ajudar?
Entre em contato com a nossa equipe pelo WhatsApp (XX) XXXX-XXXX, pelo e-mail XX@XX.XX ou pelo telefone (XX) XXX-XXX. Estamos prontos para solucionar as suas dúvidas!
Caso já tenha efetuado o pagamento, por favor, desconsidere esta mensagem.
Atenciosamente,
NOME DA LOJA.
Vencimento da mensalidade
Olá, [NOME DO CLIENTE]! Como vai?
O pagamento da sua mensalidade ainda não consta no nosso sistema. Caso não seja feito, a sua assinatura não será renovada e você ficará impedido de aproveitar os benefícios do nosso serviço.
Se precisar de ajuda, entre em contato com a nossa equipe pelo WhatsApp (XX) XXXX-XXXX, pelo e-mail XX@XX.XX ou pelo telefone (XX) XXX-XXX.
Caso já tenha efetuado o pagamento, por favor, desconsidere esta mensagem.
Atenciosamente, NOME DA LOJA.
Negociação
Olá, [NOME DO CLIENTE]! Como vai?
Nós ainda não recebemos o seu pagamento, por isso, hoje temos uma proposta para você!
Atualmente, o valor da sua fatura é de R $XX, com acréscimo de juros ela passa para R $XX. Para te ajudar, nós temos a seguinte proposta: [INSERIR PROPOSTA].
Nossos canais de atendimento são o WhatsApp (XX) XXXX-XXXX, pelo e-mail XX@XX.XX ou pelo telefone (XX) XXX-XXX. Entre em contato com a gente!
Atenciosamente,
NOME DA LOJA.
Como automatizar o envio de e-mails?
Com os e-mails redigidos e as boas práticas aplicadas, chegou o momento de fazer o disparo para os seus clientes. Se a sua carteira é pequena, uma ferramenta simples ou, até mesmo, o envio manual pode ser o suficiente.
Mas e empresas com alto número de inadimplentes?
Nesse caso, o ideal é investir em um CRM de cobrança, que é um sistema que automatiza tarefas e centraliza informações — como o Cobmais!
Essa é a ferramenta ideal para escalar cobranças, fazer a gestão de acordos e inadimplentes e, ainda, o envio automático de e-mails, que é o foco de nosso artigo.
Conheça o Cobmais
O Cobmais é um sistema de cobrança que contempla funcionalidades para todas as etapas da cobrança e diferentes segmentos de empresas, como credores e assessorias terceirizadas.
Entre as diversas funcionalidades do CRM, está a possibilidade de fazer disparo de e-mails, seja por lote ou individual. Mas lembre-se: esse sistema NÃO é uma plataforma exclusiva para disparo de mensagens!
Indicamos o Cobmais para empresas que precisam automatizar todos os processos de cobrança, reduzir custos operacionais e aumentar a produtividade. O ideal também é ter uma demanda que justifique a necessidade da contratação.
Confira as funcionalidades de envio de e-mails
Além da possibilidade de disparos em massa ou em lote, o Cobmais oferece outras funcionalidades relacionadas ao envio de e-mails. Confira abaixo.
Automatização de e-mails
Com o Cobmais, o envio de e-mails automáticos é feito de forma agendada, com a data e horário escolhidos, de acordo com a estratégia.
O disparo pode acontecer com a ajuda da régua de cobrança automatizada disponível no sistema, que é uma forma bastante intuitiva de agendar e fazer as suas táticas acontecerem.
Envio de e-mails em lotes
Outra função disponível no Cobmais é o envio de e-mails em lote que pode ser feito para encaminhar boletos.
Essa é uma estratégia muito prática para acionar mais clientes em um tempo menor, assim como melhorar a produtividade dos disparos.
Personalização da mensagem
Uma funcionalidade bastante útil para tornar os e-mails mais personalizados e garantir informações mais eficientes e claras. Abaixo, veja exemplos de algumas que você pode usar:
- Nome do cliente
- CPF ou CNPJ
- Telefone
- Endereço completo
- Vencimentos em abertos
- Primeiro vencimento em aberto
- Valor da primeira parcela que está em aberto
Na tela, os campos para personalização da mensagem de cobrança por e-mail no Cobmais, como o Assunto e as variáveis.
Cadastro de modelo de e-mails de cobrança
Com o Cobmais, você pode cadastrar modelos de e-mail de cobrança para agilizar o envio de mensagens em lote. Essa funcionalidade permite padronizar a comunicação com seus clientes, garantindo que todas as mensagens sigam o mesmo tom e linguagem, além de evitar erros e inconsistências no conteúdo.
Bônus: vídeo explicativo
Para agregar mais conhecimento, separamos um vídeo de nosso canal em que você confere as principais dicas para escrever um e-mail e, ainda, pode ver imagens do Cobmais. Confira!
Veja em nosso vídeo dicas para desenvolver o seu e-mail de cobrança.
Neste artigo, você aprendeu desde a definição e tipos de e-mail de cobrança até as melhores práticas e ferramentas para otimizar o uso desse canal em sua estratégia.
Você também teve acesso a modelos gratuitos para usar em diferentes etapas da cobrança, e esperamos que com as dicas deste post você consiga criar a comunicação ideal para o seu negócio.
O próximo passo é contar com a automatização e, para isso, você pode solicitar uma demonstração do Cobmais e entender na prática como o nosso sistema pode ajudar as suas necessidades, além do envio de e-mails! Basta clicar no banner abaixo para agendar uma reunião!
