[Guia] CRM de cobrança: tudo o que você precisa saber sobre 

Para a sua empresa, cobrar clientes inadimplentes é um desafio? Sente que o processo precisa ser melhor e mais eficiente? Se a resposta for sim para essas perguntas, chegou o momento de considerar a contratação de um CRM de cobrança, ferramenta essencial para a saúde financeira do negócio. 

Os benefícios do sistema de cobrança são diversos, entre eles, reduzir o número de consumidores com dívida, agilizar processos e melhorar a relação da empresa com o cliente. Quer saber mais? Continue a leitura deste artigo e confira todas as vantagens! 

O que é CRM de cobrança? 

Um CRM de cobrança é um sistema automatizado para recebimento de dívidas e que centraliza informações e funcionalidades em uma única plataforma, o que ajuda toda equipe a ter acesso aos mesmos dados em tempo real.  

O software tem o propósito de automatizar, gerenciar e melhorar a produtividade dos processos de cobrança, de forma prática e segura. Isso significa que os dados dos seus clientes ficam armazenados adequadamente para que o trabalho possa ser feito de um jeito ágil e com maior controle. 

CRM é a sigla em inglês para  Customer Relationship Management e pode ser traduzido como gestão de relacionamento com o cliente. Portanto, basicamente estamos falando de um sistema que melhora o gerenciamento de devedores e que oferece todas as ferramentas necessárias para o dia a dia de recebimento de dívidas.  

O CRM pode agregar a credores, assessorias, escritórios de cobrança judicial ou extrajudicial e serviços terceirizados. 

Veja abaixo, em nosso vídeo, um resumo do assunto. 

Como funciona um CRM? 

Uma dúvida bastante comum em relação ao funcionamento do CRM é se há necessidade de ter uma equipe por trás. A resposta é sim! Apesar de automatizar as tarefas, é necessário contar com um time para pensar nas estratégias, acompanhar as ações feitas, verificar dados, agendar atividades etc. 

O CRM funciona como um aliado da produtividade, mas não da substituição total de pessoas! Lembre-se que a tecnologia é ótima em aliviar o trabalho manual e até mesmo possibilita que o expediente aconteça com uma equipe menor, mas ela por si só não consegue desenvolver estratégias, contextualizar informações ou ter uma visão analítica dos dados. 

Dito isso, gestores devem saber que para o CRM trabalhar bem é necessário ter a base de clientes organizada. Assim, esses contatos podem ser inseridos de forma automática no sistema de cobrança, sem necessitar de muitas ações manuais. 

Depois dessa etapa, o CRM pode começar a trabalhar! Não se esqueça que para o bom funcionamento do sistema é importante que todos os dados de clientes e tarefas agendadas estejam corretos. Isso porque se o software não encontrar alguma informação sobre o consumidor, ele pode não conseguir acionar um telefonema, por exemplo. 

Se tudo isso já está feito, agora sim, é hora de rodar o CRM! Vale criar uma rotina de acompanhamento das ações e dos resultados. Gestores também devem estar por dentro das estratégias e precisam buscar formas de aprimorá-las, de acordo com o desempenho da equipe. 

Qual a diferença entre um CRM e ERP? 

Se você chegou até aqui pode ter a sensação de que o CRM de cobrança se assemelha a um ERP. Porém, saiba que são ferramentas diferentes e utilizadas com fins distintos! Enquanto a primeira tem um objetivo específico (neste caso, fazer a gestão da cobrança), a segunda é “mais geral”. 

O CRM é utilizado principalmente com o foco em relacionamento. Ou seja, é nele que você vai agendar disparo de SMS, WhatsApp, régua de cobrança, telefonemas, etc. A ferramenta é crucial para que a empresa faça a cobrança de forma amigável e, ainda, melhorando a comunicação com o consumidor. 

Já o ERP é a plataforma responsável por organizar todos os processos da empresa e levar a diferentes departamentos a mesma informação, evitando ruídos de comunicação entre a equipe e mantendo todos por dentro do que acontece.

Qual a importância de investir em um CRM de cobrança? 

Alcançar bons resultados na cobrança requer acesso às ferramentas certas. Uma grande carteira de devedores não se recupera com planilhas ou processos manuais, afinal, como ter controle de tantos inadimplentes em tabelas? Totalmente impossível! 

