Saber como organizar um setor de cobrança para um ano de sucesso é um aspecto importante para qualquer gestor. Encontrar novos meios de atingir metas, contornar pontos que não foram positivos em 2023 e evoluir como equipe faz toda a diferença para o sucesso dos próximos meses.
Pensando nisso, nós desenvolvemos este conteúdo com dicas que vão ajudar a planejar diferentes áreas do trabalho da cobrança e, consequentemente, tornar a rotina mais organizada e clara para todo time. Boa leitura!
Importância do planejamento do setor de cobrança para 2024
O planejamento, seja do trimestre, semestre ou anual, é crucial para que empresas possam visualizar aonde querem chegar e o que precisam para fazer isso. É o momento em que gestores e equipe traçam metas e objetivos, assim como decidem quais ações devem ser feitas para atingir os resultados esperados.
Como cita o livro Alice no país das maravilhas, “se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve”. A frase é bastante válida para o mundo empresarial e, de fato, se o seu setor não estabelece um norte para 2024, como gestores saberão qual direção devem percorrer?
O planejamento é uma forma de olhar para o futuro e construir, degrau por degrau, a subida para o sucesso de um time. É o momento de compreender quais erros foram cometidos em 2023, o que pode ser melhorado e quais os recursos para isso.
Também é um meio de medir o desenvolvimento da equipe de cobrança. Se o departamento tem metas, é possível registrar o porcentual de crescimento de uma ação e compreender se o time está avançando ou retrocedendo, por exemplo.
Como organizar o setor de cobrança para 2024?
Se você está na etapa de planejamento e quer uma lista para guiá-lo durante o processo, confira abaixo as nossas dicas de como organizar o setor de cobrança para o próximo ano.
Analise as estratégias utilizadas em 2023 (e os erros e acertos)
Antes de traçar metas e objetivos, é importante começar do zero e fazer uma retrospectiva de 2023. Quais foram os principais desafios do time de cobrança? Quais foram os pontos que surpreenderam positivamente a equipe? Erros, acertos e aprendizados?
Essas são algumas perguntas para iniciar a análise de 2023. Uma forma de coletar as informações necessárias é organizar uma reunião de departamento para que cada um conte as percepções do ano. Também vale que os colaboradores façam um relatório compartilhando essas ideias, assim, o gestor pode ordenar tudo e ter um panorama sob o olhar da equipe.
Em relação às estratégias que surtiram bons resultados, líderes podem estudar a possibilidade de replicá-las em 2024. Mas atenção: essa ação deve ser acompanhada mensalmente, para garantir que faz sentido para o cenário do próximo ano.
Examine as campanhas motivacionais já feitas
Após ter em mãos as informações gerais sobre 2023, é o momento de estudar as campanhas motivacionais que foram feitas para a equipe. A verdade é que muitas vezes líderes e donos de empresa são bastante exigentes com colaboradores, sem compreender que um time é composto por pessoas, e pessoas precisam ser incentivadas.
O alto nível de exigência e as tarefas excessivas junto com um ambiente de trabalho que não valoriza funcionários pode ser o estopim para que os seus profissionais fiquem desmotivados e desinteressados nos objetivos da sua empresa.
É importante fazer com que eles se sintam pertencentes ao progresso do negócio e que, acima de tudo, sejam reconhecidos pelos seus esforços.
Por isso, durante o planejamento, reveja se as ações de engajamento foram eficazes. Se sim, elas podem ser replicadas ou otimizadas. Caso não, é importante abrir espaço para ouvir colaboradores e estudar novas opções.
Desenvolva metas e objetivos para 2024
Depois de analisar os tópicos anteriores, chegou a hora de pôr a mão na massa e desenvolver metas e objetivos. Com os números adquiridos no estudo de 2023, você terá insumos suficientes para pensar onde quer chegar.
Um meio para construir essa etapa é por meio de OKR, sigla para Objectives and Key Results (em português, Objetivos e resultados-chave). Para que você conheça mais do assunto e como aplicar, separamos um vídeo do canal André Arcas.
