Sistema de cobrança automatizado: como agilizar as cobranças?

Publicado em: 01/04/2024
Atualizado em: 01/05/2025

O sistema de cobrança automatizado é uma ferramenta para negócios que querem reduzir custos operacionais, melhorar a produtividade da equipe e aumentar as oportunidades de recebimento de dívidas. Em um mercado altamente competitivo, insistir em planilhas e trabalhos manuais pode até comprometer o profissionalismo da empresa.

Se você já está no momento de investir em um sistema de cobrança, mas ainda precisa entender mais sobre o assunto e ter certeza de que vale a pena, siga a leitura e conheça os principais desafios da cobrança manual, como eles podem ser solucionados, como aderir à automatização e muito mais.

O que é gestão de cobrança automatizada?

A gestão de cobrança automatizada é a organização e desenvolvimento de estratégias para a recuperação de dívidas com o auxílio de um sistema, ferramentas e tecnologias que possibilitam que tarefas ocorram de forma automática.

A implementação de um CRM de cobrança se torna fundamental nesse método de trabalho, que se destaca pela transição de tarefas manuais para uma rotina automatizada.

O que é um sistema automático de cobrança?

O sistema de cobrança automatizado é uma ferramenta que centraliza e otimiza o recebimento de dívidas. Ele reúne dados de clientes, funcionalidades operacionais e integrações com outros softwares em uma única plataforma.

O grande diferencial é que a cobrança passa a ser automática. Isso acontece graças à capacidade de identificar e automatizar tarefas repetitivas e manuais, agendando-as para que sejam executadas com o mínimo de intervenção humana.

Como funciona um sistema de cobrança automatizado?

Um sistema de cobrança automatizado é projetado para gerenciar o ciclo completo de recuperação de dívidas, começando com a fase preventiva e, se necessário, avançando para ações jurídicas.

Para que o sistema opere de forma eficaz, é necessária uma configuração inicial e um monitoramento contínuo. Isso envolve:

• Agendamento de tarefas e definição de estratégias no CRM: esta etapa mapeia como e quando as interações de cobrança serão disparadas.
• Atualização e organização dos dados: manter as informações dos clientes e das dívidas em dia garante que as ações sejam direcionadas corretamente.
• Criação da régua de cobrança automatizada: aqui é definido a sequência de comunicações e ações que o sistema irá executar.

Com essa base estabelecida, o sistema começa a disparar automaticamente as ações de cobrança, seguindo o cronograma e o perfil do devedor. Isso inclui o uso de diversos canais como e-mail, WhatsApp, SMS e até mesmo chamadas telefônicas automatizadas, garantindo que o processo de recuperação de dívidas seja contínuo e eficiente.

O que é automatização de processos de cobrança?

A automatização de processos de cobrança consiste em transformar algumas etapas e ações em algo automático, por exemplo, o encaminhamento de boletos e SMS, que podem ser programadas para envio automático.

Ao invés do operador fazer esse trabalho manualmente, cobrando cliente por cliente, ele consegue agendar a tarefa para disparar as comunicações para diversas pessoas de uma única vez.  

É importante ressaltar que automatização não significa que você nunca mais precisará de uma equipe! Afinal, um sistema de cobrança não tem a capacidade de sozinho gerar textos, montar estratégias ou de escolher os melhores horários para que a ação aconteça.  

Sempre serão necessárias pessoas envolvidas no trabalho. São elas que vão fazer a parte da inteligência, enquanto o software é responsável por tornar as atividades mais práticas e ágeis.  

Cobrança automatizada vs. cobrança manual: veja os principais pontos   

O sistema de cobrança automatizado proporciona muitas vantagens em cima do trabalho manual com planilhas. Para facilitar o entendimento, criamos uma tabela comparativa, que te ajudará a compreender os principais pontos que diferenciam esses formatos de trabalho. 

Quais os benefícios do sistema de cobrança automatizado?  

Você conheceu as principais diferenças entre a cobrança automatizada e a manual, e a partir disso conseguiu ter uma noção de alguns benefícios de investir em um sistema. Agora, listamos outras vantagens que devem ser consideradas com a contratação desse serviço. Confira.    

Cobrança de mais pessoas em menos tempo 

Investir em um sistema de cobrança automatizado permite que empresas consigam acionar clientes de forma massiva, graças a funcionalidades de disparos de e-mails, mensagens e WhatsApp, assim como discadores, que podem ser programados conforme a necessidade da equipe.  

O que antes era um trabalho manual, repetitivo e longo, agora, pode ser solucionado em minutos, literalmente.  

