Publicado em: 10 de janeiro de 2024
Atualizado em: 3 de fevereiro de 2025
Você tem dificuldades em desenvolver o texto ideal para cobrar clientes? Fica em dúvidas sobre quais informações são indispensáveis e qual o tamanho adequado do comunicado? Para esses momentos, vale contar com modelos de mensagem de cobrança, que são verdadeiros aliados da praticidade e da padronização.
Neste artigo te ajudamos com essa tarefa e disponibilizamos 16 exemplos para utilizar em sua operação ao fazer o envio de SMS ou WhatsApp. Fique à vontade para usar os modelos ou criar os seus a partir das ideias.
Também separamos algumas dicas para aprimorar as suas estratégias de mensagens de cobrança, que podem ser aplicadas em conjunto com os modelos. Boa leitura!
Por que a comunicação é tão importante dentro da cobrança?
Fazer cobrança está longe de ser um trabalho simples. A atividade é um grande malabarismo entre manter uma relação amigável com o consumidor, combater a inadimplência e receber créditos em atraso.
E, no meio disso, a comunicação se torna o caminho adequado para fazer essa tríade funcionar. Com postura amigável e transparente, é possível solucionar situações e encontrar o acordo que seja melhor para ambas as partes.
Muito mais do que fazer as coisas funcionarem, a comunicação ocupa papel importante contra a cobrança abusiva.
Segundo o Código de Defesa do Consumidor, no artigo 42, “na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça”.
Já o artigo 42-A explica que “em todos os documentos de cobrança de débitos apresentados ao consumidor, deverão constar o nome, o endereço e o número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas – CPF ou no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ do fornecedor do produto ou serviço correspondente.”
Portanto, comunicar-se bem também é uma questão de evitar processos e situações que envolvam acusações de cobrança abusiva ou constrangimento por parte do consumidor.
Ao escrever qualquer mensagem é essencial ter cuidado com a escolha das palavras e das informações.
Modelo de mensagens de cobrança para cliente
Entender a importância da comunicação no recebimento de dívidas ajuda a compreender a necessidade de ter modelos de mensagem de cobrança para usar na estratégia.
Abaixo, você confere ideias de modelos para todas as etapas, desde a preventiva até a negativação.
Cobrança preventiva
A cobrança preventiva é uma ação simples, mas que faz toda a diferença na hora de evitar a inadimplência. Isso porque muitos clientes simplesmente se esquecem de pagar a fatura e, com esse aviso, é possível prevenir essa situação.
Abaixo, você pode escolher o modelo de mensagem de cobrança que se encaixa com o perfil da sua empresa!
Modelo 1
Olá [Nome], sua fatura vence em [Data]. Evite transtornos, pague até lá. Dúvidas? Conte conosco. [Nome da Empresa]
Modelo 2
Prezado(a) [Nome], último aviso: sua fatura vence amanhã, em [Data]. Não deixe passar o pagamento para garantir a continuidade dos serviços. Ajuda? Fale conosco. [Nome da Empresa]
Modelo 3
Oi [Nome], lembramos que sua fatura vence em [Data de Vencimento]. Não esqueça de efetuar o pagamento para evitar contratempos. Dúvidas? Estamos à disposição. [Nome da Empresa]
Modelo 4
Oi [Nome], seu próximo vencimento está chegando! Lembre-se de pagar até [Data de Vencimento] para evitar contratempos. Consulte [link] para opções de pagamento e dúvidas.
Agradecemos pela parceria,
[Nome da Empresa]
Cobrança para inadimplentes
Uma vez que o cliente já se encontra em inadimplência, é importante seguir outra abordagem para o seu SMS de cobrança extrajudicial. Neste caso, é necessário lembrar ao consumidor as consequências de não regularizar a dívida e demonstrar interesse em ajudá-lo, seja com link para resolver a pendência ou com proposta de negociação. Veja os exemplos.
