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A mensagem de cobrança de mensalidade escolar é parte essencial de qualquer estratégia de recuperação de dívidas, afinal, uma boa comunicação é capaz de argumentar, convencer e tornar o processo mais transparente para o devedor.

Dentro do ambiente escolar, falar sobre cobranças é algo delicado, não só pelas legislações, mas também porque educação é um direito básico e uma preocupação enorme por parte dos responsáveis pelo estudante.

Neste artigo, preparamos nove modelos de mensagens de cobrança de mensalidade, assim como dicas para estruturar a sua própria comunicação e, ainda, como otimizar o processo. Boa leitura!

Importância da comunicação para a cobrança escolar 

Que a comunicação é fundamental, você já sabe. E quando se trata do ambiente escolar, essa questão se torna ainda mais importante e delicada.  

Os estudos ocupam um papel fundamental na vida de crianças e adolescentes, sendo a principal responsabilidade deles e fator necessário para o bom desenvolvimento, e até mesmo para um futuro melhor.  

Para os universitários, a oportunidade da faculdade representa o sonho de exercer determinada profissão e, muitas vezes, a possibilidade de transformar a vida e condição econômica.  

Qualquer que seja o momento da educação, o estudo é sempre relacionado a sonhos, oportunidades e melhoria de vida.  

E por isso a inadimplência é uma grande frustração, seja porque os pais não conseguem manter a escola que desejam para os filhos ou porque alguém não concluirá o ensino superior.  

Dessa forma, a comunicação adequada na cobrança escolar é uma ferramenta fundamental para a boa negociação. É por meio da empatia e de atitudes solícitas que o processo pode ser mais tranquilo e cooperativo.  

Lançar mão de estratégias de comunicação que explorem diferentes meios e que aconteçam por meio de uma régua de cobrança antes de haver a negativação, é a tática ideal.

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Modelos de mensagem de cobrança de mensalidade escolar 

A seguir, você confere ideias de mensagem de cobrança de mensalidades escolares atrasadas, que podem ser utilizadas como template ou para inspirar o processo de escrita. Separamos os modelos por faixas de atraso, ou seja, para cada momento do recebimento de dívidas.  

É importante ter sensibilidade e saber se colocar no lugar do outro. É provável que algum imprevisto tenha prejudicado as finanças da família e ocasionado o atraso. Portanto, não há necessidade de adotar ações incisivas, com mensagens constantes. 

Também é crucial conhecer bem a lei 9870, assim como as especificidades do Código do Consumidor que rege cada estado. 

A equipe de cobrança de mensalidade escolar deve ter conhecimento da legislação a respeito.

Por último, é necessário que o envio de comunicações e as estratégias aconteçam de forma constante. Isso significa que todos os meses é importante que ocorram ações para que a inadimplência seja reduzida. 

Lembrete de cobrança — cinco dias antes ao vencimento 

De acordo com o consultor em gestão escolar Lucas Machado, a primeira cobrança deve acontecer antes do momento de ser cobrado. Ela deve ocorrer com antecedência à data de vencimento, em formato de lembretes. Essa fase também é conhecida como cobrança preventiva

“Ao lembrar o cliente, você minimiza um problema futuro. Eu sugiro que o envio dos comunicados seja feito cinco dias antes do vencimento. Se hipoteticamente o seu vencimento é dia dez, no dia cinco é o primeiro momento de encaminhar o lembrete”, explica Lucas. 

Veja, abaixo, exemplos de texto de cobrança de mensalidade.  

Modelo 1 — Prevenção 

Prezado(a) [Nome do Responsável], 

 Este é um lembrete gentil de que a mensalidade escolar referente ao mês de [Mês] ainda não foi paga. Por favor, providencie o pagamento até [Data Limite] para evitar quaisquer atrasos adicionais. 

 Se precisar de assistência ou tiver alguma dúvida, não hesite em entrar em contato conosco. 