Automação de tarefas 

A automação de tarefas é o carro-chefe do sistema, como abordamos neste artigo. Com a possibilidade de agendar tarefas, o fluxo de trabalho é concluído com mais praticidade e menos riscos de erros.  

• Leia também — VAN Bancária: o que é e como auxiliar a operação de cobrança? 

Melhora a produtividade da equipe   

Dados de usuários do Cobmais mostram que a contratação de um CRM de cobrança aumenta em até 60% a produtividade do time. 

Isso porque a equipe não precisa mais gastar tempo com a gestão de planilhas complexas, conferir dados de forma manual ou utilizar múltiplas telas para interagir com outras ferramentas, assim como outras tarefas e processos burocráticos e que tomam tempo desnecessário do expediente.  

Fidelização de clientes  

O sistema de cobrança automatizado pode auxiliar você a fidelizar clientes pelos seguintes motivos:   

• Se o seu negócio for call center de cobrança, a manter credores que desejam resultados.    

• Se você for credor, a desenvolver um bom relacionamento com os seus consumidores.    

Com a régua de cobrança automatizada, disponível no sistema Cobmais, é possível criar um bom relacionamento com clientes, por meio de ações de comunicação que faça sentido para o seu nicho.    

Integrações com ferramentas importantes   

Fazer cobrança requer uma série de ferramentas, como disparo de SMS, WhatsApp, e-mail, gateways de pagamento e a lista não para por aqui! Para quem trabalha com planilhas, é necessário de alguma forma contratar esses serviços e, a bem da verdade, isso pode ter preços expressivos.   

Uma vez que você conta com um sistema de cobrança automatizado, a sua empresa aproveita as opções de integrações e ter acesso por um preço melhor a todos os serviços.    

Redução de custos operacionais   

Além de reduzir os custos relacionados ao investimento de ferramentas, é possível contar com uma equipe mais enxuta, uma vez que o sistema consegue organizar as tarefas e deixar a rotina mais produtiva.  

Você deve considerar que, mesmo com um sistema é preciso ter um número de pessoas considerável e adequado às necessidades da sua carteira e das estratégias de cobrança.    

Quais as consequências de não automatizar a cobrança? 

Não automatizar a cobrança pode trazer uma série de desafios e prejuízos para empresas. Em um cenário competitivo, depender de processos manuais significa: 

• Aumento da inadimplência; 

• elevação dos custos operacionais; 

• redução da produtividade da equipe; 

• perda de prazos e oportunidades; 

• comprometimento do relacionamento com o cliente; 

• falta de dados e insights estratégicos; 

• risco de erros humanos. 

Como ter sucesso com o sistema de cobrança?   

Para aproveitar ao máximo os benefícios de um sistema de cobrança automatizado é importante seguir algumas boas práticas. Com elas, a contratação desse serviço fará mais sentido para o seu negócio. Veja quais são.    

Identifique quais tarefas podem ser automatizadas  

Antes de contratar o seu sistema, a dica é analisar as atividades feitas pela equipe e identificar as que poderiam ser automatizadas. Essa etapa é essencial para compreender as necessidades do seu negócio e preparar os gestores na hora de pesquisar sobre softwares.  

Exemplos de atividades são o envio de avisos de vencimento, confirmação de pagamentos, propostas etc.   

Estruture o processo de agendamento das tarefas   

Com o software contratado, chegou o momento de organizar o processo de implantação e agendamento das tarefas. Para isso, crie um cronograma, dessa forma você terá maior controle das atividades que precisam ser feitas, assim como o tempo necessário.   

⚠️  Atenção: é muito importante que nessa fase você siga todas as orientações passadas pela empresa desenvolvedora do sistema de cobrança! Na Cobmais, por exemplo, além da nossa equipe de implantação acompanhar o cliente, sugerimos também que assistam os nossos cursos gratuitos e leiam os artigos da Central de Ajuda.   

A equipe de implantação da Cobmais oferece treinamento sobre automatização e auxilia o cliente a agendar todas as tarefas de acordo com a estratégia.   

Criar um cronograma de todas as ações que precisam ser feitas também ajudará muito na evolução dessa etapa.   

Crie indicadores de desempenho para acompanhar   

Quando o software estiver implantado, chegou o momento de monitorar a evolução das tarefas e como o time se desenvolve com o uso do sistema.   

Para fazer esse acompanhamento é importante ter indicadores-chave, ou seja, métricas que vão guiar o trabalho e apontar se os resultados desejados estão sendo conquistados ou não. Esses objetivos precisam estar conectados com as principais metas da empresa.   

