Implantar melhorias no setor de cobrança é fundamental para manter o desempenho da equipe, diminuir a inadimplência de clientes e aumentar a recuperação de crédito. Para isso, aspectos internos devem ser otimizados, o que requer estudo, compreensão de processo e olhar atento por parte da gestão.
Se você tem dúvidas de como inovar no departamento da sua empresa, continue a leitura deste conteúdo e confira as nossas dicas sobre o assunto.
O que faz o setor de cobrança?
O primeiro passo para implementar melhorias é ter em mente o que faz um setor de cobrança dentro da empresa. Parece um pouco óbvio, mas ter isso esclarecido é crucial para evitar que o time perca tempo em tarefas que não lhe compete e foque somente no que importa.
Na hora de estruturar as tarefas do departamento, lembre-se que os principais objetivos do trabalho é a gestão da inadimplência de clientes. De forma geral, as responsabilidades são:
- Entrar em contato com devedores para negociar o pagamento e valor devido.
- Monitorar pagamentos e quais contas a receber não estão quitadas.
- Manter o histórico do consumidor atualizado, assim como os dados.
- Processar pagamentos.
- Desenvolver estratégias para incentivar o pagamento de dívidas, como a régua de cobrança.
O time pode ser composto por diferentes cargos, como analista de cobrança, supervisor, coordenador, assistente, operador etc. A hierarquia e organização interna auxilia na designação das tarefas e em uma rotina mais equilibrada.
Qual a importância do departamento para a empresa?
Após compreender qual a função da equipe, é necessário conhecer a importância de um setor de cobranças eficiente. Esse departamento exerce papel fundamental para evitar a inadimplência de clientes, além disso, manter um bom relacionamento com os consumidores que estão em dívida e a saúde do fluxo de caixa.
Esses dois aspectos refletem diretamente na saúde financeira do negócio, isso porque quanto menos pessoas pagam, menor será a receita da empresa. Em paralelo, se não houver ações para evitar a inadimplência, os riscos de clientes acumularem dívidas são maiores.
Em resumo, o setor de cobrança ocupa a importante função de cobrança preventiva e de negociação em caso de dívida.
Como organizar um setor de cobrança?
Agora que você já sabe a importância do departamento, chegou o momento de conhecer boas práticas e saber como organizá-lo para que os colaboradores trabalhem nos serviços de cobrança de forma eficaz e produtiva. Em seguida, separamos algumas dicas para aplicar na rotina do seu negócio e que poderão ajudar.
Separe as tarefas entre os colaboradores
Você já deve ter ouvido o ditado popular cachorro de dois donos morre de fome, certo? Esse dizer também vale dentro do trabalho em empresas! Quando as tarefas estão desordenadas, sem um responsável definido, as chances de a rotina ficar desorganizada é muito grande.
Por isso, antes de qualquer coisa, comece por eleger quem faz o quê. Separe as demandas por grupo e distribua pelos colaboradores, de acordo com o conhecimento, familiaridade e experiência de cada um.
É importante que todos os membros do time estejam cientes das responsabilidades atribuídas e que foquem somente nelas. Dessa forma, todo mundo consegue organizar a rotina, o trabalho é feito e ninguém ficará perdido.
Capacite a equipe
Agora que todos ocupam as respectivas funções, chegou o momento de falarmos sobre a capacitação. Em um setor de cobrança é indispensável pensar em deixar o time sem treinamento.
Você pode preparar algumas capacitações gerais, que podem ser úteis para todos (por exemplo, treinar para o uso do CRM de cobrança) e, também, oferecer cursos mais específicos, a depender da área de trabalho de cada colaborador.
Não se esqueça que a estratégia de cobrança definida pela empresa de cobrança também deve estar clara para todos, a fim de garantir que o esforço feito por cada membro tenha o mesmo objetivo e propósito.
Adote uma política de cobrança
Basicamente, a política de cobrança diz respeito a um conjunto de diretrizes que estão relacionadas às estratégias. É por meio dessas instruções que a equipe saberá quando deve entrar em contato com o consumidor, o que fazer se houver inadimplência e como agir diante de cada caso.
Como você pode perceber, a política de cobrança é peça-chave no sucesso do departamento e, portanto, deve ser estruturada com cuidado e visão estratégica. Essas diretrizes devem ser uma das primeiras coisas a se fazer na hora de pensar em melhorias para o setor de cobrança.
Crie estratégias
Para criar uma boa política de cobrança é necessário ter estratégias, cujo principal objetivo é quitar as dívidas dos consumidores. Nesse sentido, é possível aderir a diversas ações, como a implementação dos lembretes, identificar a melhor abordagem para cada grupo de cliente, padronizar a comunicação etc.
As estratégias vão auxiliar o seu departamento a atingir as metas, manter uma boa relação com o cliente e a construir uma imagem de seriedade e segurança da sua empresa.
Use a tecnologia a favor
Mais uma forma de como inovar no setor de cobrança é implementar tecnologia nos processos, por meio do CRM de cobrança que automatiza o trabalho. Vale lembrar que o uso de um sistema só faz sentido quando, internamente, o departamento está bem estruturado — e isso inclui desde tarefas distribuídas para cada colaborador até as políticas.
A tecnologia é fundamental para deixar a rotina mais produtiva, organizada e, ainda, diminuir possíveis erros humanos, ou seja, aqueles que podem ocorrer por parte do colaborador, como esquecimento.
Mantenha relatórios e históricos atualizados
Relatórios são importantes para o setor de cobrança, pois auxiliam na tomada de decisões e a preparar estratégias. É fundamental que esse trabalho faça parte da rotina, garantindo uma base de dados atualizada.
O mesmo se aplica ao histórico e informações dos clientes. Esses materiais devem estar sempre em dia, para que o time possa fazer o trabalho de cobrança sem problemas ou dificuldades de localizar alguém.
Lembre-se: cobrança e informação devem andar juntas! Ambas funcionam de forma mutua.
Dê incentivo aos seus colaboradores
Trabalhar com negociações não é tarefa fácil e isso deve ser reconhecido por parte dos gestores. É essencial fazer com que a equipe se sinta importante para a empresa, mantendo, assim, a motivação dos colaboradores.
Uma forma de resolver isso são as recompensas. Muitos negócios trabalham com metas e, para funcionários que conseguirem atingir os números, há algum tipo de bonificação, que pode ser dinheiro, prêmios e até mesmo viagens.
Contar com incentivos é uma alternativa para melhorar a produtividade do time, que se sentirá mais motivado para trabalhar em cima de uma negociação.
Organizar o setor de cobranças é uma atividade essencial para empresas que desejam atingir bons resultados na aquisição de crédito e na diminuição da inadimplência, por isso, é uma tarefa que merece atenção diária por parte da gestão.
Chegamos ao fim deste conteúdo e, se você gostou e quer receber em primeira mão dicas sobre o mercado de cobranças, não deixe de se cadastrar em nossa newsletter! Basta preencher os campos abaixo.