 Atenciosamente, 

[Nome da instituição] 

Modelo 2 — Prevenção 

Olá [Nome do Responsável], 

Espero que esteja tudo bem. Gostaríamos de lembrá-lo(a) que a data de vencimento da mensalidade escolar referente a [Mês] está próxima. Pedimos que efetue o pagamento até [Data Limite]. 

Caso tenha qualquer dúvida ou necessite de suporte adicional, estamos à disposição para ajudar. 

Atenciosamente, 

[Nome da Escola] 

Modelo 3 — Preventiva 

Prezado(a) [Nome do Responsável], 

Estamos entrando em contato para lembrá-lo(a) de que a data limite para o pagamento da mensalidade escolar é amanhã. Por favor, assegure-se de efetuar o pagamento dentro do prazo para evitar multas e juros por atraso. 

Contamos com sua colaboração e compreensão. 

Atenciosamente, 

[Nome da Escola] 

Primeira cobrança — Seis dias de atraso 

Em um cenário em que o cliente se torna inadimplente é necessário dar continuidade à cobrança. Para Lucas, o ideal é aguardar seis dias após o vencimento.  

“Antes, as cobranças aconteciam bastante no formato D+1 [Dia atual + 1], por isso, se alguém pagava no final da quarta-feira, até fazer baixa e todos os processos, era provável que apenas na segunda o valor caísse em conta”, conta o gestor.

Mãos femininas escrevendo e-mail com mensagem de cobrança escolar.
A primeira cobrança deve ser o envio de e-mail ou mensagem de lembrete.

O especialista explica que nessa fase da cobrança, o adequado é enviar um comunicado avisando que a instituição ainda não foi notificada do pagamento e solicitar ao responsável o envio do comprovante do depósito ou Pix, por exemplo. Dessa forma, o tom amigável é mantido, assim como a boa relação. 

“Em instituições grandes, como universidades, nem sempre você conseguirá identificar o pagamento. É mais difícil. Até porque, geralmente, o responsável financeiro é o próprio aluno e é comum que ele utilize o Pix”, acrescenta Lucas. 

O consultor conta que é importante entender que a cobrança feita para universidades é diferente da que é aplicada em escolas, tanto pelo tamanho da instituição, como pelos responsáveis financeiros. 

Confira a seguir exemplos de mensagem de cobrança de mensalidade.  

Modelo 4 — Primeira cobrança 

Prezado(a) Sr(a). [Nome do Responsável], 

Esperamos que esteja bem. 

Até o momento não recebemos a notificação do pagamento referente à mensalidade do mês [Nome do mês]. Por gentileza, poderia nos enviar o comprovante? 

Estamos à disposição para auxiliá-lo(a) em caso de dúvida ou de qualquer outro ocorrido. Se necessário, você pode entrar em contato pelos seguintes meios: 

Telefone: [Insira o número de telefone da secretaria] 

E-mail: [Insira o e-mail da secretaria] 

Atenciosamente, 

Equipe da [Nome da escola] 

Segunda cobrança — 12 dias de atraso 

Vamos supor que o responsável financeiro continua inadimplente. É fundamental ter uma rotina de cobrança para que a situação não persista, afinal, a ausência de pagamento prejudica seriamente os recursos financeiros da instituição. 

Nesse momento, já é compreendido que, de fato, não houve pagamento. Por isso, é válido relembrar ao cliente que a parcela segue em atraso e que é necessário quitá-la antes da virada do mês, para que a situação não perdure. Confira sugestão de mensagem. 

Mulher negra trabalhando em escritório em notebook
Ao escrever a mensagem de primeira cobrança de inadimplência, opte por perguntar a respeito do comprovante de pagamento, pois assim manterá o tom amigável.

Modelo 5 — Segunda cobrança 

Caro, Sr.(a) [Nome do responsável], 

Estamos entrando em contato para lhe relembrar que a mensalidade referente ao mês [Nome do mês], com vencimento na data [Data] segue em aberto. Por favor, faça o pagamento assim que possível para manter em dia as parcelas da anuidade escolar. 