Indicadores são necessários para entender se automatizar a cobrança para clientes trouxe mais resultados.  

Quem vai estabelecer os indicadores de desempenho são os gestores, com base no histórico da equipe e em métricas que são importantes para a empresa.  

Conheça o sistema de cobrança automatizado Cobmais   

O Cobmais é um sistema de cobrança que atende credores, assessorias, escritórios jurídicos e empresas interessadas em acompanhar a cobrança terceirizada. A plataforma foi desenvolvida para ser versátil e atender diferentes mercados.    

Um dos grandes diferenciais do Cobmais é que ele funciona como um CRM e disponibiliza a opção de automatizar tarefas. Essa é uma forma de facilitar o dia a dia de trabalho, centralizando tudo o que a sua equipe precisa em um único software.   

📍[Glossário] Um CRM de cobrança é um sistema que centraliza todas as informações de clientes, do trabalho feito, integrações e ferramentas em uma única plataforma. Dessa forma, a equipe consegue fazer todas as ações em um mesmo software.  

Algumas tarefas que podem ser agendadas no Cobmais são:   

• Envio de SMS, e-mail e WhatsApp, inclusive para avisos e confirmação de pagamento.   

• envio de Boletos;   

• importação de arquivos;   

• exportação de boletos registrados (CNAB);   

• negativação de clientes;   

• distribuição de contratos para a fila de cobrança;   

• exportação de RPA: integração com plataformas de cobranças digitais, como também por sistemas jurídicos, de gestão de atendimento ao cliente, de mensagens de voz, entre outros;   

• marcação de contratos e Qualificação de clientes;   

• suspensão e Devolução de contratos da cobrança;   

• localização de devedores.  

Veja abaixo mais detalhes sobre algumas das funcionalidades.   

Envio de SMS, e-mail e WhatsApp  

Com o Cobmais, as empresas podem enviar mensagens via SMS, e-mail e WhatsApp, de forma individual ou em lote, conforme sua estratégia de cobrança. Além disso, a ferramenta oferece diversas funcionalidades, como:  

• Personalização de mensagens: uso de variáveis que tornam os envios mais personalizados e práticos, facilitando a comunicação.  

• Cadastro de modelos prontos: criação e armazenamento de modelos de mensagens que podem ser facilmente customizados com variáveis.  

• Monitoramento de envios: acompanhamento dos disparos realizados por SMS, WhatsApp e e-mail.  

• Envio de boletos.  

Envio de boletos  

O sistema Cobmais permite o envio de boletos por WhatsApp, SMS e e-mail, oferecendo diversas opções para atender diferentes necessidades de cobrança.  

• No WhatsApp, os boletos podem ser enviados por meio de linha digitável, links de pagamento (Pix) ou arquivos em PDF.  

• No SMS, é possível compartilhar a linha digitável e um link para acesso ao portal de autonegociação.  

• No e-mail, os boletos são enviados com um link para download, facilitando o acesso do cliente.  

Essas funcionalidades proporcionam flexibilidade, permitindo que você escolha o canal de envio mais eficiente para cada cliente, garantindo que os boletos sejam entregues de forma prática e segura. 

Exportação de boletos registrados (Cnab)  

O Centro Nacional de Automação Bancária (Cnab) é um padrão de comunicação utilizado entre empresas e instituições financeiras para a troca de informações financeiras, como boletos bancários, pagamentos e cobranças.   

No contexto do Cobmais, o Cnab é utilizado para a exportação e importação de dados relacionados a boletos, permitindo uma integração eficiente com os bancos.  

O Cobmais possui integração com diversos bancos, permitindo a troca de arquivos Cnab para registro e baixa de boletos.  

Negativação de clientes  

A negativação no Cobmais é um processo que envolve a inclusão de informações sobre dívidas vencidas e não pagas em bancos de dados de entidades de proteção ao crédito, como SPC Brasil, Boa Vista e Serasa — que podem ser integradas ao sistema.   

O processo pode ser realizado de forma individual ou em lote, alinhando-se à régua de cobrança e às estratégias definidas pela sua empresa.  

Além disso, o Cobmais permite a automação completa da negativação por meio de tarefas agendadas, configuradas para incluir ou excluir clientes dos serviços de proteção ao crédito de maneira prática e estratégica.  

Marcadores de contratos  

Os marcadores permitem identificar contratos com características em comum, incluindo informações externas ao sistema, oferecendo uma maneira eficiente de criar estratégias específicas, campanhas de cálculo e priorização de contratos na fila de cobrança.  

