A higienização de dados é uma ação necessária para manter a sua base atualizada e com contatos de qualidade. Essa é uma tarefa que deve fazer parte da rotina de trabalho da empresa para que os colaboradores tenham mais produtividade e melhor retorno ao entrarem em contato com o consumidor.
Você tem dúvidas sobre como fazer isso? Continue no post para aprender mais sobre o assunto e entender as melhores práticas para a higienização de dados cadastrais. Boa leitura!
O que é higienização de dados?
A higienização de dados é um processo focado em renovar a base de dados por meio da limpeza, atualização, padronização e organização de informações. O objetivo dessa ação é garantir contatos incrementados e que possibilitem à equipe acionar os consumidores sem dificuldades.
Os dados envelhecem, é um fato. Pessoas mudam de telefone, endereço, trabalho etc. A vida está sempre em transformação e as informações do seu banco precisam acompanhar esse movimento — isso se você quiser construir um bom relacionamento com o seu cliente.
Benefícios da higienização de base de dados
A principal vantagem de higienizar o seu banco de dados é o contato com o cliente certo. Não há dúvidas de que esse cenário é crucial para qualquer tipo de empresa na hora de fazer cobranças. Sem as informações corretas, os custos são maiores, a produtividade da equipe cai e as chances de uma negociação são menores.
Veja outros benefícios.
Otimiza a produtividade
Uma base de contato desatualizada pode gerar muitos problemas para a sua equipe, e uma deles é não conseguir comunicar-se com o consumidor. Diante disso, o time precisa movimentar esforços para fazer o enriquecimento de dados e encontrar os meios ideais para a conversação.
Em um cenário de dados higienizados, essa situação não ocorre, pois as informações estão atualizadas e fazer contato é muito mais fácil e rápido.
Todas as áreas da empresa se beneficiam
Não é só a equipe de cobranças que necessita de dados: a de marketing e vendas também! As informações corretas sobre clientes ajudam outros times a melhorarem o trabalho deles e a criarem uma comunicação e relacionamento consistente com os consumidores.
Melhora as oportunidades de negociação
O time de cobrança não pode perder tempo, por isso, ele precisa de dados organizados e atualizados para facilmente encontrar o cliente. A falta de contato com o consumidor pode distanciá-lo da empresa e fazer com que a dívida fique sem retorno.
Como fazer higienização de dados?
Você já sabe quais são os benefícios de atualizar e reorganizar a sua base, agora, confira dicas de como fazer a higienização de dados na prática.
Remova dados irrelevantes
O primeiro passo é analisar os dados para identificar quais estão duplicados e quais não são relevantes para o seu negócio. Esse excesso de informação não agrega em nada do dia a dia e pode, ainda, confundir os operadores. Dessa forma, faça a remoção deles.
Corrija erros de estrutura
Com a primeira etapa feita, chegou o momento de identificar quais dados estão com erros de programação ou em formatos que não condizem com os trabalhados pela empresa.
Para isso, é necessário a atuação de um especialista de dados, que é o profissional habilitado a trabalhar com recuperação das informações, correção de erros e tudo relacionado a banco.
Revise outliers
Outliers são dados incorretos e discrepantes em relação às informações que o seu banco necessita. Geralmente são valores atípicos, observações incomuns etc. Um exemplo é quando há erro de digitação e a idade de um consumidor é preenchida como “277 anos”.
Esse tipo de informação incorreta gera muitos problemas e erros. É importantíssimo ter atenção a elas! Novamente, é indicado que esse trabalho seja feito por profissionais da área de dados.
Identifique dados ausentes
Uma situação que pode acontecer é o time deixar dados em branco ao realizar a coleta das informações. Para empresas que trabalham com automação de cobrança, isso pode ser um problema.
Imagine que você precisa enviar um lembrete por e-mail ou fazer uma ligação, mas os dados de contato estão em falta. O seu sistema será incapaz de solucionar isso.
Identifique informações ausentes e atualize isso no CRM, para que ele trabalhe corretamente e sem erros.
Crie uma padronização
A falta de padronização na coleta e organização de dados pode se tornar um problema. Isso porque se cada funcionário trabalhar de forma diferente, pode ser que não exista informações importantes para as próximas etapas, como a cobrança.
Estabeleça padrões para a organização do banco e para a futura coleta. Um exemplo disso é deixar claro quais são as informações indispensáveis, se nomes serão escritos em maiúsculas etc.
Faça monitoramentos constantemente
O trabalho não termina após tudo organizado: ele deve ser constante e contar com monitoramento. Essa tarefa tem o objetivo de verificar se as diretrizes estão sendo seguidas e se há necessidade de acionar a higienização.
É importante que esta tarefa seja centralizada em um único profissional (ou mais, se a sua base for grande) para que não fique nada perdido e não tome muito tempo da rotina de outras pessoas.
Use um CRM de cobrança a seu favor
O sistema de cobrança Cobmais oferece a ferramenta Higienização de Dados, que possibilita a consulta de dados atualizados de pessoas físicas ou jurídicas, como telefone, e-mail, endereço e, até mesmo, referências, como sócios, familiares etc. Para isso, é necessário ter integração com plataformas de localização cadastral.
- Leia também — CRM de cobrança: conheça os benefícios para gestão
Um ponto importante para destacar é que a funcionalidade consulta os dados de clientes e os envia para o sistema. Ela não inativa e nem retira as informações. A limpeza e correção devem ser feitas manualmente. Veja na prática como funciona.
E a LGPD?
Quando o assunto são dados é impossível não falar sobre Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD). Se as informações dos seus clientes forem tratadas por empresas terceirizadas, então, é necessário estar atento.
Ao passar os dados para uma terceira, há riscos de a situação ser vista como compartilhamento. Para evitar isso, no termo de consentimento deve vir sinalizado que uma outra empresa será a responsável pela higienização.
Outro ponto de atenção é conhecer e confiar na empresa terceirizada. Trabalhar com dados sensíveis é um assunto sério e, portanto, o seu negócio deve saber quem é a instituição que vai lidar com essas informações.
Por último, se a higienização for feita pela sua empresa, é importante selecionar alguém para ser o responsável pela organização dos dados. Neste conteúdo, você aprendeu o que é higienização de dados e como fazer, conferiu a tarefa no sistema de cobrança Cobmais. Agora, te convidamos a participar de uma demonstração gratuito do nosso software! Basta clicar no banner abaixo para saber mais.