Modelo 5
Caro(a) [Nome], detectamos atraso no pagamento da sua fatura. Regularize agora para evitar interrupção nos serviços. Acesse [link] ou contate-nos. [Nome da Empresa]
Modelo 6
[Nome], sua conta está em atraso. Seu serviço será suspenso em [X dias]. Regularize em [link] ou ligue para nós. Estamos aqui para ajudar. [Nome da Empresa]
Modelo 7
Olá [Nome], entendemos que sua fatura está em atraso. Oferecemos opções de negociação. Ligue para [número] ou acesse [link] para evitar impactos no seu serviço. [Nome da Empresa]
Modelo 8
Caro(a) [Nome], notamos que há um débito pendente em sua conta. Para evitar interrupções nos serviços, regularize o pagamento. Acesse [link] ou ligue para [número],
Agradecemos pela compreensão,
[Nome da Empresa]
Negativação de clientes
Enviar um SMS de cobrança para notificar o consumidor sobre uma negativação pode não ser a melhor abordagem, uma vez que o meio não é a opção mais formal. Entretanto, essa prática pode servir como um lembrete, especialmente se o acesso ao cliente via e-mail não está surtindo efeito.
Outro ponto que conta como desvantagem para este tipo de SMS é o receio de tentativa de golpe. Não são poucas as mensagens com links maliciosos que usam situações de urgência para conseguir a atenção da pessoa. Por isso, é muito importante que o seu texto contenha a apresentação da empresa e seja escrito de forma que passe credibilidade.
Confira abaixo os templates.
Modelo 9
Caro(a) [Nome],
Informamos que seu nome será negativado devido a débito em aberto. Regularize até [Data Limite] para evitar transtornos. Acesse [link] ou ligue para [número] para mais informações.
Atenciosamente,
[Nome da Empresa]
Modelo 10
Prezado(a) [Nome],
Urgente: Você será negativado em [X dias] devido ao não pagamento. Acesse [link] ou ligue para [número] para resolver e evitar consequências em seu histórico financeiro.
Estamos à disposição,
[Nome da Empresa]
Modelo 11
Olá [Nome],
Seu nome está prestes a ser negativado por conta de débitos em aberto. Oferecemos opções para regularizar. Acesse [link] ou ligue para [número] para negociar condições e evitar problemas no seu histórico de crédito.
Estamos aqui para ajudar,
[Nome da Empresa]
Modelo 12
Prezado(a) [Nome],
Alertamos que, infelizmente, seu nome será negativado em [X dias]. Regularize seu débito até [Data Limite] para evitar complicações. Acesse [link] ou ligue para [número] para mais informações.
Estamos à disposição,
[Nome da Empresa]
Aviso de pagamento recebido
Tão importante quanto ter um modelo de mensagem de cobrança é contar com um template para notificar o cliente de que o pagamento foi recebido. Esse tipo de SMS tranquilizará a pessoa, que por vezes pode ficar ansiosa para saber se o débito está resolvido. Veja sugestões para usar!
Modelo 13
Olá [Nome],
Agradecemos o seu pagamento de [Valor] feito em [Data]. Se precisar de mais informações, estamos à disposição.
Atenciosamente,
[Nome da Empresa]
Modelo 14
Prezado(a) [Nome],
Obrigado por antecipar o pagamento de sua fatura! Qualquer dúvida, estamos à disposição.
Cumprimentos, [Nome da Empresa]
Modelo 15
Caro(a) [Nome],
Boas notícias! Seu débito foi quitado com sucesso. Agradecemos por sua pontualidade. Em caso de dúvidas, entre em contato conosco.
Cordialmente,
[Nome da Empresa]
Modelo 16
Olá [Nome],
Recebemos seu pagamento de [Valor] com sucesso em [Data]. Agradecemos por manter sua conta regularizada. Qualquer dúvida, estamos à disposição.
Atenciosamente,
[Nome da Empresa]
Boas práticas para criar um modelo de mensagem de cobrança
Se você chegou até aqui e gostaria de desenvolver as suas próprias mensagens de cobrança para clientes, separamos algumas boas práticas para escrever SMS. Lembre-se que o ideal é um texto curto, mas capaz de transmitir as principais informações.
