A planilha de cobrança ainda é o principal meio de controlar o recebimento de dívidas da sua empresa? Esse formato pode fazer sentido para pequenos negócios, mas se você trabalha com uma grande carteira ou produtos ou serviços com ticket médio alto, é bem provável que não faltem desafios na rotina da sua equipe.
Siga na leitura e confira seis sinais de que as planilhas de controle de cobrança não servem mais para a sua operação e entenda como a tecnologia pode contribuir para solucionar os gargalos.
⚠️ Sinais que a planilha não funciona mais para sua operação
O uso de planilhas na cobrança pode parecer uma solução simples no início, mas com o crescimento da operação elas deixam de acompanhar a complexidade da rotina. A ausência de automação, o risco de erros e a dificuldade de centralizar informações são sinais claros de que chegou a hora de repensar o processo.
A seguir, listamos os principais sinais que indicam que as planilhas já não dão conta da sua operação de cobrança.
1. Volume de dados incontroláveis
Durante o dia a dia do trabalho, você já tentou abrir diversas planilhas, abas, colunas e mesmo assim as informações continuaram desorganizadas e difíceis de serem visualizadas?
A verdade é que, conforme cresce a sua carteira, os dados também se multiplicam e, de repente, fica impossível gerenciar tudo em uma planilha.
Se você passa por essa situação, em que tabelas não dão mais conta das necessidades de armazenamento de informações da sua empresa, fique atento, pois esse é um sinal claro de que as planilhas já não condizem mais com o que a sua operação precisa.
2. Erros e inconsistências recorrentes
Com os dados desorganizados e a falta de controle, começa a ocorrer erros e inconsistências em informações.
Seja pela dificuldade em manter tudo registrado ou por erros humanos, é comum que as planilhas deixem de refletir a realidade da empresa, e o histórico do consumidor se torna um verdadeiro caos.
Diante desse cenário, podem acontecer cobranças indevidas, perda de controle sobre o que já foi feito ou precisa ser feito, quando foi a última vez que o devedor foi acionado, etc.
3. Necessidade de múltiplas ferramentas para fazer a cobrança
Uma das grandes desvantagens do uso da planilha de cobrança é que nem todo trabalho pode ser feito nela, e nisso, você precisa contratar ferramentas extras para todas as ações necessárias.
Por exemplo, sua régua de cobrança está em uma planilha, mas os seus operadores precisam fazer envios manuais de lembretes no WhatsApp, cliente por cliente.
E isso é só uma parte da operação! Ferramentas de e-mail, de SMS, discadores e negativação são exemplos de funcionalidades necessárias e que são contratadas a parte quando o trabalho acontece em planilhas.
4. Dificuldade de colaboração entre equipes
Se a sua equipe de cobrança trabalha em conjunto, a planilha pode se tornar um obstáculo. O compartilhamento em tempo real é limitado, as atualizações podem se perder e, muitas vezes, duas pessoas acabam editando dados diferentes sem visibilidade do todo.
Esse cenário gera retrabalho, falhas de comunicação e até conflitos internos — um sinal claro de que a operação precisa de uma plataforma colaborativa.
5. Ausência de histórico com detalhes
Outro sinal importante é a falta de um histórico confiável. Em planilhas, é difícil acompanhar quando o cliente foi contatado pela última vez, qual canal foi utilizado ou quais foram os acordos feitos.
Sem esse nível de detalhamento, a equipe perde contexto, repete tentativas de contato de forma desordenada e compromete a experiência do devedor.
6. Dificuldade em aplicar réguas de cobrança
Planilhas não permitem a criação de réguas de cobrança inteligentes. Isso significa que sua equipe precisa enviar cada e-mail, SMS ou mensagem no WhatsApp de forma manual, cliente por cliente.
Além de consumir tempo, essa limitação atrasa o processo, reduz a taxa de recuperação e mostra que o negócio já precisa dar um próximo passo rumo à automação.
Principais problemas de usar planilhas
Além de estar atento a alguns sinais de que a planilha de cobrança não faz sentido para sua operação, vale entender quais são os problemas de usar esse método e insistir no formato.
Abaixo, resumimos alguns problemas comuns em rotinas com planilhas:
- Perda de tempo com tarefas manuais.
- Baixa produtividade de equipes pequenas com carteiras grandes.
- Falta de escalabilidade para empresas em crescimento.
- Atrasos na tomada de decisão por ausência de relatórios confiáveis (relatórios limitados)
Como um sistema de cobrança automatizado pode ajudar?
Quando a planilha de cobrança deixa de acompanhar o ritmo da operação, é sinal de que chegou a hora de contar com a tecnologia. Nesse momento, o sistema de cobrança automatizado se torna um aliado indispensável, capaz de oferecer recursos que uma planilha jamais conseguirá entregar.
Um software especializado não apenas organiza informações, mas também automatiza processos, reduz falhas manuais e oferece relatórios em tempo real para apoiar decisões estratégicas. Isso significa mais produtividade para a equipe e mais eficiência na recuperação de valores.
Entre as opções disponíveis no mercado, o Cobmais se destaca por ser um sistema desenvolvido para acompanhar a escalabilidade das empresas e atender diferentes perfis de operação — desde credores que atuam com carteira própria, até assessorias terceirizadas e escritórios jurídicos.
