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Publicado em 21 de agosto de 2023
Atualizado em 13 de outubro de 2025

A régua de cobrança automatizada é a estratégia ideal e básica para empresas que precisam de mais controle e objetividade, especialmente tratando-se de grandes carteiras de inadimplentes.  

Se você se identifica com uma operação de grande porte ou que trabalha com valores altos a receber, é importante saber que o trabalho manual atrapalha a produtividade da equipe, dificulta o recebimento de dívidas e torna o dia a dia um verdadeiro caos. 

Fique neste artigo e confira as principais diferenças entre uma régua de cobrança automatizada e manual, e qual a ideal para o seu negócio. Boa leitura! 

O que é uma régua de cobrança?

A régua é o planejamento de todas as etapas da cobrança, desde a fase de envio de lembretes até a negativação, se houver necessidade.  

É nela que você vai organizar com quantos dias de atraso as ações serão feitas, quais os melhores canais de comunicação para o seu devedor e quais estratégias devem ser aplicadas.  

É válido dizer que todas as empresas que fazem cobranças, seja dos seus clientes ou de uma carteira de terceiros, trabalha com uma régua de cobrança. O que acontece é que nem sempre essa tática está bem estruturada e focada em melhorar o relacionamento com o consumidor para que, consequentemente, aumente as taxas de negociação e recebimento.  

Para exemplificar, preparamos uma tabela com as principais diferenças entre a régua de cobrança automatizada e a manual. Veja abaixo.  

Régua de cobrança manual   Régua de cobrança automatizada 
Trabalho é feito em planilhas e manualmente.  O envio de boletos e mensagens é feito um a um, manualmente.  A operação acontece com o auxílio de um sistema de cobrança automático. Ações ocorrem de forma automatizada e com a possibilidade de agendamento para acontecerem conforme for desejado.   
Maior dificuldade para segmentar clientes, uma vez que o trabalho é feito por meio de análises manuais em planilhas.  
 
Todos os dados gerados pela régua precisam ser analisados manualmente e não há a possibilidade de filtrar por comportamento, valores e faixa de atraso.  
Segmentação simples de ser feita e fácil de ser aplicada à régua de cobrança.   Os dados gerados podem ser filtrados para ações futuras ou para mapear melhor o comportamento de devedores.  
 Necessário alto nível de organização em relação ao layout, colunas e tabelas da planilha.   Em caso de atualizações, pode ser necessário refazer algumas partes da tabela.   Tudo isso aumenta o risco de falhas, inconsistências e esquecimentos.    Estrutura vem pronta, sem necessidade de gastar tempo com organizações — exceto a atenção na hora de cadastrar dados do devedor.    Por acontecer de forma automatizada, a operação tem menos chances de ser afetada por erros humanos.  
 Maior gasto de tempo com tarefas manuais relacionadas às planilhas: organização de layout, de informações, de fórmulas e de tabelas.   Isso gera impacto na recuperação de dívidas, mais custo operacional e atrasos.   Time não precisa se preocupar com tarefas manuais. Uma vez que as ações estão agendadas, elas acontecerão de forma automática, e operadores passam a ter mais tempo para focar em estratégias importantes.   
 Produção de relatórios com alto nível de complexidade. Requer muita atenção para analisar dados, entender o que é relevante e computar tudo em um novo documento.    Relatórios são gerados facilmente: o sistema captará todas as informações da sua régua de cobrança e automaticamente reunirá em um documento.  

Quais os benefícios de automatizar a régua de cobrança?

Com a tabela acima, você pôde visualizar que há diferenças relevantes entre o método de trabalho manual e automático. É claro que a régua de cobrança em Excel ou Google Planilhas pode fazer sentido para pequenos negócios, porém, isso não se aplica a grandes carteiras.

Régua de cobrança automatizada
A régua de cobrança em planilha pode dificultar a segmentação dos clientes.

Abaixo, listamos alguns benefícios importantes sobre automatizar a régua de cobrança. Confira!

Ritmo de envio mais seguro

As tarefas automatizadas oferecem um diferencial importante: a garantia de um ritmo de envio de ações mais segura. Como assim? Uma vez que todas as atividades estão programadas na sua régua, não é preciso se preocupar com o esquecimento de disparos. Automaticamente, as tarefas vão ser feitas, no dia e horário pertinente.

Dessa forma, você garante que a cobrança aconteça como planejado e que o fluxo de trabalho se mantém dinâmico.

Possibilidade de testar novas ações

Tentativa e erro fazem parte de qualquer estratégia. É esse processo de experimentação e teste que proporciona o aprendizado, a exatidão e planejamentos eficazes.

A régua de cobrança automatizada é uma ótima forma de obter dados e, com eles, você tem mais espaço para testar e entender o que faz sentido para os seus consumidores.

Como criar uma régua de cobrança?