O pagamento desse valor é fundamental para o bom funcionamento da instituição e impacta na manutenção da estrutura, dos materiais didáticos e no pagamento de funcionários. 

Para ajudá-lo, faça o pagamento pelos canais: 

Portal do Aluno: [Insira o link do portal do aluno] 

Boleto Bancário: [Insira o link para o boleto bancário] 

Pix: [Insira a chave Pix] 

Estamos à disposição para auxiliá-lo(a) em caso de dúvida ou de qualquer outro ocorrido. Se necessário, você pode entrar em contato pelos seguintes meios: 

Telefone: [Insira o número de telefone da secretaria] 

E-mail: [Insira o e-mail da secretaria] 

Atenciosamente, 

Equipe [Nome da instituição] 

35 dias de atraso 

Se a inadimplência persistir, é importante que a escola adote outras medidas. De acordo com Lucas, o ideal é que além do recado de cobrança de mensalidade escolar, seja feito uma reunião com os responsáveis, que pode acontecer presencialmente ou virtualmente. 

“Fazer esse tipo de contato é a melhor forma para identificar o que aquela família está passando. Algumas realmente estão em situação de dificuldade, e cabe à escola tentar entender e encontrar uma forma de ajudar”, esclarece Lucas. 

O consultor também deixa um alerta: “para instituições maiores, é importante que não seja o próprio diretor a fazer a cobrança, pois ele deve representar uma segunda instância de negociação. É necessário ter um tesoureiro ou alguém que faça o atendimento ao cliente para realizar o primeiro contato.” 

Essa estratégia tem como objetivo dar continuidade à cobrança e ter a quem recorrer quando as primeiras negociações não funcionam, segundo Lucas. É uma forma do processo não se tornar repetitivo e pouco eficaz. 

Em resumo, é importante que a instituição não fique condicionada somente aos comunicados via carta, portal do aluno e e-mail. É crucial aproximar-se do responsável pelo pagamento da mensalidade para tornar a abordagem mais pessoal, encontrar formas de ajudar a pessoa e ter mais poder de argumentação. 

Equipe em reunião dentro de uma biblioteca.
Após um mês de tentativas, vale convocar os responsáveis legais para entender a situação.

Abaixo, veja modelo de comunicado de cobrança de mensalidade escolar, com foco em convidar o responsável financeiro para se reunir.  

Modelo 6 — convite para negociação e resolução de problemas 

Prezado(a) Sr(a). [Nome do Responsável 

Esperamos que esteja tudo bem. 

Devido ao atraso da mensalidade referente ao mês [Nome do mês], gostaríamos de convidá-lo para uma conversa na instituição, com o objetivo de negociarmos a situação e encontrar a melhor opção para a sua família. 

Por favor, entre em contato conosco por meio de nossos canais para realizar o agendamento: 

Telefone: [Insira o número de telefone da secretaria] 

E-mail: [Insira o e-mail da secretaria] 

Estamos à disposição para auxiliá-lo(a) da melhor forma possível e garantir que a situação seja regularizada o mais breve. 

Atenciosamente, 

[Nome do responsável]. 

Fim do ano letivo 

Imaginemos um cenário crítico em que o cliente está inadimplente ao final do ano. Vale continuar o contato e as tentativas de negociação, para compreender a situação da família. 

A este ponto, é crucial informar as consequências de não regularizar a situação, que, pela lei 9.870 (citada no início do artigo), pode ter como consequência a negativação e a não renovação da matrícula. A carta de cobrança de mensalidade atrasada pode ser uma boa alternativa de comunicação. 

Modelo 7 — Risco de negativação 

Prezado(a) Sr(a). [Nome do Responsável], 

Por meio desta carta, comunicamos que a mensalidade escolar do(a) aluno(a) [Nome do Aluno] referente ao mês de [Mês] de [Ano] não foi recebida até a data de vencimento, [Data de Vencimento]. O valor da mensalidade em atraso é de R$ [Valor da Mensalidade]. 

