A recuperação de dívidas é uma verdadeira corrida contra o tempo: grandes carteiras para serem acionadas, e quanto maior a demora, menor as chances de recuperação. Fazer a gestão disso tudo e ainda manter a produtividade na cobrança pode ser tarefa complexa para gestores.
Produtividade não significa apenas “fazer mais com menos”, significa agir de forma inteligente, reduzindo desperdícios de tempo e recursos, priorizando contatos estratégicos e aproveitando ao máximo a tecnologia disponível para gerar eficiência operacional.
Pensando nisso, escrevemos este artigo para te mostrar quais são os principais desafios que minam a produtividade da equipe, como melhor isso e, por fim, como a tecnologia pode dar um ganho de até 60%. Boa leitura!
Qual a importância da produtividade em cobrança?
Em operações de cobrança, produtividade não é apenas uma métrica de desempenho, é um fator estratégico que impacta diretamente a recuperação de valores e a sustentabilidade financeira da empresa.
Isso porque em cobrança, quanto mais ágil e eficiente for o processo, maiores são as chances de receber o crédito antes que ele se torne irrecuperável.
Como aumentar a produtividade da equipe?
A busca pelo aumento da produtividade é uma preocupação comum entre gestores, especialmente diante da pressão pela entrega de resultados e recuperação de dívidas.
A boa notícia é que melhorar os processos e o dia a dia de trabalho da equipe não precisa ser um bicho de sete cabeças e nem nada de outro mundo! Com alguns ajustes e atenção na rotina é possível fazer grandes mudanças.
Confira a seguir algumas dicas.
Definição de metas e indicadores
Vamos começar pelo básico: mapear metas e indicadores. Esses dados são uma mão na roda para todo gestor e possibilitam o entendimento sobre a produtividade da equipe, visualizar possíveis problemas e analisar o desempenho dos operadores.
Os números podem mostrar qual área precisa de mais atenção, quais atividades necessitam de reforços e, consequentemente, isso ajudará a entender onde a equipe deve investir mais energia, sem perder tempo com tarefas desnecessárias.
Planejamento
Trabalhar sem planejamento é sinônimo de desorganização. Sem estratégias, rotina e ações, o dia a dia pode ficar um tanto quanto perdido.
Saber o que deve ser feito, quando e como é essencial para que a equipe realize o recebimento de dívidas de forma organizada, sem que o pessoal fique perdido.
Feedback do time
Dar feedbacks aos membros do seu time faz ainda não faz parte da sua gestão? Temos alguns dados que vão fazer você repensar sobre a importância de implementar a prática. De acordo com levantamento da Select Software Reviews:
- Equipes que recebem feedback sobre seus pontos fortes são 8,9% mais lucrativas e 12,5% mais produtivas do que aquelas com avaliações focadas somente em pontos fracos.
- Empresas que implementam feedbacks contínuos de desempenho são 44% mais eficazes em reter talentos.
- O engajamento dos funcionários tem três vezes mais chances de acontecer quando membros da equipe recebem feedbacks consistentes.
Os retornos são ferramentas importantes para guiar os integrantes do seu time e ajudar cada um a evoluir dentro de suas necessidades.
O investimento contínuo no crescimento da equipe terá reflexo na produtividade e, consequentemente, na recuperação de dívidas.
Treinamento de equipe
Por falar em investir na equipe, o treinamento de todos os operadores é fundamental. Seja para aprender a política de cobranças da empresa ou para utilizar melhor o software de cobrança, existem muitas habilidades técnicas e comportamentais que podem ser ensinadas.
Dica: com a ajuda dos feedbacks você pode construir um plano de desenvolvimento para os seus operadores, onde vai incluir os treinamentos necessários de acordo com as necessidades daquela pessoa.
Tecnologia
A tecnologia é um fator decisivo na produtividade de um time de cobrança. Ao lidar com grandes carteiras, fica impossível gerenciar tudo em planilhas ou em outros métodos manuais.
É por isso que os sistemas de cobrança CRM (Customer Relationship Management) se consolidaram como ferramentas indispensáveis. Eles não apenas gerenciam contatos, mas automatizam integralmente processos e tarefas repetitivas (como o envio de comunicações, a segmentação da carteira e a criação de réguas de cobrança), liberando o time para focar na negociação estratégica.
Quais os principais desafios que afetam a produtividade na cobrança?
Por ser um fator estratégico tão importante, a produtividade é algo que deve ser lapidada diariamente, seja melhorando processos ou compreendendo as dificuldades que o time enfrenta.
Abaixo, listamos os principais desafios que gestores esbarram quando o assunto é ter uma cobrança mais produtiva.
Alto volume de devedores para uma equipe sem estrutura
Grandes carteiras e equipes sem boa estrutura de trabalho não combinam. Por mais que você tenha um número considerável de funcionários, se eles não contam com as ferramentas certas e os meios necessários, nunca conseguirão manter a produtividade.
Falta de organização dos processos de cobrança
Processos sem padronização, dados desorganizados, ausência de ferramentas e formatos antiquados (como planilhas) são alguns pontos que podem minar o bom desempenho da equipe.
