A mensagem de cobrança de mensalidade escolar é parte essencial de qualquer estratégia de recuperação de dívidas, afinal, uma boa comunicação é capaz de argumentar, convencer e tornar o processo mais transparente para o devedor.
Dentro do ambiente escolar, falar sobre cobranças é algo delicado, não só pelas legislações, mas também porque educação é um direito básico e uma preocupação enorme por parte dos responsáveis pelo estudante.
Neste artigo, preparamos nove modelos de mensagens de cobrança de mensalidade, assim como dicas para estruturar a sua própria comunicação e, ainda, como otimizar o processo. Boa leitura!
Modelos de mensagem de cobrança de mensalidade escolar
A seguir, você confere ideias que podem ser utilizadas como template ou para inspirar o processo de escrita das mensagens. Separamos os modelos por faixas de atraso, ou seja, para cada momento da sua cobrança.
É importante ter sensibilidade e saber se colocar no lugar do outro. É provável que algum imprevisto tenha prejudicado as finanças da família e ocasionado o atraso. Portanto, não há necessidade de adotar ações incisivas, com mensagens constantes.
Também é crucial conhecer bem a lei 9870, assim como as especificidades do Código do Consumidor que rege cada estado.
Por último, é necessário que o envio de comunicações e as estratégias sejam constantes. Ou seja, todos os meses é importante que aconteçam ações para que a inadimplência seja reduzida.
Lembrete de cobrança — cinco dias antes ao vencimento
De acordo com o consultor em gestão escolar, Lucas Machado, a primeira cobrança deve acontecer antes do momento de ser cobrado. Isso significa que ela deve ocorrer com antecedência à data de vencimento, em formato de lembretes. Esta fase também é conhecida como cobrança preventiva.
“Ao lembrar o cliente, você minimiza um problema futuro. Eu sugiro que o envio dos comunicados seja feito cinco dias antes do vencimento. Se hipoteticamente o seu vencimento é dia dez, no dia cinco é o primeiro momento de encaminhar o lembrete”, explica Lucas.
- Para saber mais — O que é régua de cobrança e como usar? Aprenda!
Veja, abaixo, exemplos para utilizar.
Modelo 1 — Prevenção
Prezado(a) [Nome do Responsável],
Este é um lembrete gentil de que a mensalidade escolar referente ao mês de [Mês] ainda não foi paga. Por favor, providencie o pagamento até [Data Limite] para evitar quaisquer atrasos adicionais.
Se precisar de assistência ou tiver alguma dúvida, não hesite em entrar em contato conosco.
Atenciosamente,
[Nome da instituição]
Modelo 2 — Prevenção
Olá [Nome do Responsável],
Espero que esteja tudo bem. Gostaríamos de lembrá-lo(a) que a data de vencimento da mensalidade escolar referente a [Mês] está próxima. Pedimos que efetue o pagamento até [Data Limite].
Caso tenha qualquer dúvida ou necessite de suporte adicional, estamos à disposição para ajudar.
Atenciosamente,
[Nome da Escola]
Modelo 3 — Preventiva
Prezado(a) [Nome do Responsável],
Estamos entrando em contato para lembrá-lo(a) de que a data limite para o pagamento da mensalidade escolar é amanhã. Por favor, assegure-se de efetuar o pagamento dentro do prazo para evitar multas e juros por atraso.
Contamos com sua colaboração e compreensão.
Atenciosamente,
[Nome da Escola]
Primeira cobrança — Seis dias de atraso
Em um cenário em que o cliente se torna inadimplente é necessário dar continuidade à cobrança. Para Lucas, o ideal é aguardar seis dias após o vencimento. “Antes, as cobranças aconteciam bastante no formato D+1 [Dia atual + 1], por isso, se alguém pagava no final da quarta-feira, até fazer baixa e todos os processos, era provável que apenas na segunda o valor caísse em conta”, conta o gestor.
O especialista explica que nessa fase da cobrança, o adequado é enviar um comunicado avisando que a instituição ainda não foi notificada do pagamento e solicitar ao responsável o envio do comprovante do depósito ou Pix, por exemplo. Dessa forma, o tom amigável é mantido, assim como a boa relação.
