Chegou o momento de contratar um software de cobrança para a sua empresa e você tem dúvidas sobre como escolher? Não sabe quais recursos devem ser avaliados e quais são indispensáveis para um bom sistema? É normal que essas questões surjam, afinal, fechar um serviço é coisa séria e é preciso ter calma.
Para te ajudar a fazer a melhor escolha, listamos neste conteúdo aspectos importantes que devem guiar o momento da compra. Boa leitura!
Como escolher o software?
Atualmente, existem muitos softwares disponíveis no mercado e isso pode gerar uma certa indecisão na hora de contratar o seu. Para empresas que nunca trabalharam com um sistema de cobrança, as dúvidas costumam ser maiores e é importante estar atento para não comprar um serviço que não atenda às necessidades do seu negócio. Confira, a seguir, quais pontos devem nortear o momento da decisão.
1. Faça uma triagem
O primeiro passo é fazer uma análise das necessidades, problemas e demandas da sua empresa. Se precisar, crie listas para ajudar a visualizar melhor quais aspectos precisam ser solucionados e supridos com a compra de um software de cobrança.
Busque compreender, dentro do seu mercado, quais são os objetivos e, atualmente, quais são os maiores obstáculos que o time enfrenta na hora de cobrar o consumidor. Todas essas informações são essenciais, pois com elas será mais fácil visualizar o que precisa considerar.
2. Considere quem vai fazer a cobrança
Em segundo, tenha em mente quem vai fazer a cobrança. Será o departamento da sua empresa, uma assessoria ou um escritório jurídico? Quantas pessoas vão ter acesso ao CRM?
3. Opte por um sistema fácil de usar
Alguns CRM de cobrança disponíveis no mercado podem ser bastante complexos e nada intuitivos. No dia a dia, isso prejudica a produtividade da equipe e torna o treinamento sobre a nova ferramenta mais difícil.
Dê preferência para sistemas que oferecem tudo o que você precisa de forma simples e fácil. Assim, a adaptação à plataforma será mais rápida e o expediente dos colaboradores mais ágil.
4. Analise as integrações disponíveis
As integrações com outras ferramentas são fundamentais para empresas que querem praticidade e centralizar as informações em um único lugar. Por isso, quando for contratar um sistema, analise se ele oferece a opção de conexão com outros serviços e quais são eles.
5. Pense na carteira de clientes inadimplentes
O software de gestão de cobrança é um importante aliado para quem tem uma grande carteira de clientes inadimplentes. Com ele, é possível analisar e organizar melhor as informações, sem perder nada.
Ter em mente o número de perfis com dívidas na empresa pode ajudar muito a entender qual sistema está mais alinhado com as suas demandas.
6. Leve em conta a segurança dos dados
Lidar com dados sensíveis de clientes significa ter responsabilidade. Nos últimos tempos, o que não faltam são notícias de vazamento de informações ou de ataques cibernéticos a empresas, o que é bastante grave.
Mais do que nunca, é necessário pensar em proteção e segurança dos dados, portanto, é crucial que o seu novo CRM esteja de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e ofereça meios seguros de gerenciar as informações dos consumidores.
7. Pesquise sobre o suporte oferecido pela empresa
Quando se fala de tecnologia e ferramentas é crucial citar a importância do suporte e ajuda oferecida pela prestadora do serviço. Não adianta investir em uma boa plataforma se, em seguida, não há ninguém para tirar suas dúvidas e solucionar possíveis situações.
Pesquise sobre as empresas e veja quais canais de suporte elas oferecem. Quanto mais informações disponíveis, melhor. O Cobmais, por exemplo, conta com cursos, central de ajuda, blog e muito mais!
8. Escolha uma ferramenta customizável
Explicamos no início deste texto que considerar o seu mercado é fundamental na hora de escolher um software de cobrança, certo? Isso porque existem especificidades e, para atendê-las, é necessário contratar uma plataforma customizável.
Ao conversar com o especialista, verifique se há a possibilidade de adaptação para as funcionalidades necessárias e se você pode contar com o suporte para resolver essas questões.
O que o melhor software de cobrança deve oferecer?
Você já sabe quais pontos considerar ao contratar o serviço, agora, vamos explicar o que esperar de bons softwares — afinal, é importante conhecer as funcionalidades básicas para não errar na escolha.
Integração com ERP
A integração com ERP é indispensável! Isso porque você pode acessar planos empresariais, ter acesso a dados sem sair do CRM e, dessa forma, criar diagnósticos e relatórios mais completos.
A integração com esse tipo de sistema é um dos pontos básicos que um bom software de cobrança deve oferecer, sobretudo se for com grandes nomes do mercado, como a Totvs, Senior, SAP etc.
Régua de cobrança
A régua de cobrança é uma estratégia essencial para evitar a inadimplência de clientes e recuperar valores. Com ela, você estrutura uma sequência de ações para se comunicar com consumidores.
Por ser automatizada, o processo é simples, prático e agrega valor para a equipe de cobrança. Essa opção, sem dúvidas, não pode faltar no seu sistema!
Integração com diferentes meios de comunicação
E-mail, WhatsApp, SMS ou ligação telefônica, não importa qual meio faz parte da sua estratégia, o importante é ter acesso a eles via software! Essas integrações são cruciais e facilitam na hora de fazer a cobrança, enviar lembretes ou boletos.
Portal de autoanegociação
Outra funcionalidade indispensável é o portal de autonegociação. Nele, o seu cliente pode resolver algumas pendências sozinho, como a segunda via de boleto, quitação de débitos, opções de parcelamento etc. Essa é uma forma de reduzir chamados e melhorar a produtividade da equipe.