Falta de automação
Todo o trabalho é feito sem o auxílio de um CRM de cobrança. Operadores fazem tudo manualmente, como o disparo de mensagens e boletos, e em planilhas.
Ausência de relatórios para tomar decisões
A falta de relatórios exatos e organizados é mais um dos desafios da produtividade. Sem informações consistentes a respeito da operação, gestores não conseguem aprimorar estratégias e resolver possíveis problemas.
Como a tecnologia resolve desafios e aumenta a produtividade?
Falamos ao longo deste artigo que CRMs de cobrança são peça-chave para equipes organizarem o dia a dia e aumentarem a produtividade. É importante que o sistema ofereça as ferramentas certas e que estejam de acordo com as suas estratégias.
O Cobmais é uma opção de CRM para empresas que lidam com grandes carteiras de inadimplentes. Sejam credores, terceirizadas, ou escritórios jurídicos, o sistema é preparado para oferecer toda a estrutura necessária para a gestão e para as diferentes fases do recebimento de dívidas.
Abaixo, você confere alguma das diversas funcionalidades do Cobmais, e que podem agregar valor em sua operação.
Automação de disparos
A sua equipe ainda perde tempo realizando disparos? Em rotinas manuais ou com sistemas defasados, essa atividade pode ser bastante demorada e tirar tempo precioso dos seus operadores.
No Cobmais, os envios de boletos e mensagens podem ser feitos automaticamente, agendados para acontecerem na data e horário desejado e, ainda, em lote ou individualmente.
Integração de canais de comunicação e outras ferramentas
Parece algo simples, mas trabalhar com múltiplas ferramentas e diversas abas abertas na tela do computador é uma das situações que prejudica a produtividade do time.
Imagine, o seu operador realizando uma ferramenta para o envio de boletos, outra para disparos de mensagens e depois anotar todas as informações no ERP da empresa.
Nesse caminho, dados podem ficar perdidos, o trabalho não fica centralizado e não há nenhuma economia de tempo.
As integrações são essenciais para equipes de cobrança, e o Cobmais conta com mais de 80 com grandes ferramentas do mercado. Integramos com:
- Assinatura eletrônica
- Boletos
- ERPs
- Gateways de pagamento
- Localização cadastral
- Negativação
- Pix
- Portais de negociação
- Publicações jurídicas
- SMS
Você pode conferir mais detalhes e a lista na íntegra na página de integrações de nosso site.
Dashboards com dados em tempo real
Já comentamos que relatórios são aliados de uma boa gestão e, consequentemente, da produtividade. Um bom sistema de cobrança vai proporcionar os dados necessários para gestores acompanharem o desempenho da equipe e das estratégias.
No Cobmais, você pode observar dashboards atualizados em tempo real, o que garante agilidade para líderes se houver a necessidade de alterações na estratégia ou tomada de decisões.
Além dos gráficos, outra opção são os próprios relatórios, que podem ser gerados rapidamente. Bastante visuais, eles também oferecem gráficos e informações organizadas de forma que facilite a análise por parte de gestores. Veja um exemplo abaixo.
Economia de tempo em tarefas repetitivas
Se há uma situação que prejudica 100% a sua operação de cobrança são as tarefas repetitivas. Elas podem fazer com que os operadores gastem horas do expediente em ações que poderiam ser automatizadas, como o disparo de mensagens e de boletos.
E enquanto isso, as estratégias e devedores que precisam de mais atenção, ficam de lado.
A automação é o carro-chefe do Cobmais. Gestores e operadores podem automatizar boa parte da operação, garantindo que as estratégias aconteçam conforme estabelecido e observando um aumento de até 60% da produtividade do time.
Régua de cobrança automatizada
A régua de cobrança automatizada é mais uma possibilidade do uso de tecnologia para profissionais que fazem o recebimento de dívidas.
No Cobmais, a régua de cobrança oferece um leque de possibilidades. Além de ser um recurso totalmente intuitivo, todas as etapas da cobrança podem ser planejadas nele — desde o envio de lembretes até a negativação de devedores.
Dentro da régua de cobrança Cobmais, você encontrará as ações disponíveis divididas em grupos. Confira quais são elas:
Ações de clientes
- SMS
- Higienização
Ações de contratos
- Negativação
- Fila de cobrança
- Retirar fila de cobrança
- Devolução
- Suspensão
Ações de boletos
- Boletos originais
- Reenvio de boletos
- Boletos de acordo
Ações de exportações
- Exportação Cobmais
- Exportação RPA
Ações de acordo
- Quebra de acordo
Ao longo deste artigo, você viu como a produtividade é um fator decisivo para o sucesso de uma operação de cobrança. Entendeu quais são os principais desafios enfrentados pelas equipes e como a tecnologia pode simplificar processos, reduzir falhas e aumentar os resultados.
Também apresentamos algumas das funcionalidades do Cobmais, que ajudam a automatizar tarefas repetitivas e liberam tempo para que o time foque no que realmente importa: cobrar com estratégia e eficiência.
Agora é hora de colocar essas ideias em prática. Clique no banner abaixo e agende uma demonstração gratuita com nossos especialistas para ver como aumentar a produtividade da sua cobrança de forma inteligente.