“Em instituições grandes, como universidades, nem sempre você conseguirá identificar o pagamento. É mais difícil. Até porque, geralmente, o responsável financeiro é o próprio aluno e é comum que ele utilize o Pix”, acrescenta Lucas.
O consultor conta que é importante entender que a cobrança feita para universidades é diferente da que é aplicada em escolas, tanto pelo tamanho da instituição, como pelos responsáveis financeiros.
Veja abaixo modelo de mensagens.
Modelo 4 — Primeira cobrança
Prezado(a) Sr(a). [Nome do Responsável],
Esperamos que esteja bem.
Até o momento não recebemos a notificação do pagamento referente à mensalidade do mês [Nome do mês]. Por gentileza, poderia nos enviar o comprovante?
Estamos à disposição para auxiliá-lo(a) em caso de dúvida ou de qualquer outro ocorrido. Se necessário, você pode entrar em contato pelos seguintes meios:
- Telefone: [Insira o número de telefone da secretaria]
- E-mail: [Insira o e-mail da secretaria]
Atenciosamente,
Equipe da [Nome da escola]
Segunda cobrança — 12 dias de atraso
Vamos supor que o responsável financeiro continua inadimplente. É fundamental ter uma rotina de cobrança para que a situação não persista, afinal, a ausência de pagamento prejudica seriamente os recursos financeiros da instituição.
Neste momento, já é compreendido que, de fato, não houve pagamento. Por isso, é válido relembrar ao cliente que a parcela segue em atraso e que é necessário quitá-la antes da virada do mês, para que a situação não perdure. Confira sugestão de mensagem.
Modelo 5 — Segunda cobrança
Caro, Sr.(a) [Nome do responsável],
Estamos entrando em contato para lhe relembrar que a mensalidade referente ao mês [Nome do mês], com vencimento na data [Data] segue em aberto. Por favor, faça o pagamento assim que possível para manter em dia as parcelas da anuidade escolar.
O pagamento desse valor é fundamental para o bom funcionamento da instituição e impacta na manutenção da estrutura, dos materiais didáticos e no pagamento de funcionários.
Para ajudá-lo, faça o pagamento pelos canais:
- Portal do Aluno: [Insira o link do portal do aluno]
- Boleto Bancário: [Insira o link para o boleto bancário]
- Pix: [Insira a chave Pix]
Estamos à disposição para auxiliá-lo(a) em caso de dúvida ou de qualquer outro ocorrido. Se necessário, você pode entrar em contato pelos seguintes meios:
- Telefone: [Insira o número de telefone da secretaria]
- E-mail: [Insira o e-mail da secretaria]
Atenciosamente,
Equipe [Nome da instituição]
35 dias de atraso
Se a inadimplência persistir, é importante que a escola adote outras medidas. De acordo com Lucas, o ideal é que além do recado de cobrança de mensalidade escolar, seja feito uma reunião com os responsáveis, que pode acontecer presencialmente ou virtualmente.
“Fazer esse tipo de contato é a melhor forma para identificar o que aquela família está passando. Algumas realmente estão em situação de dificuldade, e cabe à escola tentar entender e encontrar uma forma de ajudar”, esclarece Lucas.
O consultor também deixa um alerta: “para instituições maiores, é importante que não seja o próprio diretor a fazer a cobrança, pois ele deve representar uma segunda instância de negociação. É necessário ter um tesoureiro ou alguém que faça o atendimento ao cliente para realizar o primeiro contato.”
Essa estratégia tem como objetivo dar continuidade à cobrança e ter a quem recorrer quando as primeiras negociações não funcionam, segundo Lucas. É uma forma do processo não se tornar repetitivo e pouco eficaz.
Em resumo, é importante que a instituição não fique condicionada somente aos comunicados via carta, portal do aluno e e-mail. É crucial aproximar-se do responsável pelo pagamento da mensalidade para tornar a abordagem mais pessoal, encontrar formas de ajudar a pessoa e ter mais poder de argumentação.
Abaixo, você confere modelo de comunicado para fazer o convite ao responsável.
Modelo 6 — convite para negociação e resolução de problemas
Prezado(a) Sr(a). [Nome do Responsável],
Esperamos que esteja tudo bem.
Devido ao atraso da mensalidade referente ao mês [Nome do mês], gostaríamos de convidá-lo para uma conversa na instituição, com o objetivo de negociarmos a situação e encontrar a melhor opção para a sua família.