Importação de dados por arquivo
Para que você ou o seu time não gaste tempo em cadastrar manualmente os clientes, é essencial obter um CRM que tenha a opção de importar dados por arquivo.
Em uma única vez, é possível subir todas as informações dos consumidores para o sistema, por meio de uma planilha. Dessa forma, sempre que for necessário, você conseguirá importar dados com facilidade e praticidade.
Relatórios
Relatórios são documentos importantes para gestores, pois permitem a tomada de decisões, mudanças de estratégias e analisar os resultados do trabalho feito.
Na área de cobrança, gerar esses documentos nem sempre é algo simples e pode levar horas — sobretudo para empresas que prestam serviços terceirizados e devem fazer prestação de contas.
Um bom software de cobrança deve oferecer a geração rápida e fácil de relatórios, sem que gestores precisem fazer o levantamento manual dos números.
Essa é uma forma de economizar tempo com a criação do documento e ainda criar algo mais profissional e visualmente fácil de analisar.
Possibilidade de escalabilidade
Dar conta de todas as demandas e buscar oportunidades de crescimento da empresa são questões importantes para gestores. Quando o trabalho é feito em planilhas, a escalabilidade fica impossibilitada, afinal, chega um momento em que se torna inviável trabalhar nesse formato.
O melhor software de cobrança é aquele que acompanha o ritmo de crescimento do negócio e, consequentemente, proporciona a possibilidade de escalabilidade.
Integração com grandes ferramentas do mercado
O uso de múltiplas ferramentas é algo comum e necessário dentro de equipes de cobrança. Entre as funcionalidades utilizadas no dia a dia, é comum que empresas trabalhem com grandes desenvolvedoras de sistemas.
O software para empresa de cobrança deve entender as necessidades do usuário e busca integrações com ferramentas amplamente utilizadas e que fazem parte do dia a dia da operação de cobrança.
Logs
Logs são os registros de eventos que acontecem em um sistema, ou seja, quando houver alguma ação feita pelos usuários do software, isso ficará registrado em um histórico. Geralmente, são mostrados dados de quem fez a ação, quando fez e o que fez.
Essa funcionalidade é importante por diversos motivos, como identificar a raiz de problemas em sistemas, monitoramento, segurança de dados e registro de atividades suspeitas e, até mesmo, auditorias para fins legais.
Ficar atento às funcionalidades oferecidas é muito importante para que o investimento valha a pena e esteja aliado às necessidades da sua equipe de cobrança. Os requisitos básicos, que citamos acima, não podem faltar!
Conheça o software de cobrança Cobmais
O Cobmais é um sistema de cobrança desenvolvido em nuvem e que atende diferentes segmentos do mercado, como credores, assessorias terceirizadas, escritórios jurídicos e empresas que querem terceirizar.
Da cobrança preventiva à judicial, o CRM oferece funcionalidades para cada etapa da sua estratégia, além das integrações com grandes ferramentas do mercado.
Abaixo, citamos algumas funcionalidades disponíveis no Cobmais.
Régua de cobrança automatizada
Esta é a ferramenta ideal para organizar visualmente a sua estratégia e automatizar as ações que serão feitas, como o envio de mensagens, e-mails, negativação etc.
Planeje as faixas de atraso, canais de comunicação e muito mais, em uma ferramenta totalmente intuitiva.
Filtros de segmentação
O Cobmais conta com mais de 150 filtros para segmentar contratos e clientes. Você pode marcar diferentes tipos de contratos para personalizar e melhorar a abordagem.
Também é possível priorizar os clientes com base no risco, atraso e valor de dívida.
Histórico de cobrança
A falta de um histórico dos devedores é uma dor comum para muitos gestores que trabalham com sistemas básicos ou faz a cobrança via planilha. Para ter sucesso no recebimento de dívidas é importante ter em mãos um registro de tudo o que foi feito para planejar os próximos passos.
Em uma única tela você consegue analisar contratos, parcelas, valores em atrasos, ligações, envido de mensagens, agendamentos e muito mais!
Gestão de cobrança terceirizada
Uma das funcionalidades que o Cobmais oferece é a possibilidade de fazer gestão completa da cobrança terceirizada.
Gestores conseguem compartilhar a carteira de inadimplentes de forma segura, sem a necessidade de fazer integração entre credores e assessorias. Essa é uma forma de eliminar falhas de integração sem abrir mão da segurança de dados.
Com o módulo de terceirização do Cobmais você consegue gerenciar as assessorias em tempo real, com o acompanhamento on-line; ter mais controle sobre o relacionamento com o cliente, com a configuração de cálculos e outros; flexibilidade para distribuir a carteira pelas terceirizadas e, ainda, gerar relatórios e dashboards.
Gerenciamento de processos jurídicos
Para as etapas de cobrança jurídica, o Cobmais conta com um módulo específico, que oferece o controle de processos, a visualização de andamento processual, agenda jurídica e integrações com diversas ferramentas para integrar-se aos serviços especializados.
Neste artigo você aprendeu como escolher um software de cobrança e quais as funcionalidades que um bom sistema deve ter para uma operação inteligente.
Você também conheceu algumas das ferramentas disponíveis no CRM de cobrança, um sistema totalmente desenvolvido para atender todas as etapas da recuperação de crédito dentro de diferentes segmentos do mercado, como credores, assessorias terceirizadas, escritórios jurídicos e empresas que querem fazer a gestão da terceirizada.
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