É aqui que entra o CRM de cobrança, como um investimento necessário para ter controle sobre todas as etapas do seu recebimento de dívidas. O software ajuda a saber quais são os contratos mais urgentes, quais foram acionados, quem são os clientes que precisam de estratégias específicas e muito mais! 

O sistema automatizado de cobrança é uma garantia de segurança, organização e crescimento da sua operação. Seja para credores ou assessorias, as funcionalidades são desenvolvidas para atender as necessidades específicas de cada segmento.  

Haverá alguém que vai pensar, mas eu sempre trabalhei com planilhas! O que mudaria? 

Empresas com carteira de inadimplentes pouco expressiva até podem conseguir trabalhar bem sem um CRM, mas à medida que o seu negócio cresce, o número de dívidas se torna alto e os valores são consideráveis, é indispensável contar com essa ferramenta. 

Isso porque planilhas não são adequadas e compatíveis com altas demandas e podem, inclusive, tornar os processos mais desorganizados, ter perda de dados e prejudicar a produtividade e o recebimento da sua equipe.

Em resumo, investir em um CRM de cobrança é importante para: 

• Tornar processos mais eficientes e otimizados. 

• Melhorar o relacionamento com o cliente.  

• Aumentar a recuperação de crédito. 

• Tomar melhores decisões.  

• Estar em conformidade com legislações relacionadas à segurança.  

Quais os benefícios do CRM de cobrança? 

Até aqui você entendeu o que é um CRM de cobrança, como ele funciona e qual a importância de investir nesse sistema. Agora, chegou o momento de conhecer os benefícios para o seu negócio e para o recebimento de dívidas.  

1. Automatização de processos 

Já comentamos que o grande diferencial de um CRM de cobrança é a automação de processos e da geração de dados. E não há dúvidas de que esse é um benefício para empresas que querem otimizar processos e torná-los mais produtivos.  

Imagine uma carteira com mais de mil inadimplentes. Quantos e-mails, mensagens e telefonemas são enviados ou feitos por dia? Quantas informações, contratos e acordos precisam ser gerenciados a cada novo expediente?  

Se você faz a cobrança de forma manual ou com um sistema defasado, sabe que pode ser desafiador viver sem automação de processos.  

Assista abaixo as diferenças entre a cobrança automatizada e manual, e veja os benefícios da tecnologia para a operação de cobrança. 

2. Redução do número de clientes inadimplentes 

Se a sua empresa tem um número considerável de consumidores inadimplentes, notará que métodos de gestão manuais e tradicionais — como planilhas — podem não ser o suficiente para organizar todas as informações. Diante disso, muitos dados cruciais podem ficar perdidos e, consequentemente, o controle das cobranças menos eficiente. 

Toda essa situação significa prejuízo para a empresa e, sem dúvidas, ninguém quer isso.  

O software de cobrança auxilia a reunir as informações em um único lugar, disponibilizando recursos para os seus colaboradores negociarem adequadamente com o consumidor e, dessa forma, fechar acordos melhores e que diminuam a inadimplência. 

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3. Melhora na comunicação 

Que o bom relacionamento com o cliente é necessário, você já sabe. E é claro que para isso você precisa apostar em uma comunicação clara e eficiente, que pode ser gerenciada via CRM de cobrança.  

Um bom sistema conta com integrações para disparo de WhatsApp, SMS, e-mail, ferramentas discadores e régua de cobrança automatizada. Assim, é possível agendar e planejar todos os disparos, considerando desde a etapa de cobrança preventiva até a judicial.  

4. Informações reunidas em um único lugar  

Se você já conta com uma equipe de cobrança, sabe que ter acesso às informações de forma fácil é importante. Isso porque imprevistos acontecem e, por vezes, é necessário passar um cliente para o atendimento de outro operador. 

Dessa forma, as ferramentas de cobrança entram como aliadas para reunir dados e permitir que o trabalho seja feito por qualquer colaborador. Além disso, o supervisor do time também pode acessar o banco de dados para analisar informações, tirar dúvidas ou se inteirar da situação. 

