Sistema de cobrança automatizado: como agilizar as cobranças?

O sistema de cobrança automatizado é uma opção para negócios que querem reduzir custos operacionais, melhorar a produtividade da equipe e aumentar as oportunidades de recebimento de dívidas. Em um mercado altamente competitivo, insistir em planilhas e trabalhos manuais pode até comprometer o profissionalismo da empresa. 

Se você já está no momento de investir em um sistema de cobrança, mas ainda precisa entender mais sobre o assunto e ter certeza de que vale a pena, siga a leitura e conheça os principais desafios da cobrança manual, como eles podem ser solucionados, como aderir à automatização e muito mais. 

O que é cobrança automatizada?

A cobrança automatizada é um método de trabalho que, primeiro, identifica atividades repetitivas e manuais, depois, foca em agendá-las para que aconteçam sem intervenção humana.

Ações como encaminhamento de boletos e SMS, por exemplo, podem ser programadas para envio automático. Ao invés do operador fazer esse trabalho manualmente, cobrando cliente por cliente, ele consegue agendar a tarefa para disparar as comunicações para diversas pessoas de uma única vez.

É importante ressaltar que automatização não significa que você nunca mais precisará de uma equipe! Afinal, um sistema de cobrança não tem a capacidade de sozinho gerar textos, montar estratégias ou de escolher os melhores horários para que a ação aconteça.

Sempre serão necessárias pessoas envolvidas no trabalho. São elas que vão fazer a parte da inteligência, enquanto o software é responsável por tornar as atividades mais práticas e ágeis.

Cobrança automatizada vs. cobrança manual: veja os principais pontos 

O sistema de cobrança automatizado proporciona muitas vantagens em cima do trabalho manual com planilhas. Para facilitar o entendimento, criamos uma tabela comparativa, que te ajudará a compreender os principais pontos que diferenciam esses formatos de trabalho.  

Quais os benefícios do sistema de cobrança automatizado? 

Você conheceu as principais diferenças entre a cobrança automatizada e a manual, e a partir disso conseguiu ter uma noção de alguns benefícios de investir em um sistema. Agora, listamos outras vantagens que devem ser consideradas com a contratação desse serviço. Confira.  

Cobre mais pessoas em menos tempo 

Um dos principais desafios de empresas e assessorias que gerenciam grandes carteiras é melhorar o tempo de cobrança, afinal, quantas mais pessoas são contactadas, maiores são as chances de receber dívidas.  

Se essa também é uma dor no seu negócio, esqueça agora mesmo as planilhas. As ferramentas manuais, infelizmente, não vão solucionar esse problema. Já o sistema automatizado, sim.  

Com um bom software, você consegue criar lotes de clientes e disparar comunicações para diversas pessoas ao mesmo tempo. Levará, literalmente, alguns minutos para fazer a cobrança de inúmeros inadimplentes.  

Melhora a produtividade da equipe 

Certamente você percebeu que a produtividade pode ser muito afetada com os processos manuais. Seja desenvolvendo a estrutura de planilhas, organizando dados ou buscando informações, sua equipe levará muito tempo.  

E sabe aquelas tarefas importantíssimas e que movem os ponteiros? Essas ficarão afetadas pela falta de tempo do time — e é justamente isso que não queremos.  

Assim como em qualquer área de qualquer mercado, ferramentas são necessárias e sem elas o trabalho pode levar muito tempo, ser ineficiente e impactar negativamente o desempenho dos colaboradores. É importante proporcionar os sistemas certos se gestores desejam ver bons resultados.  

Fidelização de clientes 

O sistema de cobrança automatizado pode auxiliar você a fidelizar clientes pelos seguintes motivos: 

• Se o seu negócio for call center de cobrança, a manter credores que desejam resultados.  
• Se você for credor, a desenvolver um bom relacionamento com os seus consumidores.  

Com a régua de cobrança automatizada, disponível no sistema Cobmais, é possível criar um bom relacionamento com clientes, por meio de ações de comunicação que faça sentido para o seu nicho.  

Integrações com ferramentas importantes 

Fazer cobrança requer uma série de ferramentas, como disparo de SMS, WhatsApp, e-mail, gateways de pagamento e a lista não para por aqui! Para quem trabalha com planilhas, é necessário de alguma forma contratar esses serviços e, a bem da verdade, isso pode ter preços expressivos.  

Uma vez que você conta com um sistema de cobrança automatizado, a sua empresa aproveita as opções de integrações e ter acesso por um preço melhor a todos os serviços.  

Redução de custos operacionais 

Além de reduzir os custos relacionados ao investimento de ferramentas, é possível contar com uma equipe mais enxuta, uma vez que o sistema consegue organizar as tarefas e deixar a rotina mais produtiva.

Você deve considerar que, mesmo com um sistema é preciso ter um número de pessoas considerável e adequado às necessidades da sua carteira e das estratégias de cobrança.  