Em decorrência do atraso no pagamento, e visto que finalizamos o ano letivo, informamos sobre o risco de a dívida ser encaminhada para [Nome da Empresa de Cobrança] para cobrança e inclusão em serviços de proteção ao crédito, como SPC e Serasa. 

A negativação do seu nome pode gerar diversas consequências, como: 

  • Dificuldade na obtenção de crédito: você poderá ter problemas para solicitar empréstimos, financiamentos, cartões de crédito e outros produtos financeiros. 
  • Restrições em serviços: o acesso a serviços como planos de celular, internet e serviços de streaming pode ser negado ou dificultado. 
  • Dificuldades na compra de bens: a compra de imóveis, veículos e outros bens de consumo duráveis pode ser dificultada. 

Para regularizar sua situação e evitar a negativação do seu nome, solicitamos que realize o pagamento da mensalidade em atraso até a seguinte data [Data]. 

O pagamento pode ser feito pelos seguintes canais: 

Pix: [inserir chave-Pix]. 

Portal do aluno: [inserir link] 

Via boleto em qualquer instituição bancária. 

Relembramos que, ainda, o estudante corre o risco de não ter a matrícula renovada para o próximo ano, de acordo com a lei 9.870. 

Em caso de dúvidas ou dificuldades em realizar o pagamento, entre em contato com a secretaria da escola através dos seguintes canais: 

Telefone: [Insira o número de telefone da secretaria] 

E-mail: [Insira o e-mail da secretaria] 

Estamos à disposição para auxiliá-lo(a) da melhor forma possível. 

A regularização da sua situação o mais breve possível é fundamental para evitarmos medidas mais restritivas. 

Atenciosamente, 

Equipe da [Nome da Escola] 

Homem branco lendo carta de cobrança de mensalidade escolar
A carta de cobrança de mensalidade escolar atrasada traz um tom urgente e formaliza os avisos de recebimento de dívida.

90 dias após o término do contrato 

Neste momento, a lei permite a negativação e, até mesmo, o encaminhamento do caso para ações judiciais. É importante lembrar que um aviso prévio deve ser enviado, de forma que mostre a boa-fé da instituição em negociar e solucionar a situação de forma amigável. Veja abaixo modelo de carta de cobrança. 

Modelo 8 — Aviso prévio à cobrança jurídica 

Prezado(a) Sr(a). [Nome do Responsável], 

Por meio desta carta comunicamos que a cobrança da mensalidade referente ao mês [MÊS/ANO] será encaminhada para processos legais com o objetivo de receber a dívida. 

Faremos o protesto de títulos em cartório e, respaldados pela lei 9.870, entraremos com ação judicial. 

Ainda de acordo com a lei 9.870, a escola [Nome da instituição] pode optar por não renovar a matrícula do(a) estudante [Nome do estudante] para o próximo ano letivo. 

Devido à urgência da situação, solicitamos que entre em contato conosco para negociarmos amigavelmente. Estamos disponíveis pelos seguintes canais: 

Telefone: [Inserir número] 

WhatsApp: [Inserir número] 

E-mail: [Inserir e-mail] 

Certos de sua cooperação. 

Atenciosamente, 

[Nome do funcionário responsável], 

[Cargo], 

[Nome da escola]. 

Inadimplência além do aviso de negativação 

Vamos supor que mesmo após a última notificação e a não renovação da matrícula do estudante, a inadimplência continua além do prazo já estipulado. Nesta etapa, já é certo a necessidade da cobrança judicial

Porém, é importante que o trabalho passe para as mãos de advogados, que serão os profissionais certos para lidar com a situação. Nesse caso, a comunicação também fica a critério deles, entretanto, vale um último aviso. 

