A higienização de dados é uma ação necessária para manter a sua base atualizada e com contatos de qualidade e, consequentemente, facilitar o recebimento de dívidas. Essa é uma tarefa que deve fazer parte da rotina de trabalho e vista como uma estratégia fundamental para o sucesso da cobrança.
Apesar da importância da higienização de dados cadastrais, nem sempre é um trabalho óbvio e pode gerar dúvidas. Se você se identifica, continue no post para aprender mais sobre o assunto e entender as melhores práticas. Boa leitura!
O que é higienização de dados?
A higienização de dados é um processo focado em renovar as informações dos clientes por meio de novas ou por limpeza, atualização, padronização e organização de informações. O objetivo dessa ação é garantir contatos atualizados e que possibilitem à equipe acionar os consumidores sem dificuldades.
Os dados envelhecem. Pessoas mudam de telefone, endereço, trabalho etc. A vida está em constante transformação, e as informações da sua carteira de clientes inadimplentes precisam acompanhar essa dinâmica para que você possa construir um bom relacionamento com o seu cliente.
Benefícios da higienização de base de dados
A principal vantagem de higienizar os seus dados cadastrais é o contato com o cliente certo. Não há dúvidas de que esse cenário é necessário para qualquer tipo de empresa na hora de fazer cobranças. Sem as informações corretas, os custos são maiores, a produtividade da equipe cai e as chances de uma negociação são menores.
Abaixo citamos outros benefícios que demonstram como essa atividade pode trazer vantagens para a sua operação.
Otimiza a produtividade
Uma carteira de inadimmplentes desatualizada pode gerar muitos problemas para a sua equipe, e um deles é não conseguir comunicar-se com o consumidor. Diante disso, o time precisa movimentar esforços para fazer o enriquecimento de dados e encontrar os meios ideais para a conversação.
Em um cenário de dados higienizados, essa situação não ocorre, pois as informações estão atualizadas e fazer contato é muito mais fácil e rápido.
Todas as áreas da empresa se beneficiam
Não é só a equipe de cobranças que necessita de dados: a de marketing e vendas também! As informações corretas sobre clientes ajudam outros times a melhorarem o trabalho deles e a criarem uma comunicação e relacionamento consistente com os consumidores.
Melhora as oportunidades de negociação
O time de cobrança não pode perder tempo, por isso, ele precisa de dados organizados e atualizados para facilmente encontrar o cliente. A falta de contato com o consumidor pode distanciá-lo da empresa e fazer com que a dívida permaneça sem retorno
Como fazer higienização de dados?
Você já sabe quais são os benefícios de atualizar a sua base, agora, confira dicas de como fazer a higienização de dados na prática.
Remova dados irrelevantes
O primeiro passo é analisar os dados para identificar quais estão duplicados e quais não são relevantes para o seu negócio. Esse excesso de informação não agrega em nada do dia a dia e ainda podem confundir os operadores. Dessa forma, faça a remoção deles.
Corrija erros de estrutura
Com a primeira etapa feita, chegou o momento de identificar quais dados estão com erros de programação ou em formatos que não condizem com os trabalhados pela empresa.
Para isso, é necessária a atuação de um especialista de dados, que é o profissional habilitado a trabalhar com recuperação das informações, correção de erros e tudo relacionado a banco.
Revise outliers
Outliers são dados incorretos e discrepantes em relação às informações que o seu sistema precisa. Geralmente são valores atípicos, observações incomuns etc. Um exemplo é quando há erro de digitação e a idade de um consumidor é preenchida como “277 anos”.
Esse tipo de informação incorreta gera muitos problemas e erros. É importantíssimo ter atenção a elas! Novamente, é indicado que esse trabalho seja feito por profissionais da área de dados.
Identifique dados ausentes
Uma situação que pode acontecer é o time deixar dados em branco ao realizar a coleta das informações. Para empresas que trabalham com automação de cobrança, isso pode ser um problema.
Imagine que você precisa enviar um lembrete por e-mail ou fazer uma ligação, mas os dados de contato estão faltando. Seu sistema será incapaz de solucionar isso.
Identifique informações ausentes e atualize isso no CRM, para que ele trabalhe corretamente e sem erros.
Crie uma padronização
A falta de padronização na coleta e organização de dados pode se tornar um problema. Isso porque se cada funcionário trabalhar de forma diferente, pode ser que não exista informações importantes para as próximas etapas, como a cobrança.
Estabeleça padrões para a organização do banco de dados e para a futura coleta. Um exemplo disso é deixar claro quais são as informações indispensáveis, se nomes serão escritos em maiúsculas etc.
Faça monitoramentos constantemente
O trabalho não termina após tudo organizado: ele deve ser constante e contar com monitoramento. Essa tarefa tem o objetivo de verificar se as diretrizes estão sendo seguidas e se há necessidade de acionar a higienização.