A marcação em massa facilita a automação, permitindo, por exemplo, a exclusão automática de todos os contratos com o marcador “Terceirização” da fila de cobrança interna. Além disso, auxilia os operadores a identificar rapidamente os contratos já repassados para a assessoria, evitando cobranças que não estão alinhadas à sua estratégia.  

Os marcadores proporcionam flexibilidade para adaptar suas táticas, podendo ser usados de diversas formas, como para categorizar faixas de atraso, sinalizar contratos negativados ou gerenciados por terceiros, entre outros.

Régua de cobrança automatizada  

A régua de cobrança automatizada é a ferramenta completa para agendar e estruturar as suas ações de relacionamento com o cliente inadimplente. Em nosso sistema esse recurso é bastante intuitivo e visual, para que gestores possam ter um panorama completo da estratégia. Veja abaixo o exemplo dentro do nosso sistema: 

Além das funcionalidades, o Cobmais conta com uma série de integrações com as principais ferramentas do mercado. São elas:   

• ERP, como SAP, TOTVS, Sienge, entre outros.   

• discadores;   

• plataforma de localização de devedores;   

• plataformas de envio de SMS e e-mail;   

• homologação de boletos (banco/carteiras);   

• gateways de pagamento (cartão de crédito, Pix e boletos);   

• birôs de crédito;   

• gestão de acordos e assinatura de contrato digital.    

As possibilidades são diversas para quem quer trabalhar com cobrança automatizada e obter mais produtividade e performance da equipe. Com a tecnologia como aliada, a sua empresa só tem a ganhar!   

Quais os diferenciais de trabalhar com o Cobmais?  

Após conhecer algumas das diversas funcionalidades do Cobmais, você pode imaginar que o sistema ofereça todas as ferramentas e integrações necessárias para times de cobrança trabalharem em cada etapa do recebimento de dívidas ou, até mesmo, acompanhar assessorias terceirizadas e andamentos jurídicos.   

Para entender mais sobre a dimensão do sistema, separamos alguns benefícios do CRM para a rotina da equipe. Veja:  

• Se adapta a diferentes mercados graças à versatilidade de ferramentas.   

• Centraliza dados em uma única ferramenta.   

• Possibilidade de fazer mais cobrança em menos tempo.   

• Automatização de processos e tarefas.  

• Escalabilidade.  

• Flexibilidade de um Software as a Service (SaaS)  

• Integração com grandes ferramentas do mercado.   

• Gestores e times mais produtivos.  

• Dados em tempo real para tomadas de decisões rápidas.  

• Boa usabilidade.  

[Case de uso] Como o Cobmais ajudou o Grupo Ritmo com as cobranças  

O Grupo Ritmo é um varejista de móveis planejados com mais de 15 anos no mercado, e que procurou o Cobmais para sair das planilhas e processos manuais para implantar um sistema de cobrança automatizado.   

O dia a dia do time de cobranças do Ritmo esbarrava em uma série de desafios devido à falta de automatização e ao uso de planilhas para tudo — o que tomava muito tempo da equipe.   

O gerente jurídico da empresa, Bruno Rius, explicou que o time chegava a precisar de duas horas por dia para organizar planilhas, o que atrapalhava os processos. Após a contratação, ele conta que aliviou muito o financeiro com a questão de dados e a necessidade de planilhas e relatórios de cobrança.  

Com o sistema de cobrança automatizado, os colaboradores da varejista melhoraram a produtividade, eliminaram o tempo gasto com planilhas e conseguiram iniciar a operação de cobrança logo no início do dia, acionando mais devedores.   

Com a contratação, os principais resultados foram:  

• Redução do trabalho desnecessário.  

• Fim das planilhas e formulários complexos.  

• Geração rápida de relatórios de cobrança.  

• Adaptação rápida e fácil. 

Neste artigo você aprendeu o que é um sistema de cobrança automatizado, quais os benefícios para a operação, como implantar um com sucesso e quais as diferenças entre ele e a operação manual.   

Por fim, você conheceu o Cobmais, um CRM de cobrança em nuvem, desenvolvido especificamente para as necessidades da rotina de recebimento de dívidas, que é capaz de atender empresas de todos os segmentos.   

Chegou o momento de dar um próximo passo e receber uma apresentação gratuita e sem compromissos do Cobmais. Nossos especialistas vão explicar tudo o que você precisa sobre o sistema e te guiar pelas funcionalidades que a sua rotina precisa.   

Clique no banner abaixo para solicitar demonstração do sistema de cobrança! 

FAQ – Cobrança automatizada: o que você precisa saber