Por favor, entre em contato conosco por meio de nossos canais para realizar o agendamento:
- Telefone: [Insira o número de telefone da secretaria]
- E-mail: [Insira o e-mail da secretaria]
Estamos à disposição para auxiliá-lo(a) da melhor forma possível e garantir que a situação seja regularizada o mais breve.
Atenciosamente,
[Nome do responsável].
Fim do ano letivo
Imaginemos um cenário crítico em que o cliente está inadimplente ao final do ano. Vale continuar o contato e as tentativas de negociação, para compreender a situação da família.
A este ponto, é crucial informar as consequências de não regularizar a situação, que, pela lei 9.870, pode ter como consequência a negativação e a não renovação da matrícula. A carta de cobrança de mensalidade atrasada pode ser uma boa alternativa de comunicação.
Modelo 7 — Risco de negativação
Prezado(a) Sr(a). [Nome do Responsável],
Por meio desta carta, comunicamos que a mensalidade escolar do(a) aluno(a) [Nome do Aluno] referente ao mês de [Mês] de [Ano] não foi recebida até a data de vencimento, [Data de Vencimento]. O valor da mensalidade em atraso é de R$ [Valor da Mensalidade].
Em decorrência do atraso no pagamento, e visto que finalizamos o ano letivo, informamos sobre o risco de a dívida ser encaminhada para [Nome da Empresa de Cobrança] para cobrança e inclusão em serviços de proteção ao crédito, como SPC e Serasa.
A negativação do seu nome pode gerar diversas consequências, como:
- Dificuldade na obtenção de crédito: você poderá ter problemas para solicitar empréstimos, financiamentos, cartões de crédito e outros produtos financeiros.
- Restrições em serviços: o acesso a serviços como planos de celular, internet e serviços de streaming pode ser negado ou dificultado.
- Dificuldades na compra de bens: a compra de imóveis, veículos e outros bens de consumo duráveis pode ser dificultada.
Para regularizar sua situação e evitar a negativação do seu nome, solicitamos que realize o pagamento da mensalidade em atraso até a seguinte data [Data].
O pagamento pode ser feito pelos seguintes canais:
- Pix: [inserir chave-Pix].
- Portal do aluno: [inserir link]
- Via boleto em qualquer instituição bancária.
Relembramos que, ainda, o estudante corre o risco de não ter a matrícula renovada para o próximo ano, de acordo com a lei 9.870.
Em caso de dúvidas ou dificuldades em realizar o pagamento, entre em contato com a secretaria da escola através dos seguintes canais:
- Telefone: [Insira o número de telefone da secretaria]
- E-mail: [Insira o e-mail da secretaria]
Estamos à disposição para auxiliá-lo(a) da melhor forma possível.
A regularização da sua situação o mais breve possível é fundamental para evitarmos medidas mais restritivas.
Atenciosamente,
Equipe da [Nome da Escola]
90 dias após o término do contrato
Neste momento, a lei permite a negativação e, até mesmo, o encaminhamento do caso para ações judiciais. É importante lembrar que um aviso prévio deve ser enviado, de forma que mostre a boa-fé da instituição em negociar e solucionar a situação de forma amigável. Veja abaixo modelo de carta de cobrança.
Modelo 8 — Aviso prévio à cobrança jurídica
Prezado(a) Sr(a). [Nome do Responsável],
Por meio desta carta comunicamos que a cobrança da mensalidade referente ao mês [MÊS/ANO] será encaminhada para processos legais com o objetivo de receber a dívida.
Faremos o protesto de títulos em cartório e, respaldados pela lei 9870, entraremos com ação judicial.
Ainda de acordo com a lei 9.870, a escola [Nome da instituição] pode optar por não renovar a matrícula do(a) estudante [Nome do estudante] para o próximo ano letivo.
Devido à urgência da situação, solicitamos que entre em contato conosco para negociarmos amigavelmente. Estamos disponíveis pelos seguintes canais:
- Telefone: [Inserir número]
- WhatsApp: [Inserir número]
- E-mail: [Inserir e-mail]
Certos de sua cooperação.
Atenciosamente,
[Nome do funcionário responsável],
[Cargo],
[Nome da escola].