Modelo 9 — Aviso de cobrança judicial 

Prezado(a) Sr(a). [Nome do Responsável], 

Ao longo do ano de [Ano] realizamos inúmeras tentativas de negociação da mensalidade vencida de [Mês/Ano]. Como não houve sucesso em todos os nossos contatos, passaremos a cobrança da dívida para a nossa equipe jurídica. 

A partir de hoje, todos os comunicados serão feitos pelos nossos advogados, que em breve entrarão em contato com você para mais informações. 

Atenciosamente, 

Equipe [Nome da escola]. 

Qual canal utilizar para recado de cobrança de mensalidade escolar? 

Após ler este artigo é provável que você esteja se perguntando qual o melhor canal para fazer o envio das cobranças. Lucas explica que, atualmente, a maior parte das instituições de ensino particulares possuem o próprio aplicativo ou portal do aluno, que permite o contato direto com o responsável financeiro e a família. 

Mãe com crianças acessando portal do aluno em notebook
O portal do aluno ou aplicativo é a melhor opção para manter contato com os clientes. Os e-mails também são uma boa alternativa.

“Hoje, a melhor forma para fazer contato é o aplicativo da instituição. Ele vai enviar um pop-up, ou o celular da pessoa vai acender uma luz, o que chamará atenção para uma nova mensagem. O responsável sempre vai ter em mãos, sem o risco de achar que é um e-mail de spam”, conta o especialista. 

O e-mail educacional, também utilizado amplamente pelas escolas, é outro meio seguro. Instituições investem nesse canal como uma forma de formalizar a comunicação e deixá-la mais organizada. Nele, é possível inserir anexos, que podem encaminhar a cobrança. 

E o WhatsApp? Para Lucas, o aplicativo funciona muito bem em escolas menores, como creches, que geralmente chegam a cerca de 100 alunos ou um pouco mais. Nesses ambientes, o app é utilizado amplamente e consegue solucionar muito bem a demanda. 

Para universidades e grandes instituições, é necessário ter meios de comunicação melhores e mais eficazes. O portal do aluno e o envio de e-mails podem ajudar muito. A dica Cobmais para quem precisa fazer envios em massa, seja de e-mails, WhatsApp ou SMS, é utilizar um sistema de cobrança automatizado. 

Dessa forma, é possível organizar melhor a estratégia e garantir que todos receberão o comunicado. 

Boas práticas para mensagem de cobrança de mensalidade 

Ao redigir a mensagem de cobrança de mensalidade escolar são necessários alguns cuidados que vão tornar a comunicação mais eficaz e prezar pelo relacionamento instituição/responsável. São eles: 

  • Sempre conter identificação da instituição, do aluno e dos responsáveis. 
  • Valor da parcela em aberto — em caso de multas e juros, trazer essa informação muito clara. 
  • Argumentos sobre a importância do pagamento em dia, por exemplo, bom funcionamento da escola, infraestrutura, materiais didáticos e equipe. 
  • Explicar que há a oportunidade de negociação da dívida. 
  • Ao fazer o contrato com o responsável, deixe claro as regras de pagamento, os prazos e as consequências da inadimplência. 
  • Trabalhe com cobrança preventiva e amigável. 
  • Disponibilize canais de comunicação e pagamento, como portal de autonegociação, telefone, e-mail etc. 
  • Sempre mencione o mês da parcela que está em débito. 

O que não fazer na comunicação de cobrança escolar? 

Tão importante quanto conhecer as boas práticas é saber quais erros devem ser evitados e que podem pôr em risco o sucesso da negociação.  

mensagem de cobrança escolar
Saber quais erros evitar na hora de negociação é fundamental.

Um deles é a falta de empatia. Falamos muito sobre essa característica ao longo do artigo e, acredite, ela é essencial dentro do ambiente escolar. Quando a cobrança é feita com frieza e a gestão da instituição não está interessada em ouvir, isso pode gerar atritos, julgamentos e piorar o processo.  