O primeiro passo para criar a sua régua é planejar como ela acontecerá. Depois de desenhar a estratégia, aí sim, você poderá agendar as ações em seu sistema de cobrança.

Abaixo listamos os pontos que você deve estruturar:

  • Gatilhos e condições: por atraso (D+), por evento (contato, promessa, negociação), por perfil.
  • Canais: SMS, WhatsApp, e-mail, discador.
  • Regras de pausa/saída da régua: pagamento total, acordo firmado, acionamento jurídico etc.

Como implementar régua de cobrança automática?

Após criar a sua estratégia, seguindo os pontos acima, chegou o momento de pensar na automação. Para isso, é necessário ter um sistema de cobrança como o Cobmais, que operada como um CRM de cobrança, ou seja, automatiza ações e centraliza informações em uma única plataforma.

Régua de cobrança automatizada
A alteração da régua em sistemas é muito mais prática para a rotina de trabalho.

Conheça alguma das funcionalidades do Cobmais para quem quer uma operação com régua automatizada.

Régua de cobrança automatizada

Com a estratégia pronta, chegou a hora de pôr a mão na massa. No Cobmais, a funcionalidade de régua de cobrança é um recurso intuitivo e visual para organizar toda a tática de relacionamento de uma forma fácil, com apenas alguns cliques e arrastando as ações desejadas.

Gestores podem agendar o envio de SMS, e-mail, WhatsApp, ou quando será acionada uma ligação para o devedor, por exemplo.

Também há outras ações disponíveis, como a negativação, envio de boletos, enviar o contrato para a fila de cobrança e muito mais!

Abaixo, veja a prévia de nossa régua de cobrança.

Tela da régua de cobrança do Cobmais
Tela da régua de cobrança do Cobmais.

Opções de canais de comunicação

E já que o objetivo é melhorar o relacionamento com o devedor e, consequentemente, melhorar as chances de recebimento, é necessário contar com diferentes canais de comunicação, que podem ser utilizados em cada etapa da cobrança.

No Cobmais, é possível integrar com WhatsApp, SMS, e-mail e discadores, que oferecem múltiplas possibilidades para a sua estratégia!

Vale dizer que o uso dessas ferramentas de forma integrada economiza tempo da sua equipe, que deixa de fazer o disparo um a um e manualmente para uma rotina em que é possível fazer envios em massa e agendados.

Integrações

Com mais de 80 integrações disponíveis, o Cobmais oferece um leque de possibilidades para quem quer trabalhar uma régua de cobrança automatizada e com todas as funcionalidades centralizadas.

Além das ferramentas de mensagens, conte com a opção de negativar, enviar boletos entre muitas outras.

👉  Conheça em nossa página de integrações todas as possibilidades.

Dashboards e relatórios em tempo real

Já comentamos que o trabalho manual dificulta a geração de relatórios e ter esses dados em tempo real não é uma opção para quem atua com planilhas.

Com o Cobmais você consegue ter acesso a dashboards e relatórios, que vão trazer atualizações e dados sobre o desempenho da sua equipe e da sua estratégia de régua de cobrança.

Relatório de monitoria de qualidade call center
O relatório de acompanhamento de acordos pode ser uma forma de identificar a necessidade de melhorias.

A régua de cobrança automatizada é o caminho para empresas que buscam agilizar a operação, reduzir o retrabalho e aumentar a eficiência na recuperação de valores.

Com o Cobmais, você centraliza processos, automatiza tarefas e ganha total controle sobre cada etapa da régua — da segmentação de devedores ao envio das comunicações mais estratégicas. Se sua equipe ainda depende de planilhas ou ferramentas desconectadas, é hora de evoluir para uma gestão mais inteligente e precisa. Conheça o Cobmais e descubra como a automação pode transformar sua régua de cobrança e os resultados da sua operação.

Perguntas frequentes

O que é uma régua de cobrança? 

Régua de cobrança é um fluxo que planeja a comunicação com o devedor e as etapas do recebimento de dívidas. É nessa estratégia que gestores planejam todas as fases da cobrança, desde o envio de lembretes amigáveis até a negativação.

Quando escolher a régua manual?

A régua de cobrança manual é adequada para pequenas empresas e carteiras abaixo de cem inadimplentes.

Quais as principais diferenças entre régua automatizada e manual?

 As principais diferenças são a possibilidade de automatizar tarefas, aumento da produtividade do time e ausência de planilhas.

Como funciona a régua de cobrança automatizada?

Para beneficiar-se das vantagens da régua de cobrança automatizada é importante, primeiramente, ter um sistema de cobrança que permita agendamento de tarefas.

Quais os benefícios da régua de cobrança automatizada?

Aumento da produtividade da equipe de cobrança, redução de erros, redução de custos operacionais, integração com outras ferramentas etc.

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Cobmais é o sistema de cobrança automatizado para gestão completa de inadimplentes!

Confira as vantagens e funcionalidades para o seu negócio.
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