Publicado em 21 de agosto de 2023
Atualizado em 13 de outubro de 2025
A régua de cobrança automatizada é a estratégia ideal e básica para empresas que precisam de mais controle e objetividade, especialmente tratando-se de grandes carteiras de inadimplentes.
Se você se identifica com uma operação de grande porte ou que trabalha com valores altos a receber, é importante saber que o trabalho manual atrapalha a produtividade da equipe, dificulta o recebimento de dívidas e torna o dia a dia um verdadeiro caos.
Fique neste artigo e confira as principais diferenças entre uma régua de cobrança automatizada e manual, e qual a ideal para o seu negócio. Boa leitura!

O que é uma régua de cobrança?
A régua é o planejamento de todas as etapas da cobrança, desde a fase de envio de lembretes até a negativação, se houver necessidade.
É nela que você vai organizar com quantos dias de atraso as ações serão feitas, quais os melhores canais de comunicação para o seu devedor e quais estratégias devem ser aplicadas.
É válido dizer que todas as empresas que fazem cobranças, seja dos seus clientes ou de uma carteira de terceiros, trabalha com uma régua de cobrança. O que acontece é que nem sempre essa tática está bem estruturada e focada em melhorar o relacionamento com o consumidor para que, consequentemente, aumente as taxas de negociação e recebimento.
Para exemplificar, preparamos uma tabela com as principais diferenças entre a régua de cobrança automatizada e a manual. Veja abaixo.
Régua de cobrança manual | Régua de cobrança automatizada |
Trabalho é feito em planilhas e manualmente. O envio de boletos e mensagens é feito um a um, manualmente. | A operação acontece com o auxílio de um sistema de cobrança automático. Ações ocorrem de forma automatizada e com a possibilidade de agendamento para acontecerem conforme for desejado. |
Maior dificuldade para segmentar clientes, uma vez que o trabalho é feito por meio de análises manuais em planilhas. Todos os dados gerados pela régua precisam ser analisados manualmente e não há a possibilidade de filtrar por comportamento, valores e faixa de atraso. | Segmentação simples de ser feita e fácil de ser aplicada à régua de cobrança. Os dados gerados podem ser filtrados para ações futuras ou para mapear melhor o comportamento de devedores. |
Necessário alto nível de organização em relação ao layout, colunas e tabelas da planilha. Em caso de atualizações, pode ser necessário refazer algumas partes da tabela. Tudo isso aumenta o risco de falhas, inconsistências e esquecimentos. | Estrutura vem pronta, sem necessidade de gastar tempo com organizações — exceto a atenção na hora de cadastrar dados do devedor. Por acontecer de forma automatizada, a operação tem menos chances de ser afetada por erros humanos. |
Maior gasto de tempo com tarefas manuais relacionadas às planilhas: organização de layout, de informações, de fórmulas e de tabelas. Isso gera impacto na recuperação de dívidas, mais custo operacional e atrasos. | Time não precisa se preocupar com tarefas manuais. Uma vez que as ações estão agendadas, elas acontecerão de forma automática, e operadores passam a ter mais tempo para focar em estratégias importantes. |
Produção de relatórios com alto nível de complexidade. Requer muita atenção para analisar dados, entender o que é relevante e computar tudo em um novo documento. | Relatórios são gerados facilmente: o sistema captará todas as informações da sua régua de cobrança e automaticamente reunirá em um documento. |
Quais os benefícios de automatizar a régua de cobrança?
Com a tabela acima, você pôde visualizar que há diferenças relevantes entre o método de trabalho manual e automático. É claro que a régua de cobrança em Excel ou Google Planilhas pode fazer sentido para pequenos negócios, porém, isso não se aplica a grandes carteiras.