Outro erro é não conhecer a legislação e desenvolver estratégias que não estão pautadas nos direitos do consumidor e do estudante. Certamente isso pode tornar a cobrança abusiva, prejudicar o aluno e criar situações maiores e mais desgastantes.  

A falta de preparo e estratégias também não é nada positivo. Afinal, conforme explicamos ao longo do artigo, o ideal é ter uma ação para cada momento, sempre focando nas necessidades de cada circunstância.  

Sistema de cobrança como aliado no envio de mensagens 

Para otimizar a gestão da cobrança e o envio de mensagens, o ideal é contar com um sistema de cobrança automatizado, sobretudo se a sua equipe lida com uma grande carteira de devedores e se a sua instituição é grande, como uma universidade, grupo educacional ou franquia.  

O Cobmais é uma opção para quem procura um sistema que funciona como CRM de cobrança, ou seja, automatiza ações, centraliza dados e integra com grandes ferramentas do mercado.  

Veja abaixo alguma das funcionalidades disponíveis no Cobmais que podem auxiliar a sua cobrança escolar.  

Envio de mensagens com WhatsApp e SMS 

O Cobmais possui integração com o WhatsApp e ferramentas de SMS, o que permite que você faça o envio de mensagens individuais e em lote.  

Com os modelos de mensagens citados neste artigo, você pode pré-configurar os textos no sistema e personalizar com variáveis, como nome do cliente, para tornar a comunicação mais eficaz.  

Também há a possibilidade de enviar os boletos das mensalidades escolares via WhatsApp, que pode ser no formato de linha digitável ou arquivo PDF.  

Já o SMS permite o envio com a linha digitável ou o link para o portal de autonegociação.  

Por último, o Cobmais oferece a possibilidade de fazer o acompanhamento do envio das mensagens no sistema, para garantir que a sua estratégia está acontecendo conforme planejado.  

Tela de cadastro de modelo de SMS no Cobmais.

Envio de e-mails 

O envio de e-mails é mais uma das possibilidades para quem deseja fazer cobrança escolar. No Cobmais também dá para fazer o cadastro de modelos prontos para serem usados na estratégia.  

Você pode fazer o envio em lote e individual, anexar boletos, gerar e-mails de cópia para outros endereços, fazer o acompanhamento dos disparos no sistema e acompanhar o retorno dos clientes.

campo de e-mail na tela do cobmais
Tela do Cobmais para cadastro de e-mails. Repare que é possível inserir variáveis, assunto e dar nome ao modelo.

Portal de autonegociação 

O portal do aluno já é um meio bastante comum dentro do ensino, seja em escolas ou universidades. Uma opção que pode enriquecer a sua cobrança e gerar praticidade para os responsáveis é o portal de autonegociação.  

Essa plataforma permite a renegociação de dívidas 24 horas por dia, a qualquer momento da semana. A praticidade de ter um portal disponível para solucionar pendências faz com que aumente as chances de recuperação de crédito e, ainda, diminua custos operacionais.  

Veja abaixo um exemplo do portal de autonegociação do Cobmais.

tela do portal de autonegociação do cobmais
Tela de negociação do portal de autonegociação do Cobmais.

Além do envio de mensagens e portal de autonegociação, o Cobmais oferece outras possibilidades:  

  • Gestão da cobrança desde a fase preventiva até jurídica.  
  • Automatização da operação de cobrança. 
  • Possibilidade de integrar com grandes ferramentas do mercado — conheça a nossa página de integrações.  
  • E muito mais! 

Com os modelos de mensagem de cobrança de mensalidade escolar e um sistema de cobrança automatizado como aliado, a sua operação se torna ágil e objetiva. O conhecimento da legislação para fazer o recebimento de dívida também é necessário, afinal, na área de educação existem diversas especificidades que precisam ser respeitadas.  

E já que chegou até o final deste artigo, te convidamos a clicar no banner abaixo e conhecer mais sobre como o Cobmais pode ajudar a sua cobrança escolar! 

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