Inadimplência além do aviso de negativação
Vamos supor que mesmo após a última notificação e a não renovação da matrícula do estudante, a inadimplência continua além do prazo já estipulado. Nesta etapa, já é certo a necessidade da cobrança judicial.
Porém, é importante que o trabalho passe para as mãos de advogados, que serão os profissionais certos para lidar com a situação. Nesse caso, a comunicação também fica a critério deles, entretanto, vale um último aviso.
Modelo 9 — Aviso de cobrança judicial
Prezado(a) Sr(a). [Nome do Responsável],
Ao longo do ano de [Ano] realizamos inúmeras tentativas de negociação da mensalidade vencida de [Mês/Ano]. Como não houve sucesso em todos os nossos contatos, passaremos a cobrança da dívida para a nossa equipe jurídica.
A partir de hoje, todos os comunicados serão feitos pelos nossos advogados, que em breve entrarão em contato com você para mais informações.
Atenciosamente,
Equipe [Nome da escola].
Qual canal utilizar para recado de cobrança de mensalidade escolar?
Após ler este artigo é provável que você esteja se perguntando qual o melhor canal para fazer o envio das cobranças. Lucas explica que, atualmente, a maior parte das instituições de ensino particulares possuem o próprio aplicativo ou portal do aluno, que permite o contato direto com o responsável financeiro e a família.
“Hoje, a melhor forma para fazer contato é o aplicativo da instituição. Ele vai enviar um pop-up, ou o celular da pessoa vai acender uma luz, o que chamará atenção para uma nova mensagem. O responsável sempre vai ter em mãos, sem o risco de achar que é um e-mail de spam”, conta o especialista.
O e-mail educacional, também utilizado amplamente pelas escolas, é outro meio seguro. Instituições investem nesse canal como uma forma de formalizar a comunicação e deixá-la mais organizada. Nele, é possível inserir anexos, que podem encaminhar a cobrança.
E o WhatsApp? Para Lucas, o aplicativo funciona muito bem em escolas menores, como creches, que geralmente chegam a cerca de 100 alunos ou um pouco mais. Nesses ambientes, o app é utilizado amplamente e consegue solucionar muito bem a demanda.
Para universidades e grandes instituições, é necessário ter meios de comunicação melhores e mais eficazes. O portal do aluno e o envio de e-mails podem ajudar muito. A dica Cobmais para quem precisa fazer envios em massa, seja de e-mails, WhatsApp ou SMS, é utilizar um sistema de cobrança automatizado.
Dessa forma, é possível organizar melhor a estratégia e garantir que todos receberão o comunicado.
Boas práticas para mensagem de cobrança de mensalidade
Ao redigir a mensagem de cobrança de mensalidade escolar são necessários alguns cuidados que vão tornar a comunicação mais eficaz e prezar pelo relacionamento instituição/responsável. São eles:
- Sempre conter identificação da instituição, do aluno e dos responsáveis.
- Valor da parcela em aberto — em caso de multas e juros, trazer essa informação muito clara.
- Argumentos sobre a importância do pagamento em dia — bom funcionamento da escola, infraestrutura, materiais didáticos e equipe.
- Oportunidade de negociação da dívida.
- Canais de contato e de pagamento.
Como utilizar a comunicação de forma positiva?
Conforme comentamos, a comunicação tem um papel importante para o recebimento de dívida e, portanto, deve ser utilizada de forma positiva e estratégica. O recado de cobrança de mensalidade escolar deve seguir uma linha mais amigável, acolhedora e disposta a negociar.
Para evitar ruídos de comunicação e a inadimplência, algumas dicas são:
- Ao fazer o contrato com o responsável, deixe claro as regras de pagamento, os prazos e as consequências da inadimplência.
- Trabalhe com cobrança preventiva e amigável.
- Disponibilize canais de comunicação e pagamento, como portal de autonegociação.
- Sempre mencione o mês da parcela que está em débito.
A mensagem de cobrança de mensalidade escolar não precisa ser um bicho de sete cabeças: com o conhecimento das leis e com boas práticas você conseguirá comunicar-se bem e de forma profissional! Se você gostou deste conteúdo, te convidamos a assinar a nossa newsletter para receber em sua caixa de entrada novidades e dicas do universo da cobrança! Basta preencher os campos abaixo.