A seguir, destacamos algumas das funcionalidades do Cobmais que podem transformar sua rotina de cobrança e levar sua operação a um novo nível de eficiência.
Automação de disparo de mensagens (WhatsApp, SMS e e-mail)
Empresas que trabalham com planilhas provavelmente fazem os disparos de mensagens e e-mails manualmente, devedor por devedor. A depender do tamanho da sua carteira, esse processo pode levar horas!
Em um sistema como o Cobmais, o envio de lembretes, comunicados ou boletos pode ser feito de forma automatizada.
Com o auxílio de nossa régua de cobrança, gestores podem agendar data e horário para as ações acontecerem e, ainda, é possível fazer disparos de forma individual ou em lote, o que é muito útil para grandes carteiras.
Em pouquíssimos minutos, os seus devedores receberão mensagens e o seu time economizará tempo!
Histórico centralizado de negociações
Você já sabe que com as planilhas é desafiador ter um histórico dos devedores. Afinal, o trabalho acontece de forma manual e, por consequência, é difícil conseguir anotar cada ação feita.
Com o Cobmais, cada evento realizado é registrado automaticamente no histórico do cliente — e isso pode ser visualizado em uma tela única, junto aos dados de contato e atualizações da dívida.
Abaixo, veja a tela de telecobrança do Cobmais. À esquerda, você tem todos os dados do cliente e informações do contrato referente à dívida; à direita, o histórico de ações.
Integração com grandes sistemas do mercado
Uma das grandes desvantagens de se trabalhar com planilhas é a falta de possibilidade de integrar com sistemas importantes para a operação e a necessidade de navegar por diversas ferramentas para conseguir fazer o trabalho.
Na operação manual, se torna comum a dificuldade de centralizar tudo em um único software, o que afeta a produtividade da equipe, que se vê na necessidade de trocar de abas o tempo todo, assim como organizar informações de diversos sistemas em uma planilha.
No Cobmais isso não é um problema. Com mais de 80 integrações, o sistema de cobrança pode ser integrado com:
- Assinatura eletrônica
- Boletos
- Discadores
- SMS
- ERPs
- Gateways de pagamento
- Localização cadastral
- Negativação
- Portais de negociação
- Publicações jurídicas
Dashboards e relatórios em tempo real
Montar dashboards em planilhas pode até funcionar em operações menores, mas à medida que a cobrança cresce, esse recurso se mostra cada vez mais limitado. Além de exigir domínio de fórmulas complexas e de funcionalidades específicas, a equipe fica exposta a riscos como desconfigurações, duplicidade de dados e necessidade de constantes ajustes para manter as informações atualizadas.
Esse cenário gera um gargalo operacional: em vez de dedicar tempo à análise estratégica dos resultados e ao planejamento de ações, os profissionais acabam presos em tarefas manuais, gastando horas para reunir, tratar e organizar dados. O resultado é uma visão atrasada da operação, que muitas vezes não reflete a realidade em tempo real.
Por outro lado, ao utilizar um sistema de cobrança como o Cobmais, relatórios e dashboards são disponibilizados automaticamente, com dados atualizados a cada movimentação. Isso garante informações confiáveis e instantâneas sobre índices de inadimplência, status das negociações, produtividade da equipe e evolução das metas.
Régua de cobrança automatizada
Embora muitos gestores montem réguas de cobrança em planilhas, elas não acontecerão de forma automática, e o trabalho seguirá sendo manual.
No Cobmais, você cria a sua régua de cobrança de forma intuitiva, com a possibilidade de agendar tarefas para acontecerem no dia e horário desejado.
A régua é composta por etapas que representam os diferentes níveis de atraso da dívida. Cada etapa pode ter ações específicas, como envio de mensagens, notificações ou até mesmo negativação do cliente.
O sistema permite acompanhar as ações já executadas e as que estão programadas para o futuro, facilitando a gestão do processo de cobrança.
Gestão de equipes
A gestão de equipe feita em planilhas é coisa do passado! No Cobmais, há um leque de possibilidades e ferramentas que vão tornar a rotina de gestores mais fácil. Abaixo, listamos algumas:
- Adicionar ou remover operadores das equipes definidas no Cobmais.
- Distribuição de contratos entre as equipes.
- Transferência de operador de uma equipe para outra.
- Gestão de comissão de operadores.
Se por um lado as planilhas podem até atender operações pequenas, por outro elas rapidamente se tornam um obstáculo para quem busca eficiência, escalabilidade e controle estratégico na cobrança. Os riscos de erros, a dificuldade em atualizar dados e a falta de automação acabam atrasando a equipe e limitando os resultados.
Com um sistema de cobrança automatizado, como o Cobmais, sua empresa ganha dashboards e relatórios em tempo real, automação de tarefas repetitivas, integrações com ferramentas do mercado e toda a estrutura necessária para profissionalizar a operação.
Não espere a sobrecarga das planilhas comprometer a produtividade do seu time. Dê o próximo passo para uma cobrança mais ágil, eficiente e estratégica. Solicite uma demonstração do Cobmais e descubra como transformar sua operação de cobrança.