Seja conciso
A principal característica de um SMS é o formato de texto reduzido, afinal, o objetivo é ir direto ao ponto e ser prático. Mesmo que você precise passar uma informação importante ao consumidor, é essencial manter a particularidade do meio e evitar o excesso.
Se você tem dificuldades de criar textos pequenos, uma dica é contar com a inteligência artificial generativa como o ChatGPT e Gemini.
Um exemplo de uso é solicitar que a inteligência crie uma mensagem curta, para formato de SMS, para cobrança preventiva. Veja abaixo na imagem como ficaria na prática.
Use linguagem simples
Além de um texto curto, ao escrever um SMS é importante lançar mão de linguagem clara e de fácil compreensão. Uma dica é sempre partir do pressuposto que os seus consumidores podem ter diferentes níveis de conhecimento, e nem sempre uma palavra difícil será a melhor escolha para se comunicar bem.
Dessa forma, opte por vocabulário acessível, de conhecimento geral, sem regionalismos ou jargões.
Utilizando a dica da inteligência artificial, veja abaixo um exemplo como ela pode ser usada para simplificar e diminuir os conteúdos dos seus textos, transformando-os em SMS.
Personalize a mensagem
A personalização da mensagem é importante por diversos motivos. Primeiro, porque é uma forma de tornar a informação mais clara e direta, não deixando dúvidas a respeito de quem está sendo cobrado. Em segundo, torna a comunicação mais pessoal e melhora o relacionamento.
Forneça detalhes relevantes
Lembre-se que a sua mensagem tem o objetivo de informar. Por isso, é crucial que contenha os principais tópicos da cobrança, como o valor em aberto, a data de vencimento e opções de pagamento disponíveis.
Lembre-se que o Código de Defesa do Consumidor exige que os seguintes pontos constem nos comunicados:
- Nome;
- endereço;
- número do CPF ou CNJP do fornecedor do produto ou serviço.
Seja positivo e profissional
A cobrança não precisa ser um momento de tensão entre você e o consumidor. É possível tratar o assunto com mais leveza, sem perder o profissionalismo e a seriedade. Para isso, evite o uso de linguagem agressiva e busque empregar palavras positivas e que incentivem o cliente a regularizar a situação.
Tenha empatia com o cliente
Para alguns profissionais pode parecer difícil ser empático com o cliente que está inadimplente, especialmente se é um consumidor cuja relação está desgastada e a negociação é complexa.
Entretanto, se for usar o SMS ou WhatsApp para se comunicar com o consumidor, busque criar uma mensagem de cobrança educada — os modelos são grandes aliados para evitar transtornos.
Destaque consequências e prazos
É muito importante que a pessoa esteja ciente das consequências de não quitar a inadimplência, dessa forma ela não alegará que foi pega de surpresa, assim como ficará esclarecido que o serviço corre o risco de cancelamento.
Outro ponto essencial é destacar os prazos, também para evitar mal-entendidos e falhas de comunicação.
Incentive a ação imediata
O que a sua empresa deseja com o SMS é que o consumidor realize uma ação, certo? Para isso, vale usar alguns gatilhos que incentivem o cliente a tomar providências imediatas — seja pagar a fatura, entrar em contato, fazer uma negociação etc.
Se você tem dúvidas sobre quais os gatilhos mentais para cobrança, nós temos um conteúdo sobre o assunto em nosso blog.
Ofereça canais de atendimento
Forneça informações sobre como o cliente pode entrar em contato para esclarecer dúvidas, discutir opções de pagamento ou negociar.
Automatize o envio de mensagens com o Cobmais
Com os modelos e dicas em mãos, chegou o momento de conhecer o terceiro integrante de uma estratégia de sucesso: um sistema de cobrança automatizado.
O Cobmais é uma boa pedida. Desenvolvido especificamente para cobranças, o software é ideal para atender escritórios jurídicos, credores e assessorias terceirizadas em qualquer etapa do recebimento de dívidas.
Entre todas as funcionalidades que o sistema oferece, tem o envio de mensagens SMS e WhatsApp. Conheça os detalhes abaixo!