5. Mensuração de dados por meio de relatórios 

Um departamento de cobranças necessita de controle das ações feitas, seja para mensurar a produtividade de funcionários ou para analisar com mais detalhes outras informações que são consideradas importantes. 

O supervisor pode, em tempo real, monitorar o trabalho que está sendo realizado, como também gerar relatórios para levantamentos de dados ou, até mesmo, traçar estratégias. Qualquer que seja o uso, essa ferramenta faz diferença. 

6. Integração com outras funcionalidades  

Ter tudo o que você precisa em um único sistema é indispensável, afinal, atualmente, empresas contam com muitas ferramentas que tornam o trabalho prático e seguro. Uma das grandes vantagens do sistema de gestão de cobranças é poder ter acesso a diversas integrações. 

• Leia também — Integração Cobmais e Sienge: mais facilidade para clientes da construção civil  

O melhor software de cobrança vai permitir integração com discadores, softwares de mercado (ERPs), plataformas de localização cadastral, envio de SMS e e-mails, gateways de pagamento, gestão de contratos e assinatura eletrônica, birôs de negativação e muito mais! 

7. Opções de pagamento para consumidores  

Oferecer ao seu cliente um serviço personalizado e que esteja de acordo com as necessidades dele é essencial para fechar acordos. Isso vale para tudo, inclusive em relação a pagamento de dívidas. 

Por exemplo, nem sempre o parcelamento de dívida vai ser a alternativa ideal para o consumidor, mas às vezes o boleto pode ser extremamente útil. Entender a melhor forma de pagamento para o cliente é fundamental para eliminar a inadimplência. 

Com o software para recuperação de crédito é possível disponibilizar diferentes opções de pagamento para o consumidor, dando a ele autonomia para escolher o que faz mais sentido, dentro da realidade da pessoa. 

• Leia também — Portal de autonegociação: por que a sua empresa deve aderir? 

8. Fazer ações em massa 

Com o CRM de cobrança, você pode organizar os devedores em grupos para aplicar ações em massa por meio da régua de cobrança. Por exemplo, imagine que existem algumas pessoas para quem a sua empresa deseja enviar um lembrete de vencimento da fatura. 

Ao invés de enviar um e-mail e SMS (ou outro meio de contato) manualmente para cada indivíduo, você pode deixar programado no sistema o dia, horário e a mensagem que quer encaminhar para esse grupo. 

Assim, é possível economizar tempo e diminuir o trabalho que seria feito manualmente e de forma individual. 

9. Controle de pagamentos recebidos 

Outra informação fundamental é o controle dos pagamentos recebidos. Essa função é importantíssima, até mesmo para evitar que o cliente receba um número injusto e excessivo de cobranças — vale lembrar que o Código de Defesa do Consumidor, no artigo 42, decreta que não é permitida a cobrança abusiva. 

O CRM de cobrança notifica o usuário sempre que houver pagamentos e, ainda, deixa essa informação disponível no histórico do cliente. 

10. Economia de tempo 

Tempo é dinheiro, você já deve ter ouvido esse ditado. Na cobrança, esse dizer é uma verdade: quanto mais produtiva a rotina, mais clientes são acessados e a sua empresa tem mais chances de receber dívidas. 

Acontece que em métodos tradicionais de cobrança a equipe perde um bom tempo, seja organizando planilhas, atualizando dados ou distribuindo contatos entre os operadores. Sem dúvidas, esse cenário não tem mais espaço no mercado atual. 

Com o CRM de cobrança, é possível riscar da lista as tarefas repetitivas e mecânicas para transferi-las para a automação. É uma forma de gerenciar melhor o tempo de todo o time. 

11. Melhora a eficiência da operação 

Com os tópicos anteriores, você já entendeu que os métodos tradicionais prejudicam bastante a operação. Seja pela ausência de dados, gasto de tempo, dificuldade em se comunicar dentro da equipe, entre outros. 

Ao reunir todos esses pontos, você notará que trabalhar assim é sinônimo de prejuízo. O CRM de cobrança vem para melhorar a eficiência da operação e reparar diversos problemas do dia a dia da equipe. 

Como saber se é o momento certo para investir? 