Realoque os recursos disponíveis
É durante o planejamento para 2024 que você deve estudar a necessidade de realocar recursos, sejam eles financeiros ou humanos. Com as metas e objetivos desenvolvidos, ficará mais fácil compreender quem pode se responsabilizar por determinadas tarefas, quais investimentos o departamento necessita etc.
Saber como organizar um setor de cobrança exige o olhar analítico para realocar recursos, sem que isso prejudique o desempenho do pessoal com excesso de trabalho ou tarefas que não condizem com a habilidade de cada um.
Crie novas estratégias para recuperação de dívidas
Volte ao último ano e observe quais são os meses em que houve melhor recuperação e quais foram piores. Conhecer o histórico de cobrança e compreender sazonalidades pode ajudar a sua equipe a se preparar com antecedência para 2024.
Vale tirar um momento para estudar, discutir estratégias, repensar processos e ter um “plano de emergência” para cenários mais complexos.
Invista em tecnologia para cobrança
Para que suas estratégias sejam eficazes é importante ter em mãos um bom sistema de cobrança. A tecnologia tem muito a agregar dentro da rotina de um departamento, como a implementação de uma régua de cobrança, melhor gerenciamento da carteira de inadimplentes, geração de relatórios, acompanhamento do trabalho da assessoria etc.
Comece por identificar as dificuldades da sua empresa e como um software poderia auxiliar a solucionar as principais dores do seu departamento. Essa é uma forma de iniciar a escolha do seu sistema.
Planeje um calendário de treinamentos
Entre as ideias para setor de cobrança que não podem faltar está o calendário de treinamentos. Nesse documento fica registrado todos os cursos e palestras que acontecerão ao longo do ano e qual o objetivo deles.
Uma dica para pensar nas formações necessárias é analisar as maiores dores da sua equipe e da empresa, assim como os pontos que necessitam evoluir.
Depois, o gestor deve descrever planos de treinamento para a equipe de cobrança, com foco em habilidades de comunicação, negociação etc.
Estabeleça processos de avaliação de risco
A análise de risco faz a diferença para a gestão de inadimplência e é crucial em uma estratégia de cobrança. Aliás, esse trabalho deve começar no momento em que o crédito é concedido ao cliente. Para o novo ano, a sua equipe deve reforçar esse processo com o intuito de evitar o aumento do endividamento dentro da sua carteira.
Portanto, considere planejar essa frente de trabalho ainda no início de 2024, para que ao longo do ano seja possível colher os frutos dessa mudança.
Implante métodos de avaliação e aprendizado contínuo
Outra dica sobre como organizar um setor de cobrança é a inserção de projetos de avaliação e aprendizado contínuo dos colaboradores. O objetivo não é prejudicar os funcionários por algum erro cometido ou meta que não foi batida, e sim ajudar o desenvolvimento pessoal.
Por isso, a avaliação deve entrar no planejamento do ano, para que a evolução do colaborador seja registrada e ajude o profissional a compreender o quanto ele cresceu dentro do período.
Já o incentivo ao aprendizado contínuo deve acontecer por meio de ações que instiguem a equipe a buscar conhecimento, o que refletirá no sucesso dos resultados. A empresa pode oferecer ajuda de custo para cursos, pós-graduações e eventos relacionados à cobrança.
Padronize os relatórios que serão utilizados durante o ano
Os relatórios são ferramentas importantes para documentar todo o trabalho feito. O ideal é que eles sejam feitos periodicamente, de acordo com a necessidade. Por exemplo, mensalmente, trimestralmente etc. Dessa forma, todas as ações e acontecimentos ficam registrados, tanto para apresentar à diretoria como para consultar quando necessário.
Aproveite o início do ano para listar quais são os relatórios necessários e as informações que não podem faltar, assim como desenvolver o modelo do documento.
Saber como organizar um setor de cobrança para um 2024 não precisa ser um bicho de sete cabeças! Com as nossas dicas, o trabalho será mais fácil e categorizado, possibilitando oportunidades para o crescimento da equipe.
O importante é levar a sério essa tarefa e se comprometer com elas, para que todo o planejamento aconteça conforme o esperado.
Após ler este conteúdo, te convidamos a dar um passo importante em suas operações e conhecer o Cobmais, CRM de cobrança. Clique no banner abaixo para saber mais e solicitar uma demonstração!