É importante que essa tarefa seja centralizada em um único profissional (ou mais, se a sua base for grande) para que não fique nada perdido e não tome muito tempo da rotina de outras pessoas.
Como a higienização de dados pode melhorar a produtividade?
Você leu nos tópicos anteriores os benefícios da atualização dos dados cadastrais, e deve ter percebido o quanto essa tarefa é necessária para melhorar a produtividade da cobrança e até os resultados.
Lembre-se: quanto mais tempo demora o início da cobrança, menores são as chances de recebimento. Com dados higienizados é mais fácil entrar em contato e manter-se próximo do consumidor.
Em um cenário com informações incorretas, o operador terá mais etapas de trabalho até conseguir realizar o recebimento de dívidas, pois será necessário um trabalho de pesquisa, que pode ser complexo se feito manualmente.
O acúmulo de dados incorretos e até mesmo duplicados podem, inclusive, prejudicar o bom funcionamento de sistemas, já que gera incoerência nas informações. Se você utiliza um CRM de cobrança, sabe que as tarefas automáticas só funcionam com telefones e e-mails corretos para o software fazer o trabalho dele.
Em resumo, a higienização de dados é muito mais do que a tarefa burocrática de atualizar informações. É uma estratégia de produtividade e sucesso da cobrança.
Use um CRM de cobrança para higienizar dados
Um CRM de cobrança é fundamental para carteiras com grande volume. Seja para ações automatizadas, organização de informações ou até mesmo higienizar dados, o sistema é um aliado de operações mais produtivas.
O sistema de cobrança Cobmais é uma possibilidade para a sua empresa na hora de atualizar os dados cadastrais. Isso porque o CRM permite integrações com plataformas de localização cadastral, facilitando e centralizando o trabalho.
⚠️Vale ressaltar que o Cobmais NÃO é uma plataforma para quem busca exclusivamente fazer higienização, e sim um sistema completo que oferece a opção de integrar com ferramentas que faça esse serviço.
O Cobmais possibilita a consulta de dados atualizados de pessoas físicas ou jurídicas, como telefone, e-mail, endereço e, até mesmo, referências, como sócios, familiares etc. Claro, desde que exista a integração.
- Leia também — CRM de cobrança: conheça os benefícios para gestão
⚠️ Um ponto importante para destacar é que a funcionalidade consulta os dados de clientes e os envia para o sistema. Ela não inativa e nem retira as informações. A limpeza e correção devem ser feitas manualmente. Veja na prática como funciona.
A funcionalidade do Cobmais também possibilita que a higienização seja feita em lotes ou individualmente e diretamente as informações são liberadas para a tela de telecobrança. A escolha por um ou outro dependerá da estratégia utilizada.
Veja a tela abaixo, como fica um contato higienizado. No histórico do cliente (coluna à direita), é criado uma nova informação, que sinaliza que houve a higienização. No exemplo, foi a atualização do endereço.
Se a sua empresa trabalha com discadores, uma sugestão de estratégia é higienizar dados de clientes que ainda não foram acionados e não possuem número de telefone. Assim, é possível adicionar o novo contato às informações do contrato e enviar diretamente para a tela de telecobrança do seu operador.
Outra estratégia para testar no Cobmais é a higienização de lotes de clientes com defasagem produtiva, que é a diferença em dias do último evento configurado como produtivo que foi inserido no cliente.
Por exemplo, a estratégia é higienizar clientes com uma defasagem produtiva de 90 dias, ou seja, que tiveram um evento produtivo inserido no histórico há três meses, e que não passaram por uma atualização de dados nesse mesmo período.
📍 No Cobmais, um “evento produtivo” é um tipo de evento que é registrado no histórico do cliente e é considerado para fins de remuneração ou cálculo de receita. Quando um evento é marcado como produtivo, ele indica que houve uma ação significativa que pode influenciar a remuneração de uma assessoria ou o cálculo de receita sobre devoluções.
E a LGPD?
Quando o assunto são dados, é impossível não falar sobre Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD). Se as informações dos seus clientes forem tratadas por empresas terceirizadas, então, é necessário estar atento.
Ao passar os dados para uma terceira parte, há riscos de a situação ser vista como compartilhamento. Para evitar isso, no termo de consentimento deve vir sinalizado que uma outra empresa será a responsável pela higienização.
Outro ponto de atenção é conhecer e confiar na empresa terceirizada. Trabalhar com dados sensíveis é um assunto sério e, portanto, o seu negócio deve saber quem é a instituição que vai lidar com essas informações.
Por último, se a higienização for feita pela sua empresa, é importante selecionar alguém como responsável pela organização dos dados.
Neste conteúdo, você aprendeu o que é higienização de dados e como realizá-la, além de conhecer as funcionalidades do sistema de cobrança Cobmais. Agora, te convidamos para uma demonstração gratuita do nosso software! Basta clicar no banner abaixo para saber mais.