Envio de mensagens via WhatsApp
Que o impacto do WhatsApp é grande entre os brasileiros não é novidade: o próprio presidente do app considerou o Brasil como o país do WhatsApp.
Dados mostram que 9 em cada 10 pessoas verificam o aplicativo pelo menos uma vez ao dia; 59% abrem o WhatsApp diversas vezes e 36% deixam ele aberto o tempo todo. Os dados são de uma pesquisa da Opinion Box.
Não há dúvidas de que app é parte importante da rotina dos brasileiros e da forma como se comunicam.
E é por isso que no Cobmais o envio de mensagem por WhatsApp é possível! Esse disparo pode ser feito em lote ou individual, por meio de integração. Listamos a seguir as principais ações que você pode fazer dentro do sistema.
Mensagens pré-configuradas
No Cobmais você pode pré-configurar modelos de mensagens de cobrança pelo WhatsApp para aplicar em estratégias. Sem falar da possibilidade de personalizar o conteúdo delas com o apoio de variáveis de nome do cliente. Confira as opções disponibilizadas:
- Primeiro nome
- Nome completo
- Nome fantasia do cliente (no caso de cobrança B2B)
- CPF/CNPJ
- Dados do boleto
- Credor
- Nome do credor
- Contrato
- Tipo de contrato
- Código de acesso ao Portal de Autonegociação
- URL do Portal de Autonegociação
- Descrição do evento
- Campos adicionais
- Parcela
Envio de boletos
As mensagens de cobrança de boleto podem ser feitas via WhatsApp, com o envio de linha digitável ou arquivo PDF.
Acompanhamento de mensagens
O sistema permite acompanhar as mensagens enviadas para garantir que a comunicação está sendo realizada conforme o planejado.
Envio de SMS
Outra opção para enviar as suas mensagens é por SMS. Um dos grandes benefícios desse formato é que não importa qual o celular do seu cliente — pode ser do mais antigo ao de última geração —, a mensagem será entregue, sem necessidade de aplicativos ou internet.
Veja abaixo as funcionalidades do Cobmais relacionadas.
Cadastro de mensagens
Assim como o WhatsApp, o Cobmais permite o cadastro de mensagens pré-configuradas, que podem ser visualizadas, editadas ou excluídas, conforme o necessário.
Envio em massa ou individual
As mensagens podem ser enviadas em massa ou individualmente, dependendo da estratégia de cobrança definida.
Histórico de mensagens
O histórico de envios de SMS fica registrado no sistema, permitindo o acompanhamento das comunicações realizadas
Personalização das mensagens com variáveis
O uso de variáveis também está disponível para SMS. São elas:
- Primeiro nome
- Nome completo
- CPF/CNPJ
- Nome do credor
- Número do contrato
- Vencimento da parcela do contrato
- Atraso
- Valor em aberto do contrato
- Código de acesso ao Portal de Autonegociação
- URL do Portal de Autonegociação
- Valor da parcela de menor vencimento
- Descrição do evento (utilizada para exibir a descrição de um evento específico no sistema Cobmais. Essa variável pode ser incluída em mensagens para fornecer detalhes sobre o evento que está sendo registrado ou comunicado.)
Envio de SMS com boleto
Envie a linha digitável dos boletos unitários ou em lote em todas as etapas da cobrança. E, ainda, com a opção de ser boletos em linha digitável ou links de pagamento de cartão de crédito e Pix Copia e Cola.
Chegamos ao fim deste artigo e você conheceu as principais funcionalidades do Cobmais relacionadas ao disparo de mensagens. Junto com os modelos de mensagens de cobrança e as dicas para estratégias, as suas táticas têm potencial para serem bem-sucedidas.
Pronto para transformar sua gestão de cobranças? Experimente o Cobmais e descubra como é fácil personalizar suas mensagens, acompanhar seus resultados e recuperar seus créditos mais rápido. Clique no banner abaixo e agende uma demonstração gratuita. Nossos especialistas estão à sua disposição para te ajudar a otimizar seus processos.