Aumento da taxa de recebimento 

Quando você consegue entrar em contato com diversos clientes, enviar comunicações em lote, melhorar as suas estratégias e agendar tarefas, cobrar se torna mais simples. Consequentemente, tudo isso aumenta as suas oportunidades de receber dívidas.  

Manualmente, tudo dependerá da velocidade do seu time, da organização, da facilidade em lidar com as planilhas etc.  

Como ter sucesso com o sistema de cobrança? 

Para aproveitar ao máximo os benefícios de um sistema de cobrança automatizado é importante seguir algumas boas práticas. Com elas, a contratação desse serviço fará mais sentido para o seu negócio. Veja quais são.  

Identifique quais tarefas podem ser automatizadas

Antes de contratar o seu sistema, a dica é analisar as atividades feitas pela equipe e identificar as que poderiam ser automatizadas. Essa etapa é essencial para compreender as necessidades do seu negócio e preparar os gestores na hora de pesquisar sobre softwares.

Exemplos de atividades são o envio de avisos de vencimento, confirmação de pagamentos, propostas etc. 

Estruture o processo de agendamento das tarefas 

Com o software contratado, chegou o momento de organizar o processo de implantação e agendamento das tarefas. Para isso, crie um cronograma, dessa forma você terá maior controle das atividades que precisam ser feitas, assim como o tempo necessário. 

Atenção: é muito importante que nessa fase você siga todas as orientações passadas pela empresa desenvolvedora do sistema de cobrança! Na Cobmais, por exemplo, além da nossa equipe de implantação acompanhar o cliente, sugerimos também que assistam os nossos cursos gratuitos e leiam os artigos da Central de Ajuda. 

A equipe de implantação da Cobmais oferece treinamento sobre automatização e auxilia o cliente a agendar todas as tarefas de acordo com a estratégia. 

Criar um cronograma de todas as ações que precisam ser feitas também ajudará muito na evolução dessa etapa. 

Crie indicadores de desempenho para acompanhar 

Quando o software estiver implantado, chegou o momento de monitorar a evolução das tarefas e como o time se desenvolve com o uso do sistema. 

Para fazer esse acompanhamento é importante ter indicadores-chave, ou seja, métricas que vão guiar o trabalho e apontar se os resultados desejados estão sendo conquistados ou não. Esses objetivos precisam estar conectados com as principais metas da empresa. 

Quem vai estabelecer os indicadores de desempenho são os gestores, com base no histórico da equipe e em métricas que são importantes para a empresa. 

Conheça o sistema de cobrança automatizado Cobmais 

O Cobmais é um sistema de cobrança que atende credores, assessorias, escritórios jurídicos e empresas interessadas em acompanhar a cobrança terceirizada. A plataforma foi desenvolvida para ser versátil e atender diferentes mercados.  

Um dos grandes diferenciais do Cobmais é que ele funciona como um CRM e disponibiliza a opção de automatizar tarefas. Essa é uma forma de facilitar o dia a dia de trabalho, centralizando tudo o que a sua equipe precisa em um único software. 

Algumas tarefas que podem ser agendadas no Cobmais são: 

• Envio de SMS, e-mail e WhatsApp, inclusive para avisos e confirmação de pagamento. 
• envio de Boletos; 
• importação de arquivos; 
• exportação de boletos registrados (CNAB); 
• negativação de clientes; 
• distribuição de contratos para a fila de cobrança; 
• exportação de RPA: integração com plataformas de cobranças digitais, como também por sistemas jurídicos, de gestão de atendimento ao cliente, de mensagens de voz, entre outros; 
• marcação e Qualificação de clientes e contratos; 
• suspensão e Devolução de contratos da cobrança; 
• localização de devedores. 

Sem falar na régua de cobrança automatizada, a ferramenta completa para agendar e estruturar as suas ações de relacionamento com o cliente inadimplente. Em nosso sistema esse recurso é bastante intuitivo e visual, para que gestores possam ter um panorama completo da estratégia. Veja abaixo o exemplo dentro do nosso sistema:

Além das funcionalidades, o Cobmais conta com uma série de integrações com as principais ferramentas do mercado. São elas: 

• ERP, como SAP, TOTVS, Sienge, entre outros. 
• discadores; 
• plataforma de localização de devedores; 
• plataformas de envio de SMS e e-mail; 
• homologação de boletos (banco/carteiras); 
• gateways de pagamento (cartão de crédito, Pix e boletos); 
• birôs de crédito; 
• gestão de acordos e assinatura de contrato digital.  

As possibilidades são diversas para quem quer trabalhar com cobrança automatizada e obter mais produtividade e performance da equipe. Com a tecnologia como aliada, a sua empresa só tem a ganhar! 

Aproveite para conhecer de perto o Cobmais e todas as facilidades que ele oferece para a sua empresa. Atendemos diferentes segmentos e tamanhos de empresa com funcionalidades essenciais para uma cobrança de sucesso. Clique no banner abaixo e saiba mais!