Abaixo, listamos alguns benefícios importantes sobre automatizar a régua de cobrança. Confira!
Ritmo de envio mais seguro
As tarefas automatizadas oferecem um diferencial importante: a garantia de um ritmo de envio de ações mais segura. Como assim? Uma vez que todas as atividades estão programadas na sua régua, não é preciso se preocupar com o esquecimento de disparos. Automaticamente, as tarefas vão ser feitas, no dia e horário pertinente.
Dessa forma, você garante que a cobrança aconteça como planejado e que o fluxo de trabalho se mantém dinâmico.
Possibilidade de testar novas ações
Tentativa e erro fazem parte de qualquer estratégia. É esse processo de experimentação e teste que proporciona o aprendizado, a exatidão e planejamentos eficazes.
A régua de cobrança automatizada é uma ótima forma de obter dados e, com eles, você tem mais espaço para testar e entender o que faz sentido para os seus consumidores.
Como criar uma régua de cobrança?
O primeiro passo para criar a sua régua é planejar como ela acontecerá. Depois de desenhar a estratégia, aí sim, você poderá agendar as ações em seu sistema de cobrança.
Abaixo listamos os pontos que você deve estruturar:
- Gatilhos e condições: por atraso (D+), por evento (contato, promessa, negociação), por perfil.
- Canais: SMS, WhatsApp, e-mail, discador.
- Regras de pausa/saída da régua: pagamento total, acordo firmado, acionamento jurídico etc.
Como implementar régua de cobrança automática?
Após criar a sua estratégia, seguindo os pontos acima, chegou o momento de pensar na automação. Para isso, é necessário ter um sistema de cobrança como o Cobmais, que operada como um CRM de cobrança, ou seja, automatiza ações e centraliza informações em uma única plataforma.

Conheça alguma das funcionalidades do Cobmais para quem quer uma operação com régua automatizada.
Régua de cobrança automatizada
Com a estratégia pronta, chegou a hora de pôr a mão na massa. No Cobmais, a funcionalidade de régua de cobrança é um recurso intuitivo e visual para organizar toda a tática de relacionamento de uma forma fácil, com apenas alguns cliques e arrastando as ações desejadas.
Gestores podem agendar o envio de SMS, e-mail, WhatsApp, ou quando será acionada uma ligação para o devedor, por exemplo.
Também há outras ações disponíveis, como a negativação, envio de boletos, enviar o contrato para a fila de cobrança e muito mais!
Abaixo, veja a prévia de nossa régua de cobrança.

Opções de canais de comunicação
E já que o objetivo é melhorar o relacionamento com o devedor e, consequentemente, melhorar as chances de recebimento, é necessário contar com diferentes canais de comunicação, que podem ser utilizados em cada etapa da cobrança.
No Cobmais, é possível integrar com WhatsApp, SMS, e-mail e discadores, que oferecem múltiplas possibilidades para a sua estratégia!
Vale dizer que o uso dessas ferramentas de forma integrada economiza tempo da sua equipe, que deixa de fazer o disparo um a um e manualmente para uma rotina em que é possível fazer envios em massa e agendados.
Integrações
Com mais de 80 integrações disponíveis, o Cobmais oferece um leque de possibilidades para quem quer trabalhar uma régua de cobrança automatizada e com todas as funcionalidades centralizadas.
Além das ferramentas de mensagens, conte com a opção de negativar, enviar boletos entre muitas outras.
👉 Conheça em nossa página de integrações todas as possibilidades.
Dashboards e relatórios em tempo real
Já comentamos que o trabalho manual dificulta a geração de relatórios e ter esses dados em tempo real não é uma opção para quem atua com planilhas.
Com o Cobmais você consegue ter acesso a dashboards e relatórios, que vão trazer atualizações e dados sobre o desempenho da sua equipe e da sua estratégia de régua de cobrança.

A régua de cobrança automatizada é o caminho para empresas que buscam agilizar a operação, reduzir o retrabalho e aumentar a eficiência na recuperação de valores.
Com o Cobmais, você centraliza processos, automatiza tarefas e ganha total controle sobre cada etapa da régua — da segmentação de devedores ao envio das comunicações mais estratégicas. Se sua equipe ainda depende de planilhas ou ferramentas desconectadas, é hora de evoluir para uma gestão mais inteligente e precisa. Conheça o Cobmais e descubra como a automação pode transformar sua régua de cobrança e os resultados da sua operação.

Perguntas frequentes
Régua de cobrança é um fluxo que planeja a comunicação com o devedor e as etapas do recebimento de dívidas. É nessa estratégia que gestores planejam todas as fases da cobrança, desde o envio de lembretes amigáveis até a negativação.
A régua de cobrança manual é adequada para pequenas empresas e carteiras abaixo de cem inadimplentes.
As principais diferenças são a possibilidade de automatizar tarefas, aumento da produtividade do time e ausência de planilhas.
Para beneficiar-se das vantagens da régua de cobrança automatizada é importante, primeiramente, ter um sistema de cobrança que permita agendamento de tarefas.
Aumento da produtividade da equipe de cobrança, redução de erros, redução de custos operacionais, integração com outras ferramentas etc.