Ao longo do texto citamos uma série de cenários que podem ser solucionados com o CRM de cobrança. Talvez você tenha se identificado com um ou mais e, se sim, isso já aponta que há um gargalo na sua operação que precisa ser resolvido. Abaixo, confira uma lista de alertas que mostram que chegou o momento de investir em um sistema: 

• Dificuldade em receber pagamentos; 

• Necessidade de gerenciamento financeiro; 

• Operação de cobrança insuficiente. 

Conheça o CRM de cobrança Cobmais 

O Cobmais é um CRM de cobrança desenvolvido para atender assessorias de cobrança e credores de diferentes mercados de atuação, inclusive, empresas que precisam controlar a terceirização do recebimento de dívidas.  

Com foco em necessidades específicas dos profissionais da cobrança, o Cobmais oferece um conjunto abrangente de ferramentas e integrações que otimizam cada etapa do processo de recuperação de dívidas. 

Automação para operações de cobrança mais simples 

Vamos relembrar que os principais destaques de um CRM é a possibilidade de automatizar tarefas e de centralizar informações, e claro, você encontra isso no Cobmais.   

No CRM, você torna ações repetitivas em automáticas, o que é essencial para liberar a sua equipe de tarefas burocráticas para que ela possa focar em pontos mais críticos da cobrança.  

Por meio do agendamento, diversos tipos de ações podem ser programados para acontecerem posteriormente, de acordo com a sua estratégia. Veja abaixo exemplos de tarefas:  

• Exportação de Recebimento por Acordo (RPA) 

• Negativação 

• Devolução de parcelas 

• Envio de boletos gerados 

• Envio de mensagens via WhatsApp 

• Distribuição de contatos para assessoria 

• Envio de SMS, e-mail e WhatsApp 

A régua de cobrança do Cobmais também é um diferencial para a sua tática. Além de ter um visual intuitivo, a ferramenta oferece todas as possibilidades que uma estratégia automatizada de cobrança precisa para acontecer do início ao fim.

Visão integral de dados e histórico de clientes 

Ter em mãos o controle de todas as etapas da cobrança e acesso fácil aos dados e históricos de devedores é crucial para gestores manterem o bom funcionamento da operação e aumentar as chances de recuperação de crédito.  

Com o Cobmais, as principais informações sobre inadimplentes ficam localizadas em uma única ferramenta, o que proporciona uma visão panorâmica da estratégia. 

O histórico do cliente fica registrado, e é possível entender os acordos feitos, interações, pagamentos e muito mais. Veja abaixo alguns exemplos de dados que podem ser obtidos: 

• Dados de clientes e contratos 

• Eventos gerados por cada ação de cobrança realizada 

• Pagamentos e devoluções 

• Acordos e quebras de acordos 

• Negativação 

• Receitas e repasse 

• Comissão de operadores 

• Andamentos jurídicos 

• Metas 

Ferramentas desenvolvidas para todas as etapas  

O Cobmais contempla todas as fases do ciclo de cobrança com a ajuda de ferramentas que vão gerenciar melhor as necessidades de cada momento.  

Por exemplo, durante a cobrança amigável, é possível contar com funcionalidades de disparo de SMS, WhatsApp e e-mail. Já na negativação, as integrações com ferramentas de proteção ao crédito também se encontram disponíveis.  

Em geral, você conta com ferramentas como: 

• Régua de cobrança 

• Histórico de cobrança 

• Automação de tarefas 

• Fila de cobrança 

• Cálculo para atualização de dívidas 

• Emissão de Boletos 

• Envio de Boletos 

• Envio de mensagens 

• Gestão de acordos 

• Relatórios e dashboards 

• Gestão de equipes 

• Segmentação de carteira 

• Agenda jurídica 

• Andamento processual 

• Integrações 

Confira abaixo o nosso vídeo sobre opções de estratégias que podem ser feitas com ferramentas do Cobmais.  

Chegamos ao fim deste conteúdo e, agora, você já sabe quais os benefícios de adquirir um software de cobrança para empresas e assessorias de cobrança. Lembre-se que, além dessas vantagens, é importante consultar os diferenciais do sistema para encontrar aquele que atende as suas demandas. 

O Cobmais pode ser a opção certa para você! Oferecemos integração com grandes players do mercado, funcionalidades essenciais e, ainda, customizamos para as necessidades de cada cliente. Quer saber mais? Clique no banner abaixo e confira!